Постановка и реализация целей и задач инструментами коучинга

Введение

Написать данную книгу меня побудило желание обобщить все те техники поставки целей и планирования реализации задач, эффективность которых проверена практикой и многолетним использованием. Техники универсальны и будут полезны как в профессиональной деятельности по отношению к планированию собственного рабочего времени, так и в решении задач из других сфер жизни.

Глава 1 содержит описание требований-критериев к постановке целей с опорой на технику SMARTER. В ней приведены примеры постановки целей, а также предложено сформулировать декларацию личных целей и сделать это с помощью таблицы, составленной в соответствии требованиями постановки целей.

В главе 2 описаны вопросы техники «4 вопроса планирования», а также один из способов усиления собственной решимости в деле претворения в жизнь поставленных задач с привлечением «команды внутренних помощников», которые всегда с вами.

Как расставить приоритеты в выполнении задач, чтобы «съесть лягушку с утра»? В главе 3 приведено описание и примеры таких способов расстановки приоритетов, как:

— Техника ранжирования;

— Принцип Парето;

— Модель (метод) АВС;

— Метод Д. Эйзенхауэра;

— Метод «удовольствие — необходимость — результат».

В главе 4 и 5 описан методы реализации сложных задач с использованием «Графика Ганта» в классическом и арт-формате, а также сетевого анализа и построения графика PERT. Каждый метод содержит пошаговый алгоритм и пример применения.

В главе 6 представлен SWOT-анализ, как один из способов, позволяющих осознать реальные возможности и угрозы в «точке старта», увидеть свои сильные и слабые сторон, когда вы находитесь в состоянии готовности «начать забег на дистанцию».

Завершает книгу глава 7 о способах создания поддерживающей среды на пути достижения ваших целей и задач, которая помогает «долить бензина», а значит, и «прибавить газа» в машине, за рулем которой находитесь вы сами.

Глава 1. Техника «SMARTER»

Цели могут покрывать все сферы жизни и образы целей должны быть сформулированы с учетом ряда требований-критериев. Постановка целей и их достижение зависит от правильности их постановки. Постановка целей по SMARTEF содержит следующие принципы постановки целей:

1. Specific — конкретность цели. В каждой цели должны быть учтены важные для вас критерии и они должны быть отражены в вашем образе цели. Так, например, если вы одиноки и ваша цель касается сферы личных отношений, то у вас есть определенные требования к тому особенному человеку, который может вам понравиться. Цель, связанная с покупкой или арендой жилья также потребует конкретизации в виде удобства транспортной развязки, этажности, площади, цены за квадратный метр и пр.

Цель — это такой внутренний образ, который вы держите в своем сознании. И этот образ, эта картинка должна изображать какую-то определенную ситуацию. В этом образе вы должны видеть собственное тело, себя и вы должны видеть себя в той ситуации, в которой эта цель уже осуществилась. И эта ситуация должна служить доказательством того, что ваша цель уже реализовалась. Например, вы видите себя танцующей с этим приятным молодым человеком на собственной свадьбе. Или видите себя за рабочим столом на той позиции в компании, о которой всегда мечтали. Или видите, как ваш муж берет вас на руки и вносит в вашу собственную квартиру…

2. Measurable — измеримость цели. Цель — это картинка, образ, что-то, что можно измерить. Что вы будете видеть, слышать и чувствовать, когда цель будет достигнута? Как вы узнаете, что достигли цели?

3. Аttractive — привлекательность цели — цели должны быть основаны на наших ценностях и соответствовать им.

4. Realistic реалистичность цели — цель должна учитывать тот объем времени и энергии, которые необходимы для достижения цели.

5. Time-bound — ограниченность во времени — для реализации цели должен быть задан временной фрейм, когда вы говорите свой энергии, что цель должна быть реализована к конкретному сроку. Важно установить время, когда цель должны быть реализована, и создать намерение. Как правило, цели реализуются раньше, чем мы ожидаем.

6. Еcological — экологичность цели означает учет того, как она отразиться на нашем окружении — на членах нашей семьи, на членах общества, сотрудниках компании, деятельностью которых вы руководите, т.е. перед теми людьми, за которых мы несем ответственность. При постановке целей важно задуматься о том, как они отразятся на вашем окружении.

7. Recordable — цели должны быть сформулированы утвердительно и в настоящем. Когда вы создаете свои цели, сформулируйте их так, как бы вы записывали их в свой дневник.

Постановка цели: пример

Выполните такое упражнение: постановка целей охватывает период 18 месяцев. Тогда записать ее нужно так, как будто вы делаете запись в дневнике «из будущего», спустя эти 18 месяцев, когда ваша цель уже осуществилась. Например, «Дорогой дневник! Сегодня я наконец-то получил назначение на должность генерального директора компании… И это супер! И это значит, что прямо через месяц мы переезжаем с женой в новый дом! А вечером это радостное событие мы отпразднуем с женой в роскошном ресторане… И эту позицию я получил благодаря переговорам, которые провел полгода назад». Никогда не загадывайте свои цели из настоящего с использованием выражений: «Если бы я мог, я хотел бы, чтобы в будущем…» Важно зайти, окунуться в будущее и иметь достаточно смелости, чтобы описать свою цель так, как если бы она уже произошла. И если внутри вас звучит тоненький голосок, который напевает вам: «Как ты вообще можешь быть уверен, что с тобой это случиться?», то это всего лишь небольшая часть вашей личности, с которой нужно поработать.

Задание. На листе формата А3 составьте декларацию личных целей (7—9 целей) на ближайшие полгода (год), руководствуясь таблицей 1.

Глава 2. Техника «4 вопроса планирования»

К техникам планирования как в сфере профессиональной деятельности, так и в сфере личной жизни относят:

— технику «4 вопроса планирования»;

— метод Генри Ганта (классический и арт-формат);

— сетевой анализ PERT;

— SWOT-анализ.

В этой главе речь пойдет о «4 вопросах планирования».

Изменение реальности требует определения первых шагов на пути реализации цели и тех людей, которые готовы оказать нам поддержку. Наши достижения состоят из тех маленьких шагов, которые мы ежедневно предпринимает, когда начинаем жить так, как нам хочется. Техника «4 вопроса планирования» состоит в поиске ответов на следующие вопросы:

1. Что конкретно я хочу?

2. Как я могу этого достичь?

3. Почему для меня это важно?

4. Как я пойму, что я достиг (-ла) желаемого результата? Что я буду видеть, слышать и чувствовать, когда это случиться?

5. Какие два первых простых и легких шага я готов (-а) сделать в течение ближайших 24 часов на пути достижения цели?

А усилить свою решимость и уверенность при реализации задачи можно «командой помощников», выполнив следующее задание: «Подумайте и запишите имена 3—4 людей, которые легко бы справились с описанной вами ситуацией. Это может быть человек из другой эпохи, другого социального статуса, киногерой, авторитетный специалист в определенной профессиональной сфере… Запишите имена этих людей:

1. ______________________________________________________________

2. ______________________________________________________________

3. ______________________________________________________________

4. _____________________________________________________________

Какие качества помогли бы им в достижении цели, схожей с вашей? Укажите эти качества рядом с каждым именем. Ваша «команда помощников» готова служить вам в реализации вашей цели! «Как?», — спросите вы. Если вашей целью является, к примеру, подготовка к выступлению на конференции (при трудоустройстве на работу, проведении переговоров), то такой командой помощников может стать образ Цицерона, известный своим мастерством оратора — в ходе выступления его мысленно можно поместить справа от себя. Образ ***, как авторитетного специалиста в специализированной сфере деятельности, связанной с тематикой выступления можно мысленно представлять слева, а образ Ф. Раневской, сочетающей в себе остроумие, артистизм и проницательность, сзади и др.»

Реализацию сложных целей можно планировать с помощью таких методов, как график Ганта, сетевой анализ, SWOT-анализ. Они позволяют установить сроки в выполнении задания в целом и отдельных его этапов, а также рассчитать необходимый объем ресурсов. А по мере реализации задачи — отслеживать, как продвигается процесс, внося в план необходимые коррективы. Их подробное описание приведено в главах 4, 5 и 6.

Глава 3. Методы расстановки приоритетов

Прежде чем планировать ход реализации задачи для себя и подчиненных, если вы играет роль менеджера, нужно уметь расставлять приоритеты: что надо сделать прежде всего, а что можно на какое-то время отложить, какие задания делегировать, а какие — выполнять самостоятельно.

Для определения очередности задач можно воспользоваться такими методами, как:

— Техника ранжирования;

— Принцип Парето;

— Модель (метод) АВС;

— Метод Д. Эйзенхауэра;

— Метод «удовольствие — необходимость — результат».

Рассмотрим их более подробно.

3.1 Техника ранжирования

Техника ранжирования позволяет выработать наиболее предпочтительный алгоритм движения к цели (реализации задачи), наметить первые шаги.

Ранжирование — метод парных сравнений, применяется для оценки реальной эффективности всех возможных действий. С этой целью составляется список всех возможных действий (вариантов), необходимых для достижения результата. Затем переходят к попарному сравнению 1 пункта с последующими, затем 2 пункта со следующими за ним и т. д. Идее с большей привлекательностью присваивается +1 балл, а с меньшей — 0 балов, значения записываются в соответствующей ячейке при каждом попарном сравнении. При этом ключевой вопрос может звучать так: «Что важнее для решения проблемы -*** (п.1) или *** (п.2-п.N)?». Количество баллов напротив каждого пункта суммируется, сумма баллов и определяет последовательность выполнения действий. Пункт, который набрал больше всего баллов, реализуется первым. Например, вы ломаете голову над тем, как же отпраздновать День рождения свой или близкого вам человека. Семейным советом в ходе мозгового штурма названы возможные варианты:

1) Поездка/поход на мероприятие + приятное общение в кафе

2) Выезд на природу в домик для охоты

3) Домашний формат с приглашением близких друзей и знакомых

4) Организация праздника event-агентством

5) Двухдневная поездка на природу «дикарями»

6) Барбекю во дворе

7) Праздничный торт в исполнении бабушки и сладкий десерт в узком семейном кругу

Результаты попарного сравнения вариантов решения представлены в таблице 2.

Итак, можно выделить ключевые приоритеты:

1. Организация праздника event-агентством

2. Домашний формат с приглашением близких друзей и знакомых

3. Праздничный торт в исполнении бабушки и сладкий десерт в узком семейном кругу

3.2 Принцип Парето

В начале ХХ века экономист и социолог Парето описал принцип распределения доходов, согласно ее формуле 80% доходов доставалось 20% населения. В дальнейшем оказалось, что «принцип Парето» справедлив не только в сфере экономических отношений, его действие прослеживается практически в любой сфере вплоть до урожайности культур. Так, 80% урожайности любой культуры приносят 20% высаженных семян. Закон звучит следующим образом: 20% вложений дают 80% дохода, прироста или 20% усилий и времени дают 80% результата, а из 20% причин проистекают 80% последствий.

Таким образом, инспекция своей жизни (деятельности) сквозь призму «принципа Парето» позволяет повысить личную эффективность.

И здесь, в качестве задания предлагаю вам провести анализ сферы своей профессиональной деятельности, досуга, отношения к себе и своему здоровью или взаимоотношениям с партнером, детьми, родителями, или другой сферы, важной для вас на данный момент. Задайте себе следующие вопросы по «проблемной» сфере (профессиональный рост, здоровье, отношения с родителями, взаимоотношения):

1. Какие 20% источников создают 80% моих неудач и проблем?

2. Какие 20% ресурсов приносят 80% результатов?

Задача состоит в том, чтобы выделить, увидеть неэффективные действия и отказаться от них, и усилить те действия, которые приносят основные плоды. Использование принципа Парето позволяет выяснить действия, которые не приносят нужного результата или, что еще хуже, отодвигают от желаемого эффекта.