Бесплатный фрагмент - Как подготовить, организовать и провести профессиональное онлайн-мероприятие

От авторов

С марта 2020 года из-за ограничений, связанных с пандемией коронавируса, онлайн-мероприятия стали для многих учреждений культуры единственным способом провести запланированные мероприятия и организовать новые.

В этом пособии вы найдете рекомендации, которые помогут подготовить, организовать и провести онлайн-семинар, конференцию или серию профессиональных встреч.

Составители пособия сосредоточились на содержательной и организационной частях онлайн-мероприятий, поэтому в пособии нет подробных технических инструкций. В разделе «Технические возможности» есть список платформ с краткими характеристиками и перечень минимально необходимого оборудования.

Благодарности

Благодарим Евгению Киселеву, руководителя отдела междисциплинарных проектов ГМИИ им. А. С. Пушкина, Дарью Чудную, руководителя отдела PR и маркетинга московского Музея космонавтики, и Ольгу Филимонову, заведующую отделом внемузейных проектов московского Музея космонавтики, за помощь в подготовке этого руководства и профессиональные советы.

Мы благодарим издательский сервис Ridero за информационную и организационную поддержку издания, а коллег — за помощь в подготовке этого пособия, полезные советы и бережную критику.

От идеи к событию

С чего начинается подготовка онлайн-мероприятия?

Банально, но с идеи.

Яркое профессиональное событие иногда может вырасти из идеи, которая на первый взгляд кажется несерьезной. Как конференция про «Философию зайца».

Важно хорошо представлять целевую аудиторию мероприятия и замысел. Это поможет в продвижении мероприятия, поиске информационных партнеров и спонсоров, выборе тем и спикеров. Во время обсуждения возможных вариантов полезными могут оказаться вопросы:

— К кому вы обращаетесь (кто слушатели и участники вашего мероприятия)?

— Что вы хотите сказать?

— Какого результата хотите добиться?

Например, ваш музей готовит двухдневный онлайн-семинар для специалистов отделов общественных связей, рекламы и маркетинга. Вы обращаетесь к коллегам, специалистам, потенциальным партнерам для того, чтобы: а) представить результаты успешных проектов; б) рассказать о пошаговой подготовке стратегии продвижения проектов; в) показать возможные варианты сотрудничества культуры и бизнеса и т. п.

Бюджет подготовки и проведения мероприятия нужно планировать заранее и быть готовыми к оптимизации и/или корректировке. Если вы знаете, что расходы на организацию не предусмотрены, то критически оцените внутренние ресурсы (количество людей в команде организаторов, штатный дизайнер, smm-специалист, технические специалисты) и технические возможности музея.

Точно сформулированная идея и представление об аудитории дает возможность составить список потенциальных партнеров и спонсоров мероприятия, подготовить для них презентацию, если это необходимо, представить идею и обосновать целесообразность сотрудничества. Юридическое оформление официального партнерства может занять некоторое время, поэтому важно продумать сотрудничество заранее.

До того, как начать подготовку своего мероприятия, просмотрите, пожалуйста, календарь профессиональных мероприятий в своей области. Проверьте, не совпадают ли темы, предполагаемые даты и состав участников.

Список экспертов

Представим, что вы точно знаете, о чем ваше мероприятие, для кого и почему оно важно. Теперь можно переходить к следующему шагу — составлению предварительного списка приглашенных экспертов.

Есть два способа: открытый прием заявок на участие (open call) или приглашение спикеров и экспертов от имени музея.

Для открытого приема заявок вам понадобится продуманная форма сбора информации об эксперте, в которой помимо контактов, могут быть вопросы о профессиональном опыте, участии в других мероприятиях, подробное описание условий участия и рекомендации по оформлению тезисов, презентации и дополнительных материалов.

Критерии отбора заявок нужно заранее обсудить с членами оргкомитета мероприятия. Важно договориться о том, кто принимает окончательное решение о подтверждении или отклонении заявки, подготовить шаблоны писем спикерам, которые прислали заявки.

Если вы приглашаете спикеров от имени музея, то полезным будет сначала составить список всех возможных экспертов. Организаторы подходят к составлению такого списка по-разному. Кто-то приглашает только известных в профессиональном сообществе экспертов, кто-то ищет новые имена и зовет экспертов из смежных областей. Можно объединить два подхода и вместе с коллегами составить большой список разных специалистов, которые могли бы выступить на нужную тему. Это поможет придумать небанальную программу, представить профессиональному сообществу и слушателям новые имена.

Документ с таким списком можно оформить как таблицу, в которой есть краткая информация о каждом эксперте, ссылки на его проекты, социальные сети, записи выступлений, адрес электронной почты, телефон, пометка о предпочтительном способе связи. Такая таблица может оказаться полезной в случае форс-мажора: вы сэкономите время на поиске нужного специалиста, если тот, с кем вы уже договорились, не сможет выступить.

А еще…

У оргкомитета должно быть четкое представление о форме будущих выступлений: отчеты о проделанной работе, разборы практических примеров, мастер-классы, ответы на вопросы слушателей, дискуссия, диалог профессионалов с противоположными точками зрения? Нужны ли презентации? Если да, то какие?

Чем лучше вы представляете желаемое содержание выступлений, тем легче будет обсуждать участие с приглашенными специалистами. Количество спикеров и модераторов на вашем мероприятии зависит от выбранного формата.

Каким может быть формат онлайн-мероприятия?

Любым. Главное, чтобы он соответствовал вашим целям, задачам и возможностям.

Например:

— Серия однодневных онлайн-семинаров (как, например, «АДИТ ДОМА — 2020»).

— Несколько дней онлайн-работы: одна-две часовых сессии в течение дня (III Семинар «Музейный пиар»).

— Инклюзивный онлайн-фестиваль («В присутствии всех», IV Международный инклюзивный фестиваль в ГМИИ им. А. С. Пушкина).

— Двухдневная конференция («Актуальные направления деятельности музеев» в Государственном историческом музее).

— 14-часовой марафон прямых эфиров в рамках музейного телевидения (московский Музей космонавтики).

О чем нужно подумать заранее, чтобы было легче выбрать подходящий формат онлайн-мероприятия?

— Продолжительность мероприятия и перерывов. Участникам важно отдыхать, а техническим специалистам — успевать настраивать и проверять трансляцию.

— Время начала выступлений. Это важно, если вы хотите, чтобы к мероприятию присоединились коллеги из разных часовых поясов. Расписание выступлений спикеров тоже можно составлять, опираясь на информацию об их часовых поясах, и предлагать удобные временные промежутки.

— Продолжительность отдельных выступлений. В онлайн-формате спикерам сложнее удерживать внимание участников, а слушателям — долго сосредотачиваться на «говорящей голове». Поэтому выступление должно быть не очень длинным и сопровождаться сменой деятельности. Можно провести блиц-сессию вопросов и ответов в чате, попросить слушателей высказать мнение, поделиться отзывами в сервисах онлайн-голосования.

— Вовлечение слушателей и увеличение среднего времени нахождения на онлайн-мероприятии.

— Доступность: закрытое мероприятие по ссылке только для ограниченного списка приглашенных или мероприятие со свободным доступом по открытой ссылке.

— Стоимость участия, если мероприятие платное. Возможно, предусмотреть покупку не только участия, но и записи, дополнительных материалов.

— Желаемое или допустимое количество участников.

— Важные количественные и качественные показатели (посещаемость сайта музея, вовлеченность в соцсетях, количество участников мероприятия).

— Организация неформальной части мероприятия, онлайн-нетворкинга.

— Выбор платформы для проведения мероприятия, ее возможности и ограничения.

— Инфраструктура помещения, если организаторы/модераторы работают на площадке.

— Необходимость перевода и тифлокомментирования (иностранные языки, РЖЯ — русский жестовый язык).

— Дополнительные материалы, которые вы, возможно, предложите участникам и слушателям после окончания мероприятия.

Когда вы точно знаете, когда, как и с какими приглашенными специалистами пройдет ваше мероприятие, можно переходить к следующим шагам.

Составление программы

Если у вас готов список приглашенных экспертов, известны даты и время проведения мероприятия, можно составить подробную таблицу, в которой будут:

— поминутное расписание дня/дней онлайн-мероприятия с перерывами и запасом времени на организационные и технические заминки;

— название сессий/выступлений;

— имена и фамилии экспертов, модераторов;

— варианты замены спикеров;

— ссылки на онлайн-платформу для технических специалистов;

— ссылки на разные сессии;

Доступ к этой таблице должен быть у всех членов команды организаторов.

Разработка фирменного стиля мероприятия

Если у вас есть возможности и/или внутренние ресурсы для того, чтобы оформить мероприятие в фирменном стиле, обязательно сделайте это. Посмотрите, как это сделали коллеги из московского Музея космонавтики, Государственного исторического музея, Политеха организаторы международной конференции MuseumNext.

Какие материалы могут пригодится для рекламы и продвижения вашего мероприятия в социальных сетях, на сайте:

— афиши для социальных сетей и сайта с логотипом вашего учреждения культуры/проекта и логотипами партнеров проекта;

— возможно, логотип вашего онлайн-мероприятия, если оно повторяется регулярно (например, ежегодная конференция);

— фотографии спикеров в едином стиле;

— обложки для трансляций и/или видеозаписей;

— первые слайды для презентаций;

— фон для Zoom;

— возможно, отдельная страница мероприятия на сайте и/или лендинг с подробным описанием;

— макет обложки конспектов выступлений (если планируются);

— макеты для электронной рассылки;

— сувениры для спикеров и/или участников.

А еще…

Если вы готовите мероприятие совместно с партнерами и/или спонсорами, нужно предусмотреть время на согласование макетов. У некоторых компаний есть строгие требования к размещению своих логотипов.

Итоговые материалы

В зависимости от формата онлайн-мероприятия, вы можете продумать материалы, которыми поделитесь с участниками и слушателями после того, как мероприятие закончится. Это могут быть видеозаписи трансляций, конспекты или аудиозаписи выступлений, презентации.

Подумайте о цифровых грамотах или сертификатах участников.

А еще…

Содержание конспектов можно адаптировать для серии публикаций в социальных сетях, а массив материалов конференции сохранить в цифровой архив музея.

Согласование юридических вопросов