Как построить успешную компанию

Предисловие

В книге «Как построить успешную компанию» исследованы бизнес-процессы в компаниях, помогающие успешно развивать бизнес.

Работая над книгой, я искала ответы на вопросы:

• Какие проблемы встают перед владельцем и руководителем небольшой компании?

• Какие шаги необходимо предпринять, чтобы компания продолжала развиваться?

• Какие задачи нужно решить на начальном этапе развития бизнеса?

В книге описан опыт из личной практики и предложены варианты решения задач, которые встают перед владельцем и руководителем компании на начальных этапах ее развития.

Мой опыт в консультировании компаний по вопросам управления персонала более 14 лет. В книге изложена информация, взятая из теории и примененная на практике в реальных компаниях, что привносит дополнительную ценность.

Так как данная книга представляет практический анализ основных бизнес-процессов компании малого и среднего бизнеса и содержит практические рекомендации по усовершенствованию данных процессов, представленная в ней информация может быть непосредственно применена в работе владельцев предприятий малого и среднего бизнеса, особенно теми из них, которые сами являются создателями продукта, т.е. играющими тренерами.

Во многом это достигается примененной мною схемой готовых «коробочных решений», основанных на принципе «бери и делай».

Так, в книге приведены те области бизнеса, которым необходимо уделить повышенное внимание на стадии его создания и начального развития. В дальнейшем каждое направление требует более тщательной проработки, но на этапе запуска достаточно сделать несколько простых, но обязательных действий в рамках каждого бизнес-процесса. Так же представлено не просто описание бизнес-процессов и основных проблем, возникающих в рамках данных бизнес-процессов, но и даются рекомендации по их устранению. Все решения предложены мною с учетом моего практического опыта и тех реальных ситуаций, с которыми мне приходилось сталкиваться во время моей работы.

Таким образом, мною применена следующая схема: Бизнес-процесс — проблемы — решение. Следуя схеме «Бизнес-процесс — проблемы — решение», назвав проблемы, я дала свои практические рекомендации по их устранению.

Кроме того параллельно с анализом каждого конкретного бизнес-процесса, выявлением возможных проблем, возникающего в рамках данного бизнес-процесса, и дачей собственных рекомендаций, был разработан чек-лист, который содержит перечень основных документов, которые помогают полноценно функционировать бизнесу.

Данный чек-лист пополняется по мере анализа каждого бизнес-процесса в компании. Например, описывая такой бизнес-процесс, как «юридическое сопровождение» бизнеса, я говорю о необходимости иметь в компании такие документы, как шаблоны основных договоров и актов приемки-сдачи, а при анализе «фирменного стиля и презентации компании» добавляю в чек-лист в качестве обязательных элементов фирменные бланки и стандарты подписи в электронной почте.

Подготовленный чек-лист помогает:

— создать компанию, избежав ошибок на стадии запуска бизнеса;

— провести аудит уже существующих бизнес-процессов в компании.

Используя данный чек-лист, любой руководитель может пошагово выстроить в компании эффективно работающую систему управления и развития бизнеса. При этом для меня показателем эффективности является мысль о том, что «Процесс доведен до автоматизма, если он успешно работает без вмешательства владельца бизнеса».

Задача руководителя — выстроить работу в компании таким образом, чтобы максимально освободить время для решения более глобальных задач.

В заключение хочу сказать, что в данной работе приведены лишь некоторые рекомендации по созданию компании, финансовому планированию, управлению персоналом и работе с клиентами. Спектр задач, которые предстоит решить владельцу бизнеса, более широк и разнообразен. Но если владелец компании сможет выстроить хотя бы эти процессы, бизнес начнет развиваться более быстрыми темпами.

Введение

Для того, чтобы создать свою компанию, нужно не только придумать идею будущего продукта, но и разобраться во многих вопросах, связанных с ведением бизнеса. Но что если вы уже пошли часть пути, есть продукт, который пользуется популярностью у потребителей, все юридические моменты соблюдены, ваша компания процветает. И в этот момент вы, как владелец и руководитель, который одновременно является производителем продукта, начинаете понимать — пришла пора что-то менять в подходе к своей работе. Какие проблемы встают перед владельцем и руководителем небольшой компании? Какие шаги необходимо предпринять, чтобы компания продолжала развиваться? Какие задачи нужно решить на каждом этапе развития бизнеса? Обо всем этом я и планирую рассказать далее.

Ицхак Адизес, признанный мировой лидер в области менеджмента, предложил свою теорию циклов развития любой организации. Адизес не только выделил этапы развития, которые проходит каждая компания, но и рассказал о проблемах и ошибках, которые характерны для каждого цикла развития организации, не зависимо от ее масштаба. Для того, чтобы руководителю понять, какие сложности могут появиться в его работе, можно более подробно изучить теорию Адизеса, которую он изложил в своей книге «Циклы развития организации».

В своей работе я хочу поделиться опытом из своей практики и предложить варианты решения тех проблем, которые встают перед владельцем и руководителем компании на разных этапах ее развития. Я не использую классификацию Ицхака Адизеса по простой причине — есть риск ввести вас в заблуждение. На практике бывает так, что компания в силу своей специфики удачно решает некоторые возникающие проблемы определенного цикла развития, даже не замечая их. Но эти проблемы в удвоенном размере могут проявиться на следующем этапе. Именно поэтому я решила выделить не циклы развития компания, а проблемы, которые встают перед компанией, для того, чтобы обнаружив у себя в организации признаки появления этой проблемы, вы легко могли ее решить.

О чем пойдет речь далее? Во-первых, я бы хотела более четко определить спектр компаний, которым будет интересна ниже изложенная информация. А, во-вторых, все проблемы и решения, которые я описываю, взяты из личного опыта. Безусловно, у каждой проблемы может быть несколько вариантов решения, я расскажу о тех вариантах, которые были выбраны мной или руководителем компании, где я выступала консультантом.

Информация будет полезна не только владельцам малого и среднего бизнеса, но и независимым консультантам или руководителям отделов крупных компаний. Если вы являетесь консультантом, тренером или коучем, все нижеперечисленные процессы так же важны для развития вашего личного бренда. Руководители отделов крупных компаний могут рассмотреть свой отдел, как небольшую компанию. У вас есть два вида клиентов: внешние (для кого вы оказываете свою услугу) и внутренние (другие отделы вашей компании).

Мой опыт в консультировании компаний по вопросам управления персонала более 14 лет, за это время я работала с разными компаниями. Они отличались как по специфике бизнеса, так и по стилю корпоративной культуры, численности и разнообразию продуктов, которые предлагали потребителям. У меня был хороший опыт создания, развития и успешной продажи своих компаний. И сейчас я готова поделиться этим опытом с вами. Были и ошибки, которые только добавили мне новых знаний и помогли развить дополнительные навыки.

Вам будет интересно узнать о тонкостях развития бизнеса, решения возникающих проблем на разных этапах развития компании, если вы одновременно являетесь владельцем и «играющим тренером», т.е. сами оказываете услугу конечному потребителю.

Как играющие тренеры приходят к идее создания компании? Сначала такой человек работает на кого-то, получает определенный опыт и развивает свои навыки, затем, продолжая постоянно учиться, он становится профессионалом. И в этот момент приходит понимание, что в рамках одной компании уже тесно и хочется достижения новых высот, манят новые горизонты. И один из вариантов развития событий дальше: вы начинаете работать самостоятельно, оказывая услугу все большему количеству клиентов из разных ниш и разных компаний. Этот период длится у всех по-разному, в зависимости от множества факторов. Но при определенном стечении обстоятельств, приходит момент, когда количество клиентов набирает свою критическую массу и появляется необходимость в создании компании. На этом этапе уже нужны сотрудники, которые будут дублировать вас, оказывая точно такую же услугу, скорее всего, вами разработанную и обкатанную на практике. И с этого момента вы становитесь не просто профессионалом в определенной сфере бизнеса, у вас появляется еще одна роль — роль владельца и руководителя компании. С этой минуты кроме новой роли, начинают, как снежный ком, появляться новые задачи, связанные не только с вашей услугой, которую вы оказываете другим, но и задачи, связанные с развитием вашего бизнеса.

Основные бизнес-процессы компании на начальной стадии развития бизнеса

Уже на этом этапе появляются вопросы, требующие вашего внимания и времени: как найти нужных сотрудников, как оплачивать их работу, каким образом в максимально короткие сроки можно передать новому специалисту все необходимые знания и ценности? Как планировать финансовые потоки, как привлекать клиентов и удерживать их?

Чтобы успешно запустить бизнес, безболезненно пройти первый этап развития, необходимо предварительно подготовиться и понимать, что нужно сделать еще до того, как вы примете на работу своих первых сотрудников. Безусловно, на первом этапе вы можете сами выполнять сразу несколько функций, продолжая оказывать услуги своим клиентам и одновременно решая все возникающие вопросы, связанные с развитием компании. Но в какой-то момент увеличивающее количество клиентов, задач, связанных с сопровождением ваших клиентов, переваливает за определенный рубеж, и 24 часов в сутки перестает хватать для того, чтобы справиться со всеми задачами.

На этом этапе многие владельцы компании могут попасть в собственную ловушку: мысль «я все сделаю сам и успею решить задачи по всем направлениям» приводит к тому, что вы занимаетесь рутинной работой, связанной с поддержанием бизнес-процессов, и перестаете развиваться и привлекать все больше новых клиентов. Спустя некоторое время приходит внутренняя усталость и неудовлетворенность от того, что вы выполняете задачи, которые не входят в область ваших интересов и не вызывают большого энтузиазма. Как только у вас появилась мысль «это не мои задачи» — это первый «звонок» к тому, что пришло время нанять сотрудника, который возьмет на себя часть задач, не связанных с вашей основной услугой.

Прежде, чем искать первых сотрудников, необходимо прописать все бизнес-процессы в вашей компании, которым вы уделяете внимание, и на что тратите свое время и силы. Важно очень внимательно отнестись к этой задаче, потому что, понимая все процессы, происходящие в компании на данном этапе, в дальнейшем вы будете только корректировать и масштабировать свою деятельность.

Пример: компания, оказывающая услуги по консультированию владельцев компаний малого бизнеса. Какие бизнес-процессы могут существовать уже на начальном этапе? Я приведу только области бизнеса, которым необходимо уделить внимание. Каждое направление далее необходимо расписать более подробно, выделив основные бизнес-процессы.

1. Договорная работа: оказывая услугу, вы заключаете договор, после оказания услуги подписываете акт сдачи-приемки работ, получаете оплату за оказанные услуги.

2. Непосредственно оказание услуги: если вы являетесь консультантом в единственном лице, то, наверняка, у вас уже есть сложившаяся система работы. Но важно сейчас прописать стандарты своей работы, чтобы в дальнейшем эти стандарты передавать тем сотрудникам, которые по вашей технологии будут работать с вновь появившимися клиентами.

3. Бухгалтерское сопровождение: у вас уже есть юридический статус, все документы получены, вы зарегистрировались во всех необходимых фондах, куда в дальнейшем нужно своевременно сдавать отчетность и платить налоги. На данном этапе у вас уже есть счет в банке и электронные ключи для работы со счетом, а так же ключ с электронной подписью для сдачи отчетности во все инстанции.

4. Общение с клиентами: это направление можно разделить на три блока. Первое — общение с уже существующими клиентами, которые вас знают и продолжают пользоваться вашими услугами. Второе — это новые клиенты, которые пришли по рекомендации. Третье — потенциальные клиенты, которым только предстоит о вас узнать. Кроме звонков, писем и личного общения, важно уже сейчас продумать будущую систему лояльности клиентов, найти варианты привлечения новых заказчиков.

5. Финансовое планирование и контроль: любая компания создана для получения прибыли (как бы цинично это не звучало). Хотя многие владельцы небольших компаний и говорят о том, что деньги не важны, важно оказывать качественную услугу и получать от этого удовольствие и определенную оплату. С момента создания компании деньги становятся важным фактором, который четко отображает успешность развития вашего бизнеса. Даже если вы сами готовы довольствоваться малым, ваш бизнес будет требовать финансовых вливаний, затрат для того, чтобы не просто остаться на плаву, но и процветать. Важно уже на начальном этапе ввести финансовое планирование и контроль за движением денежных средств.

6. Работа с сотрудниками: прием, обучение, развитие персонала — это еще одна сфера, которая требует внедрения стандартов уже на начальном этапе. Кто ваши будущие сотрудники? Какими ценностями, личными качествами и навыками они должны обладать, чтобы успешно работать именно в вашей компании? Кто и как контролирует их работу? Как оплачивается труд наемных сотрудников и от чего зависит оплата труда? Все это необходимо продумать и просчитать уже на первых этапах развития компании. Конечно, со временем, когда бизнес будет развиваться, требования к сотрудникам могут измениться, но основные параметры приема на работу, оценки работы и результативности останутся неизменными. С приходом первого наемного сотрудника в компании начинает складываться определенная корпоративная культура, будут появляться негласные на первом этапе правила, которые могут стать решающими на данном этапе развития бизнеса.

7. Маркетинг и реклама: как вы привлекаете новых клиентов? Как вы себя позиционируете на рынке? Как потенциальные клиенты узнают о ваших услугах? Кто ваш клиенты? Эти и множество других вопросов необходимо решить в рамках этого направления. «Реклама — двигатель торговли» — этот девиз остается актуальным и в наше время, изменилась только специфика создания и распространения рекламы. Все больше компании переходят в интернет и продвигают свои услуги через глобальную сеть. Создание и продвижение сайта, ведение страниц в социальных сетях, разработка рекламных акций и программ привлечения клиентов — все это необходимо учесть уже на первом этапе.

8. Если вы оказываете услугу, связанную с использование дополнительного оборудования, то появляется еще одно направление: закупки и логистика. Кто, как и где закупает необходимое оборудование? Каким образом и силами кого это оборудование вовремя доставляется вам? Как происходит оплата, и из какой статьи доходов оплачивается дополнительное оборудование?

Я описала только самые основные направления, которые есть в любой компании. В силу специфики вашего бизнеса, у вас их может быть намного больше. Необходимо прописать все задачи, на которые вы тратите время, силы и деньги для того, чтобы потом структурировать и систематизировать каждый процесс, максимально доведя его до автоматизма.

«Процесс доведен до автоматизма,

если он успешно работает без вашего вмешательства».

Как вариант создания успешного цикла бизнес-процессов в компании, я предлагаю своим клиентам иногда сделать замкнутый полноценный круг, который включает все процессы организации. После такого задания, первый вопрос, который я задаю: Где ваше самое слабое звено? Какой процесс тормозит развитие вашего бизнеса больше всего?

Сейчас я вам предлагаю провести аудит бизнес-процессов своей компании, не только прописав все процессы, но и выработать решение.

Небольшое отступление перед тем, как мы пойдем дальше. Каждый процесс мы будем описывать и рассматривать с точки зрения правила Парето. Помните, что 20% наших действий приносят нам 80% результата, так же как и 20% клиентов приносят нам 80% прибыли. Ваша задача, как руководителя, выстроить работу в компании таким образом, чтобы максимально освободить свое время для более глобальных задач.

Как пример, мы возьмем консалтинговую компанию, которая оказывает услуги по всей России владельцам малого и среднего бизнеса.

Создание компании и юридическое оформление бизнеса

Компания создана и получен юридический статус. А это означает, что у вас есть?

— пакет учредительных документов. При организации компании вы можете найти дополнительную информацию в интернете или обратиться в специализированную юридическую компанию, которая поможет подготовить все документы. Мы же исходим из того, что ваша компания уже зарегистрирована и полный набор учредительных документов у вас собран в отдельной папке. Эти документы в дальнейшем могут понадобиться для: открытия счета в банке; при получении кредитов и лизинга на нужды компании и в других ситуациях.

— у вас открыт счет в банке, получены электронные ключи для того, чтобы вы могли управлять своими счетами, не отрываясь от своего компьютера;

— у вас есть бухгалтер, который своевременно готовит и сдает всю необходимую отчетность во все фонды. Стоит помнить, что как только вы зарегистрировали компанию, согласно Законодательству РФ, вы обязаны сдавать отчетность во все фонды. Даже если у вас пока нет деятельности, на юридический счет не поступает деньги, вам необходимо сдавать «нулевую» отчетность. Как только по счету пройдут первые платежи, отчетность усложняется.

На начальном этапе эти функции вы можете выполнять сами, если у вас есть соответствующие знания. Чтобы принять решение, готовить отчетность самостоятельно или нанять бухгалтера, мы вспоминаем правило Парето: сколько времени вы лично будете тратить в месяц на работу с бухгалтерской документацией? Сколько стоит работа профессионального бухгалтера? Если вы не только владелец компании, но и тренер, оказывающий услуги своим клиентам, ответьте себе на вопрос: сколько стоит час вашей работы? И здесь я вам рекомендую прочитать книгу Тимоти Ферриса «Как работать 4 часа в неделю». Тим очень подробно рассказывает, как можно легко отказаться от тех задач, которые можно передать другим специалистам. Например, час вашей работы, как тренера, стоит 2 000 рублей. Для того, чтобы подготовить и сдать отчетность, вам нужно потратить 5 часов в месяц (при условии, что вы знакомы с бухгалтерией и знаете, как готовить и отправлять отчетность, а объемы бухгалтерских документов на данном этапе у вас минимальны). Итого, затраты на этот процесс, когда вы занимаетесь им сами, составляет 10 000 рублей в месяц. Как только начинает увеличиваться количество клиентов, компания начнет разрастаться, то точно в такой же прогрессии будут увеличиваться и объемы бухгалтерских документов, а значит и количество времени, которое необходимо на это тратить. Сегодня можно найти профессионального бухгалтера, который будет удаленно готовить всю отчетность и встречаться с вами только 1 раз в месяц для того, чтобы вы подписали документы, за 3 000 — 5 000 рублей. Когда объемы возрастут, оплата бухгалтеру тоже станет больше. Но если вы будете делать все сами, то и количество вашего времени на это направление возрастет. Вы сможете произвести новый расчет, но результат будет тот же: отдавая на аутсорсинг ведение бухгалтерии, у вас появляется возможность более эффективно использовать свое время! И вот она — первая статья расходов. Кроме того, так как сейчас принято требование сдавать электронную отчетность с использованием крипто-ключей и электронных подписей, то от вас могут потребоваться дополнительные затраты на покупку программы по сдаче отчетности. Бухгалтеры, которые ведут одновременно несколько небольших компаний, обычно уже имеют такую программу, и ее не нужно оплачивать дополнительно.

На данном этапе ваша задача, как владельца и руководителя компании, научиться не работать ради работы, а выполнять только те необходимые 20% действий, которые приносят вам 80% результатов. Когда вы уделяете время только действительно важным задачам, делая вполовину меньше, чем сейчас, вы можете заработать в два раза больше. Научитесь отказываться от бессмысленной работы ради того, чтобы уделять время тому, что имеет для вас наибольшее значение.

Параллельно я предлагаю Вам заполнять таблицу наличия необходимых документов в вашей компании. После каждой главы мы будем добавлять необходимые документы для того, чтобы в конце у вас появился полный перечень того, что необходимо для развития вашей компании.

Необходимые документы — ответственный:

Пакет учредительных документов — владелец;

Открытый счет в банке, электронные ключи — владелец;

Программа и электронные ключи для подготовки и сдачи отчетности в различные фонды — владелец, бухгалтер.

Юридическое сопровождение бизнеса

Оказывая услуги другим юридическим или даже частным лицам, необходимо заключать договор. Некоторые компании среднего бизнеса иногда забывают это сделать ввиду полного доверия друг другу, но такие ситуации в дальнейшем могут привести к недоразумениям и краху бизнеса. Даже если вы работаете со своими хорошими знакомыми или друзьями, возьмите за правило подписывать договор на этапе переговоров и до начала оказания услуги.

Пример: небольшая консалтинговая компания успешно работает и развивается, оказывая услуги крупной западной компании. Владелец и руководитель консалтинговой компании является лучшим другом сотрудника западной компании, отвечающего за это сотрудничество. Соответственно, услуги оказываются на «честном слове» и оплата производится точно так же. Объемы работы становятся все больше, у консалтинговой компании прибавляется работы и количество новых проектов. В результате руководитель принимает решение закупить дорогую систему для того, чтобы более эффективно оказывать свою услугу. Закупка новой системы требует дополнительных вливаний сейчас, но по расчетам окупится в течение одного года. И все бы шло хорошо, но в западной компании меняется руководство. И что происходит? Так как нет договора, консалтинговой компании не только не планируют в дальнейшем заказывать услуги, но и не оплачивают уже оказанные услуги. Что остается в результате? Смена руководства у единственного клиента привела к краху и банкротству организации, которая до этого успешно работала.

Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо разработать договор и подписывать его, не смотря на доверие между партнерами. Сейчас разработать договор можно своими силами, в интернете большое количество различных вариантов договоров. Посвятите три часа своего времени, возьмите любой образец договора и создайте его под специфику своего бизнеса. Так же не забудьте разработать акт сдачи-приемки работ, на основании которого вам в дальнейшем будут оплачивать ваши услуги. Это нужно сделать всего один раз. В дальнейшем вы будете менять в нем только часть данных: название компании, которой вы оказываете свои услуги, наименование услуги (если у вас их несколько), сроки исполнения и стоимость работ. Внесение этих изменений не будет занимать у вас больше 15 минут. Если у вас несколько разных услуг, составьте разные версии договоров на каждую услугу, чтобы в дальнейшем вносить только небольшие изменения с учетом специфики конкретного клиента.

Есть компании, услуги которых можно оплачивать наличными, но это отдельная история, с которой нужно разбираться бухгалтеру. На данном этапе в таблице появляется еще один пункт: договора и акты сдачи-приемки работ.

Необходимые документы — ответственный:

Пакет учредительных документов — владелец;

Открытый счет в банке, электронные ключи — владелец;

Программа и электронные ключи для подготовки и сдачи отчетности в различные фонды — владелец, бухгалтер;

Договора и акты сдачи-приемки работ (количество видов договоров равно количеству услуг, которые вы оказываете) — владелец.

Фирменный стиль и презентация компании

Перед тем, как зарегистрировать компанию, вам необходимо выбрать название. На этом этапе так же важно сразу уделить внимание презентации вашей компании: придумать логотип, разработать свой собственный стиль. Это нужно сделать всего один раз на начальном этапе запуска компании.

Разработанный логотип и выбранное название затем лягут в основу создания сайта. Создавать полноценный сайт вы можете на любом этапе развития бизнеса, а вот интернет-страничку рекомендую создать на этапе регистрации компании в налоговой инспекции. В наш век быстроразвивающихся технологий визитки отходят на второй план. Сейчас все чаще информацию о вас узнают через социальные сети. И хорошо, если у вас есть не только свой профиль в социальных сетях, но и интернет-визитка, которая кратко презентует ваши услуги. Создание полноценного сайта, раскрутка его в интернете и продвижение в социальных сетях — это отдельная тема, о которой мы поговорим позднее.