Кассовые операции с применением банковских карт

1.Определение вида касс предприятия

Большую часть оплат за свою продукцию предприятия общественного питания и розничной торговли получают через кассы.

Действия, производимые на предприятии с наличными деньгами, называются кассовыми операциями.

Порядок кассовых операций регламентируется правилами Центрального банка Российской федерации (Центробанка России). Эти правила обязательны для исполнения предприятиями всех форм собственности

На предприятиях общественного питания и в торговле применяется два вида касс: главная и операционная. Операционная касса используется для получения платежей от населения за товар и продукцию наличными деньгами или с помощью платежных банковских карт. Операционных касс, в зависимости от величины предприятия может быть несколько. Главная касса принимает выручку от операционных касс и осуществляет финансовые операции с денежной наличностью.

2 Учет в Операционных кассах

2.1.Контрольно-кассовая техника (ККТ)

Все наличные денежные поступления и поступления с помощью банковских платежных карт должны фиксироваться с помощью контрольно-кассовой техники. Контрольно-кассовая техника (ККТ), применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт (пластиковых банковских карт) в случаях продажи товаров или оказания услуг. (В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Неприменение ККТ влечет административное наказание и наказывается штрафом.

Прежде чем работать, на вновь приобретенной контрольно-кассовой машине (ККМ), необходимо поставить ее на регистрационный учет в налоговом органе. К регистрации контрольно-кассовые машины принимаются только при наличии договора с Центром Технического Обслуживания и ремонта ККМ, который имеет право на действия связанные с настройкой, ремонтом и другим обслуживанием контрольно-кассовой техники. Договор так же может быть заключен непосредственно с предприятием изготовителем. Кассовый аппарат имеет пломбы и средства визуального контроля (голограммы). То есть самостоятельно предприятие не имеет право вскрывать кассовый аппарат, ремонтировать, нарушать целостность пломб.

Кассовые аппараты созданы достаточно давно и с начала создания до сегодняшних дней претерпели ряд изменений. Предприниматели и владельцы торговых точек (купцы, как они назывались в то время), всегда задумывались, над тем, что деньги от продаж являются постоянным соблазном продавцов (приказчиков). И конечно же, им хотелось предотвратить воровство работников. И вот один из владельцев салуна в Америке Джеймс Ритти, придумал кассовый аппарат, который мешал его приказчикам воровать деньги из выручки. Идея эта пришла ему в голову при путешествии на морском судне, из Соединенных Штатов в Европу, когда он спустился в машинное отделение. Увидев там приспособление для подсчета оборотов двигателя, он вдруг понял, что именно при помощи подобного устройства можно будет покончить с воровством в кафе. Вот именно это открытие и положило начало эре кассовых аппаратов. Следующий владелец патента на изобретение добавил в него рулон бумаги, с этого момента, в общем, то и началась история кассовых аппаратов, так полюбившихся и фискальным органам.

Первые машины были с ручным приводом, затем его сменил электромеханический, они состояли из большого количества шестеренок, колесиков, рычажков и одного большого мотора. Сейчас разрешенные к применению кассовые машины почти все электронные, представляющие из себя миникомпьютеры. Но при всех изменениях и модернизациях в кассовых аппаратах осталось одно неизменное действие, исходя из поставленных перед ними задач. Все они фиксируют и суммируют все покупки, то есть все денежные операции, произведенные на них с момента начала работы, то есть с момента ввода в эксплуатацию. Это называют суммирующим денежным счетчиком. Раньше при старых механических кассовых аппаратах записывали показания этого счетчика на начала дня, затем снимали показания в конце дня, разница между показаниями на конец дня и на начало дня и являлась суммой выручки за день. Собственно говоря, и сейчас выручкой за день является именно разница этих показаний, но современные аппараты позволяют получить данные выручки за день смену, то есть самостоятельно производят подсчет дневной выручки и отражают ее на отчетном чеке.

Кассовый аппарат состоит из нескольких частей, которые можно назвать составными. К ним относят, устройство ввода информации, монитор двух видов — отдельный для продавца и покупателя, ящик для хранения денежных средств, ленточный блок, а также фискальная память и принтер. Рассмотрим каждую из частей в отдельности.

Любой кассовый аппарат должен иметь устройство, которое отображает вводимую информацию. Иными словами, он должен иметь табло или монитор. Причем этих устройств кассовый аппарат должен иметь два. Один из них предназначен для кассира. Второй выводит необходимую информацию для покупателя, что бы тот мог видеть сумму покупки. Назначение средства ввода данных: с его помощью вводится информация, которая впоследствии найдёт своё отражение на бумажном чеке и зафиксируется в памяти аппарата. Кассовый аппарат имеет раздельные кнопки для нескольких секций, отделов предприятия торговли.

Ленточный блок также является необходимой составной частью кассового аппарата. Его назначение — отобразить сумму покупки, а у многих аппаратов, так же и сам покупаемый товар. На ленточном блоке так же отображаются отчеты о работе аппарата за кассовую смену.

Фискальная память, хранит информацию в хронологическом порядке об обороте денежных средств торгового предприятия за день и за весь период. Операционные счетчики учитывают количество всех операций, проведенных на контрольно кассовой технике (ККТ): общее количество чеков, выбитых скидок, возвратов, надбавок и многое другое.

Кассовый аппарат имеет также вместилище для наличных денежных средств. Оно носит название денежного ящика, который располагается обычно под самой кассовой машиной. Денежный ящик должен удобно выдвигаться, иметь отсеки для хранения различных купюр и металлических монет.

Принтер — предназначен для печати чека. Кассовый аппарат печатает их, как для покупателя, так и для отчётности кассира. Покупателю чек служит документом, подтверждающим совершение покупки.

Для работы с кассовым аппаратом допускаются лица, прошедшие соответствующее обучение. Должностное лицо, производящее операции на кассовом аппарате называют кассир-операционист. С кассирами-операционистами необходимо заключить договор материальной ответственности, так как в их ведении находится большое количество денежных средств.

Каждую покупку кассир обязан зафиксировать на кассовом аппарате и выдать покупателю чек. На чеке печатаются следующие обязательные данные название, ИНН предприятия, номер кассового аппарата, номер чека, дата и время покупки и сумма покупки. Время на чеке не должно расходиться с реальным более чем на пять минут.

Все денежные операции, произведенные на кассе, накапливаются и суммируются.

В конце дня происходит закрытие кассовой смены. На кассовом аппарате снимается так называемый Z-отчет. Этот отчет показывает сумму выручки за операционную кассовую смену (день) и фиксирует её закрытие. В Z отчете отображается итоговая сумма денежных операций совершенных на кассовом аппарате в течении смены. Если продажи совершаются без использования банковских карт, Z-отчет показывает итоговую сумму наличных денег, которая должна быть в кассе. Если в расчетах участвуют и платежные банковские карты, в Z–отчете будет содержаться информация о продажах по картам отдельной строкой, и отдельной строкой выведена сумма продаж оплаченных наличными деньгами. Выручка за смену равна сумме продаж оплаченных наличными, и оплаченных банковскими картами. Z-отчет так же содержит информацию о сумме не обнуляемых денежных счетчиков на начало дня и на конец дня. Разница этих сумм и будет выручкой за смену (день), при условии, что не было возвратов денег покупателю. В случае же если возвраты были, сумма, возвращенных покупателям денег, так же отображается в Z-отчете. Сумма не обнуляемых счетчиков будет меньше на сумму возвращенных денежных средств.

После закрытия кассовой смены все денежные операции за смену обнуляются или гасятся. Поэтому Z — отчет еще называют отчет с гашением. Но общая сумма продаж с момента начала работы кассового аппарата не обнуляется. Поэтому то суммы показаний накапливающих счетчиков называют необнуляемые суммы. На иллюстрации (рис. 2.1.) чека она внизу. Некоторые машины выводят суммы и на начало и на конец дня, а некоторые только на конец дня. На иллюстрации чек, от машины, которая печатает необнуляемую сумму на конец дня.

Законодательством не установлено ограничение по количеству Z-отчетов, снимаемых за календарную дату или за день на одной кассовой машине. Их, Z-отчетов может быть несколько. Есть предприятия, которые вынуждены работать круглосуточно, например, вокзалы, аэропорты, где даже ночью достаточно много покупателей. Итак, предприятие работает 24 часа, а график работы, кассиров — операционистов, например, по 12 часов. И после окончания смены каждого из кассиров снимается Z-отчет, и кассир отчитывается и сдает выручку старшему кассиру. То есть предприятие может снимать Z-отчетов, сколь угодно, так как ему удобно для работы.

На кассовом аппарате есть еще так называемый Х-отчет. X — отчеттак же еще называют отчет баз гашения.

Отличие Z — отчета от Х-отчета в том, что первый обнуляет все, суммы продаж, накопленные за смену (день), а второй просто показывает (распечатывает), при этом не обнуляя суммы продаж с момента открытия кассовой смены. X — отчет это отчет, который показывает, сколько денег было пробито на кассе за текущую смену.

X-отчет можно делать в любом количестве в течении кассовой смены. Показания с X — отчета нигде не фиксируются. Для чего может возникнуть необходимость снять Х-отчет? Ну, например, руководство хочет проверить кассира, соответствует ли сумма денег в денежном ящике, тому, что было пробито по кассовому аппарату.

2.2.Особенности учета операций с пластиковыми банковскими картами

Все большее количество предприятий в нашей стране используют при продаже товаров расчеты по банковским картам. С недавнего времени на отечественном рынке доля операций с помощью банковских карт стала превышать долю операций с наличными. Постоянно растет и количество предприятий, которые установили у себя оборудование для безналичного расчета по банковским картам. Этот процесс ускорило еще и то, что за отказ покупателю в возможности расплатиться безналичным путем с 2015 года предприятия начали штрафовать.

Днем рождения оплат с помощью карт принято считать 1949 год. В один из дней этого года в одном феше­небельном ресторане Нью-Йорка встретились внук основателя одного из крупнейших универмагов города Альфред Блумингдейл, Фрэнк Макнамара, глава финансовой компании Hamilton Credit Corporation, предоставляющей финансовые услуги, и юрист Ральф Шнайдер. За трапезой состоялся разговор трех американцев и результатом их деловой беседы, стало появление первой массовой платежной карты в мире — Diners Club.

В скором времени 35 000 членов этого «карточного» клуба получили возможность расплачиваться за обеды в 285 ресторанах по карте. Конечно же, оплата тогда производилась в кредит, ведь всемирной паутины, дающей возможность быстро и удаленно списать деньги со счета покупателя и зачислить их продавцу, еще не было. Да, в начале своей «карьеры» такая карта использовалась только для расчетов в ресторанах. Но очень быстро удобство и выгоду таких расчетов оценили и другие владельцы торговых точек. А вскоре она стала универсальной, и ею стали оплачивать товары и получать с нее наличные.

Так в чем же видят с преимущества платежных карт перед наличными деньгами, как покупатели, так и предприниматели. Преимущества покупателя увидеть легко — это удобство, безопасность и сэкономленное время. И ключевое здесь — безопастность. Ведь наличные могут быть похищенны, а получить деньги с карты злоумышленник не может. А какие же выгоды приносит платежная карточная система владельцам ресторанов, магазинов, другим предпринимателям.

В первую очередь — это дополнительная прибыль. После установки в торговой точке терминала безналичной оплаты, по сведениям статистически, прибыль может вырасти на 15–20%.

Почему так происходит? Всё дело в человеческой психологии. С наличными деньгами человек расстаётся с большим неохотой. Если покупатель запланировал потратить в магазине определенную сумму, то его будет непросто убедить потратить большую. Но совсем иначе срабатывает человеческая психология в случае с платежной картой. Электронных Денег на карте не видно, и решиться на дополнительные траты гораздо легче.

Для осуществления реализации товаров с помощью пластиковых банковских карт контрольно-кассовые аппараты оснащаются дополнительным устройством — банковским терминалом. Предприятия, получающие оплату за проданные товары с использованием платежных карт, так же как и при расчете наличными обязаны выдать покупателю кассовый чек.

Комплекс услуг банка по приему расчетов с помощью банковских карт в торговой точке принято называть Эквайринг. Эквайринг позволяет торговому предприятию увеличить количество покупателей, а значит и товарооборот, снизить затраты на инкассацию и риски всегда связанным с наличными денежными операциям. Кредитная организация, которая оказывает эти услуги, называется банком -экваейером. Такой банк устанавливает в торговых точках оборудование для приема оплат по картам, а также производит все расчеты по операциям с ними.

Чтобы воспользоваться услугой, позволяющей принимать оплаты с помощью банковских карт, необходимо заключить соответствующий договор с банком. И как за любую услугу банк берет за это комиссионное вознаграждение, которое составляет определенный процент от суммы покупки по банковской карте. Банк устанавливает, подключают терминал приема оплат и проводит обучения персонала, а так же предоставляет расходные материалы (ленты для терминалов).

Правила расчета по банковской карте на территории Российской Федерации регулирует Положение от 24 декабря 2004 года №266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Схема организации расчетов с банковскими картами в торговой организации

Покупка товара с использованием банковской карты осуществляется следующим образом

1 — покупатель, держатель банковской карты предоставляет ее кассиру торговой точки, тот в свою очередь помещает её в электронный терминал или покупатель вставляет карту в терминал самостоятельно.

Далее, когда на экране терминала появится соответствующая надпись, покупатель набирает свой РIN-код;

2 — терминал считывает данные с карты, кассир набирает с клавиатуры сумму оплачиваемую покупателем, или же она поступает из компьютерной кассы автоматически.

3 — терминал осуществляет авторизацию карты, посылая запрос через эквайера в процессинговый центр и к банку эмитенту (то есть банку выпустившему карту покупателю);

4 — банк-эмитент подтверждает проведение сделки; или же отвергает её, если, например, у покупателя недостаточно средств, для оплаты покупки.

5 — Получив разрешение на оплату, терминал списывает сумму покупки с банковской карты и оформляет слип, то есть специальный чек. Слип подписывается покупателем, держателем карты. Одновременно покупатель получает оплаченный товар, экземпляр слипа и ему возвращается карта;

6 — торговая организация передает слипы, оформленные за день, в обслуживающий его банк. Они являются документарным подтверждением проведенных операций;

Банк производит списание денежных средств со счета покупателя и перечисление их на счет в банк продавца;

Банк-эквайер зачисляет денежные средства на счет торгового предприятия за вычетом комиссии за услуги.

При расчетах с помощью пластиковых карт наличные денежные средства в кассу организации не поступают, а перечисляются непосредственно на расчетный счёт предприятия в банке. Общая сумм реализации, отраженная в Z-отчете, не будут совпадать с суммой наличных денежных средств, находящихся в кассе, но там будет выделено отдельно операции произведенные с помощью карт. Суммы наличных денежных средств, сданных кассиром-операционистом в конце дня, не будут совпадать с показаниями суммирующего счетчика контрольно-кассовой техники на сумму выручки от продажи товаров с использованием пластиковых карт, так как при использовании такого вида расчетов предприятие не получает наличных денег. Приходный кассовый ордер в главной кассе заполняется лишь на сумму наличной выручки. (Согласно п. 22 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40) Сумма выручки, полученной за товары, расчеты за которые произведены с использованием платежных карт, указывается в графе «Сдано (оплачено) по документам» журнала кассира операциониста формы № КМ-4.

При расчетах с помощью банковских карт в современных машинах в Z-отчете выделены отдельными строками суммы наличных денежных средств и суммы, оплаченные с помощью банковских карт. Общая же сумма продаж по Z-отчету должна равняться сумме наличных платежей (наличных денег), полученных кассой плюс деньги, уплаченные покупателями с помощью пластиковых банковских карт и поступающих непосредственно на банковский счет предприятия. То есть общая сумма продаж в Z — отчете, равна сумме, указанной в строке «наличными», плюс сумма, указанная в строке «по картам». В идеале всё должно выглядеть именно так.

Сумма, указанная в Z — отчете в строке «наличные» должна быть в денежном ящике. И должна быть сдана в главную кассу предприятия. А сумма, указанная в строке «по картам» перечисляется, с помощью банковского терминала в банк на расчетный счет предприятия.

Расхождение сверки итогов и Z-отчета. Проверка кассира

Но при работе на кассовых машинах, когда идут продажи, с применением пластиковых банковских карт возможны ошибки (рис. 2.2). Рассмотрим эти ошибки и проверку сданной кассиром выручки подробнее.

Как проверяют правильность выручки, если аппарат работает только с наличными денежными средствами? Путем банального пересчета денег в денежном ящике, и сверкой пересчитанной суммы денег, с тем, что указано в зет — отчете. Если сумма, указанная в Z — отчете, совпадает с наличием денег в денежном ящике, то недостача или излишек отсутствует.

Проверка сдаваемой выручки с применением пластиковых карт идет несколько иначе. У банковского терминала при закрытии операционного дня то же выходит лента, так называемая «сверка итогов». Цифра, указанная в «сверке итогов», отражает те деньги, которые поступают на банковский счет предприятия.

Так вот эта сумма, указанная в «сверке итогов», должна совпадать с той суммой в Z — отчете, что указанна в строке «по картам». А сумма указанная, в строке «наличные» должна совпасть с наличием денег в денежном ящике. Это если работа за данную операционную кассовую смену была без ошибок.

Но иногда бывает, что сумма по сверки итогов не совпала с показаниями в зет — отчете, указанной в строке «по картам».

Увы, человек, хоть существо и умное, но все же не совершенное. И любой человек может невзначай ошибиться. Бывают ошибки и у кассиров при работе с банковскими картами. Рассмотрим это на конкретном примере. Если в ленте «сверки итогов» сумма меньше, чем в Z — отчете. Что произошло. При работе на кассе кассир — операционист, получил наличные деньги, предположим 500 рублей, но закрыл чек, как оплаченный банковской картой. Но деньги то в банк не поступили (те самые 500 рублей). Они должны были поступить в денежный ящик ККМ. Но все — таки продажа была отражена по ККМ и сумма по «сверке итогов» плюс наличие денег в денежном ящике должны совпасть с общей суммой продаж, указанной в Z-отчете. Уж, почему кассир ошибся, это другой вопрос, поторопился, кто — то отвлек, возможно, то же руководство или покупатели. Хотя согласно расхожей фразе, авторство, которой приписывается американскому миллионеру Маршаллу Филду «покупатель всегда прав», он, конечно же всегда прав, но не всегда вежлив.

То есть проверку необходимо начать со «сверки итогов». Наличные деньги, в денежном ящике должны быть равны: общая сумма продаж, указанная в Z-отчете, минус сумма «по сверке итогов».

Продолжим наш пример. Итак, кассир, чек в 500 рублей, оплаченный фактически наличными, закрыл как оплаченный по карте. При закрытии кассовой смены в «сверке итогов» будет отражена сумма 9 500 рублей, а в строке «по картам» 10 000 рублей. Но, исходя из правила, что деньги в денежном ящике равны: общая сумма продаж — минус сумма по «сверке итогов», не смотря на то, что в строке «наличными» указана сумма 20 000, в денежном ящике при подсчете должно лежать 20 500 рублей. Так как кассир положил их в денежный ящик, и они не поступили в банк. Ведь общая сумма продаж должна совпасть!