Бесплатный фрагмент - Тайм-менеджмент для всех

Анонс

Знание vs. Действие

Что выбрать путь теоретика или путь практика? Есть третий, более успешный, путь. Хотите узнать какой?

Три инструмента тайм-менеджмента, которых я не понимал

Статья о том как дневник хронометраж и чек-лист помогают в управлении своим временем.

Комплексный метод борьбы с перегрузкой на работе

Из этой статьи вы узнаете:

почему задачи копятся как снежный ком?

как планировать свой день, когда задач много и они поступают и поступают?

как успевать больше за то же время?

для чего нужно резервировать час рабочего времени?

почему планировать следующий день лучше с вечера, а не утром?

Ментальные ловушки

Ментальные ловушки — это особенности нашего мировосприятия, которые затрачивают наше время или нашу энергию, но не создают пользы. Как от них избавиться? Несколько советов из личного опыта вы найдёте в этой статье.

Жизнь быстрее — год короче или мой первый 12-ти недельный год

Чем ближе горизонт планирования, тем быстрее обратная связь. Это и другие преимущества планирования на 12 недель выявленные на собственно опыте.

Привычки. Хорошо это или плохо

Положительные привычки — хорошо, отрицательные привычки — плохо. Так ли всё просто?

Из статьи вы узнаете как обзавестись привычкой и зачем.

Тайм-менеджмент: как решить основные проблемы целедостижения

Как я исправил 8 ошибок в поведении, которые мешают достигать собственных целей.

Не для галочки: как чек-лист помогает решать задачи точно и в срок

Чек-лист помогает освободить голову от лишних мыслей. Это простой и наглядный инструмент, который на удивление редко используется для повышения эффективности.

Предлагаю это исправить и научиться составлять чек-листы.

Пять приложений для android, меняющих жизнь к лучшему

Пятёрка приложений, которыми я пользуюсь каждый день и вам рекомендую.

Десять ошибок руководителя при делегировании полномочий

Делегирование задач — сложный управленческий инструмент при использовании которого многие допускают ошибки.

Батарейка планирования

Простой и наглядный инструмент планирования. Получивший много положительных отзывов.

Почему управлять вниманием важнее, чем временем

Время по отношению к личной эффективности необоснованно считается ресурсом. То, что многие годы считалось аксиомой, оказалось недоказанной теоремой.

Предлагаю изменить парадигму и управлять не временем, а вниманием.

Знание vs. Действие

Недавно, в блоге я писал заметку про лавину инсайтов, которая накрыла меня во время короткой передышки после упорной работы. Вот один из них.

Предисловие

В 28 лет (5 лет назад) я осознал, что моих знаний для руководства персоналом не хватает. Обычно такое случается, когда лучшего работника повышают до мастера, но меня назначили мастером за пять лет до этого. А не хватало знаний, потому что их просто не было. А не было их, потому что до 28 лет я плыл по течению. А плыл по течению, потому что всё и так легко давалось. И вот приплыл. Вспоминается методика «пять почему» для поиска коренных причин проблемы. Но статья не о том почему я рос балбесом, а о том как я перестал им быть, и для этого мне понадобилось 5 лет. Целых пять лет. Теперь я знаю, как это можно было сделать быстрее. Но увы время не вернёшь вспять.

В тот момент я начал читать книги, слушать аудиокниги, смотреть тренинги. Среди авторов были Кови, Аллен, Архангельский, Трейси, Адизес, Рысев, Деревицкий, Иванова, Тарасов, Парабеллум, Мрочковский и многие другие. Как вы поняли направления были разные: саморазвитие, мотивация, продажи, менеджмент.

Некоторые методики я применял и применяю до сих пор, но большая часть легла мёртвым грузом знаний. Эти знания не давали ничего. Да, я знал как надо. Да, я видел, что другие делают неправильно, но это мне никак не помогало в карьере, а скорее мешало, я видел что вокруг неграмотные управленцы, а иногда даже давал это понять. Поумничать я всегда любил.

Со временем я стал читать всё больше и больше, получил дополнительное образование, в надежде, что диплом МВА будет что-то значить, но увы.

Спустя четыре года я начал писать статьи, так сказать делиться знанием. Потому что оно сварилось в котелке и во-первых, на выходе получились совсем другие блюда, а во-вторых, их было так много, что они уже не умещались и лезли отовсюду. «Горшочек не вари!» Часть статей опубликовали на «e-xecutive», часть на «Жить интересно», остальное в блоге.

И вот, спустя пять лет, на тренинге Андрея Парабеллума «Как научиться учиться» я получил урок, который должен был получить пять лет назад (хотя не исключено, что я только созрел для него).

Сформулировать его можно так: «Знание без действия — бесполезно!»

Самое обидное — я всегда утверждал и доказывал то, что теория должна ложиться на практику, а в ВУЗах учат неправильно, отправляя на практику на последнем курсе.

То есть понимая, что накопление знаний затея бесполезная я продолжал их копить. Единственное объяснение такому глупому поведению — это недостаток знаний в организме.

Оглядываясь по сторонам, я вижу что не одинок в своей глупости и вокруг полно людей, накапливающих информацию, которая никак и никогда им не пригодится.

Но есть ещё и обратная сторона медали.

Помимо теоретиков существует огромное количество практиков, которые всё постигают методом проб и ошибок. Они немного успешнее теоретиков, так как делать всегда лучше, чем знать. Ты можешь получить нужный результат с 10-ой или с 100-ой попытки. Но без попыток ты не получишь результата вообще.

Ещё один аргумент в пользу практиков — это огромное количество теоретиков вокруг, которые всегда рады помочь советом.

Но всё же это не лучший путь к успеху. Успеха достигают те, «кто стоит на ребре», кто совмещает теорию и практику.

Движение успешных людей наверх всегда идёт по разному, но траектория примерно одинаковая.

Сначала появляются знания и сразу за знаниями первые шаги. Потом, когда знаний не хватает небольшая остановка для того, чтобы накопить знания и снова движение. Иногда накопление происходит в пути — глядя по сторонам, иногда попадается мудрый попутчик, а иногда даже приходится вернуться назад за нужными знаниями.

Так вот по поводу инсайта.

Мне пришла в голову идея выражения этого понимания в графическом виде. И всё встало на свои места. Пазл сложился.

Путь 1. Путь практика. Действие без знания. Метод проб и ошибок. Он приводит к успеху, но локальному.

Путь 2. Путь теоретика. Мой путь. Знание без действия. Это путь в никуда. Я назвал верхний левый квадрат «Диоген», но чаще это Васисуалий Лоханкин.

Путь 3. Путь к успеху. Действие+знание. Они могут обгонять друг друга на виражах, но на прямой идут рука об руку.

Поняв этот принцип движения к успеху я решил пересмотреть план на год и в этом году у меня будет больше действий. Пора сделать разворот на 90 градусов.

А какой дорогой идёте вы?

Три инструмента тайм-менеджмента, проверенные на себе

Вы хотите стать успешнее? Эффективнее? Успевать больше? 80% — ответят «да», 15% — еще не повзрослели, а 5% — уже успешны, эффективны и все успевают. Три года назад я повзрослел и начал читать книги по тайм-менеджменту, личной эффективности, самомотивации и т. д., и т. п. Я читал, пробовал различные методики, смотрел семинары и тренинги, применял полученные знания, снова читал. За три года все знания и умения начали приобретать ясные контуры, и сейчас появляется что-то похожее на систему. Но статья о другом.

В каждой второй книге говорилось о чек-листах, или о дневнике, или о хронометрировании, или обо всем сразу. Но, до недавнего времени, я не понимал, для чего это нужно. Все эти инструменты отнимают время и ничего не дают взамен. Пока не решил опробовать их на себе. В результате я сделал три открытия, которыми хочу поделиться.

1. Дневник

Многие в детстве вели дневник, но не я. А зачем? Это же пустая трата времени. Это 5—10 минут, которые можно потратить на что-то интересное — книга, телевизор, друзья. С возрастом взгляды не изменились. Дневник — это пустая трата времени. Но авторы книг по тайм-менеджменту не могут все разом ошибаться. Нужно попробовать.

Сначала были редкие попытки, раз неделю, раз в месяц, потом пару дней подряд, потом снова перерыв. Помогло несчастье. Травма ноги и две недели я вел дневник каждый день и втянулся. И уже полтора месяца ежедневно делаю записи. И один раз их перечитывал и резюмировал месяц. Сначала это были длинные описания того, что я делал, куда ходил и что делали другие, потом записи стали короче и содержали события, которые вызвали эмоции. Сейчас понимание того, что нужно записывать, выкристаллизовалось. Я записываю только яркие события: начинания, свершения, эмоциональные всплески, новое и удивительное, а также мысли, которые кажутся новыми и удивительными. Дневник показывает, что меня удивляло и восхищало, а значит, кем я был, каким я был. Это нужно для того, чтобы понимать кем я стал.

Открытие первое. Дневник заставляет иначе проживать день.

Рациональное объяснение. Если в дневнике мусор, то и жизнь мусор. Чтобы записать удивительное, нужно найти удивительное или создать самому. Когда ведешь дневник, думаешь не что делал, а что сделал, не что прочитал, а чему научился, не что сказал, а к чему это привело.

Иррациональное объяснение. Вы смотрели фильм «Секрет»? Посмотрите. Он говорит о фокусировке на цели. Можно как угодно относиться к этому фильму, но фокусировка работает без нашего участия.

Одно время я долго играл в дозор и энкаунтер (активные городские игры). Цель этих игр — используя подсказки, найти небольшую черную метку в ночном городе. Со временем, на любую черную метку голова поворачивалась автоматически. Даже днем, даже в офисе. Это пример бесполезной фокусировки.

А вот пример полезной. Как-то раз я подумал о том, что было бы неплохо, нарисовать обложку для книги и вспомнил про знакомого художника, который мне уже помогал. В этот же день я встретил его в супермаркете.

Когда мы ведем дневник, мы записываем самое важное для нас. И мозг рано или поздно начинает подсознательно фокусироваться на этом.

Начните дневник.

2. Чек-лист

Что такое чек лист? Это памятка. Формуляр, в котором необходимо отметить выполненные или невыполненные задачи, время выполнения и ответственного. В туалетах торговых центров висят чек-листы, в которых работники клининговых служб делают отметки о проведенных уборках. То есть это инструмент, закрепляющий положительные привычки и дающий обратную связь.

На производстве чек-листы заполняются на рабочих местах. Например. «Не должно быть граблей», «Должна быть лопата», Вилы должны стоять острием вниз» Если так и есть, то напротив каждой записи ставится отметка.

Я никогда не вел чек-листы. Зачем? Это пустая трата времени, не дающая ничего взамен. У меня есть органайзер, в котором ежедневные задачи тоже прописаны. Сделать 200 отжиманий, прочитать двадцать страниц, ответить на письма, выпить шесть стаканов воды. Тот же самый чек-лист. Думал я.

Но иногда, по разным причинам, отжиманий делаю не 200, а 100, читаю не двадцать, а всего пять страниц и на следующий день эту разницу не покрываю. А задачу отмечаю как выполненную, иначе она будет висеть в планировщике и мешать. Но это лишает меня обратной связи. Как часто я не полностью выполняю задачи? В какие дни? Может быть, есть закономерность? Недавно я прочитал статью про чек листы и прозрел.

Открытие второе. Чек-лист развивает очень важное умение — умение давать и держать обещания.

Ежедневные задачи — это обещания данные себе. Это дела, которые мы считаем необходимым сделать, чтобы улучшить свою жизнь.

Чек-лист показывает, как часто мы их нарушаем. На основании этого нужно выяснять причины. Возможно, мы обещаем себе слишком много и не можем выполнить. Возможно, мы просто не держим слово. Возможно, есть какие-то факторы, которые мы не учли, когда давали себе обещание. Когда причина выяснена, нужно внести корректировку. Со временем, обещания станут более приближены к возможностям, и появится реальный взгляд на вещи. Но это долгий путь. Я до сих пор обещаю больше, чем способен сделать. И себе, и другим.

Заполняйте и анализируйте чек-листы.

3. Хронометраж

Что такое хронометраж? Хронометраж — это фиксирование времени, которое потребовалось на выполнение задачи. Я никогда не понимал, для чего это нужно. Но все-таки заставил себя и начал. Три недели я записывал, что я делаю, и сколько времени на каждую задачу уходит. Установил программу на компьютер, которая записывала, что я делаю и сколько по времени. О, Боже! Как это скучно!

Это действительно скучно, но вы можете все изменить. Оберните хронометраж в игровую форму. Вы Доктор Джекилл. Вы не знаете, что творит мистер Хайд в ваше «отсутствие». Записывайте все, что он делает и сколько времени на это тратит. Проявите немного терпения, и вы узнаете, что же за человек этот мистер Хайд.

Но результат все-таки был. Я ужаснулся, увидев, сколько времени тратится впустую, якобы на отдых. И сейчас это непроизводительное время постепенно уменьшается.

Открытие третье. Хронометраж не только отсеивает мусорные дела, но и помогает определить оптимальную последовательность остальных.

Объяснение. Хронометраж — это, прежде всего, анализ. Когда мы анализируем что-то, раскладывая на составляющие, мы можем синтезировать нечто новое с теми же функциями, но с экономией ресурсов. Подобно системе бережливого производства — найдите то, что не несет ценности для клиента (для вас) и удалите это из производственной цепи.

Я ежедневно принимаю душ, и экономия в этом процессе одной минуты, за год сэкономит мне шесть часов. Это интимные подробности, но открытие для меня было настолько ярким, что приличия отступают.

Сначала я намыливаю голову, смываю шампунь, потом я намыливаю тело, смываю гель. Логичен вопрос: можно ли смывать и шампунь и гель одновременно? Конечно можно, если сначала намылить тело, а потом голову и смыть все сразу. Минута сэкономлена!!!

Это не хронометраж, но его последствия. Когда ты видишь, сколько времени имеется в наличие, сколько расходуется и на что — начинаешь экономить каждую минуту. Минута час бережет.

Хронометрируйте. Сэкономьте себе пару дней для отдыха.

Комплексный метод борьбы с перегрузками на работе

Перегрузки на работе чаще всего вызваны комплексом проблем организации времени. Поэтому бороться с ними нужно, используя комплексный подход. Эта беда похожа на Лернейскую гидру, которую невозможно победить, не отрубив все ее головы. Зато, когда вы это сделаете и решите все сопутствующие проблемы, вы почувствуете себя Гераклом.

Из-за чего возникают перегрузки?

Перегрузка — это ощущение незавершенности, слабости и неудовлетворенности выполненными за день задачами. Это ощущение возникает, когда вы весь день что-то делали, а в конце дня увидели, что не приблизились к цели, а даже отдалились от нее. Вы устали и натерли мозоли, но чувствуете, что топтались на месте. Чтобы этого ощущения не было, достаточно соблюдать три банальных правила жизни:

Получать удовольствие от пути.

Много и правильно ходить. Правильно — это значит в удобной обуви, одежде, с удобным рюкзаком и еще в хорошей компании.

Отмечать пройденный путь.

Обозначим основную проблему. На первый взгляд, это лавина задач, сметающая все ваши планы. Но проблема не в количестве задач. Их у всех много. Проблем на самом деле целый набор. И у каждого этот набор свой.

Каковы причины лавинообразного роста задач?

1) Отсутствие целей и планов. Есть ли у вас рабочие цели и планы в работе (или у вашего отдела и фирмы, если вы кем-то управляете)? Записаны они, или вы их держите в голове? Знает ли о ваших целях и планах ваше окружение? Или вы каждому сотруднику переставляете ноги, чтобы он шел в направлении к цели.

2) Не установлены приоритеты. Эту проблему узнать просто: вы сначала выполняете простые и неважные задачи, якобы, чтобы втянуться в работу. Второй вариант: у вас есть план на день, но что и когда вы будете выполнять, в нем не обозначено.

3) Неэффективное выполнение задач. Это самая большая группа проблем. Что включает она?

Вы долго не можете начать работу — прокрастинация.

Вы часто работаете из последних сил — отсутствие отдыха.

Вы каждый раз изобретаете велосипед — нет описания процессов.

Вы постоянно переключаетесь — нет концентрации.

Вы постоянно переделываете и уточняете — нет описания процессов и концентрации.

Вы делаете некоторые задачи медленнее, чем возможно — нет развития.

Вы делаете все сами — нет делегирования.

Вы постоянно отвлекаетесь — поглотители времени.

Вы долго ищете необходимый документ — мусор.

4) Задач реально больше, чем вы можете выполнить. Здесь проблемы зачастую глубже, чем неумение составлять план на день. Это обычно страхи и неуверенность. Они возникают из-за того, что вы не можете сказать «нет» руководителю, коллегам или друзьям. Из-за того, что вы не уверены в своей компетентности и боитесь потерять работу или поддержку. Вас постоянно отвлекают не потому, что вы незаменимы, а потому, что вы безотказны. Вы проводите на работе все вечера, потому что у вас заниженная самооценка, и вы пытаетесь самоутвердиться за счет работы. В любом случае проблемы больше психологические.

5) Вы не любите свою работу. Эта проблема вобрала в себя все остальные. Вы берете на себя много задач, чтобы удержаться на нелюбимой работе, вы не ставите цели и не составляете планы. Вы не расставляете приоритеты, вы прокрастинируете, вы постоянно отвлекаетесь.

Вот из-за этих пяти блоков проблем задачи копятся, как снежный ком, и накрывают нас с головой, так что мы не видим даже, в каком направлении копать.

Как все изменить?

Мы описали, что у нас есть. Теперь предлагаю нарисовать картину, чего мы хотим достичь.

Вы приходите в офис и уточняете план на день. Потом вы начинаете выполнять задачи, согласно приоритетам. Затем вы разбираете почту, уже предварительно прореженную вашим помощником. Потом планерка: задачи записаны, ответственные назначены, сроки определены, протокол подписан и разослан. Новые задачи анализируются на соответствие целям и приоритету, и ставятся в план на текущий день (взамен менее важных), либо на будущий.

Небольшой отдых и снова к выполнению задач. Обед. Отдых. Встреча. Блок звонков. Отдых. Обзор текущих задач, контроль исполнения. Проверка почты. Все запланированное на день выполнено. Отдых. Стратегический блок: планы на будущее, оценка своих компетенций и компетенций сотрудников: как расти, куда расти. Анализ дня и план на следующий день. Дом. Хобби. Семья. Отдых.

Как же приблизиться к этому идеалу? Нужно совершить четырнадцать шагов, руководствуясь несколькими главными правилами:

Сначала делать, а потом думать: «А поможет ли?».

Не переходить к следующему шагу, пока не выполнен предыдущий.

Не сомневаться в своих силах.

Лучше сделать плохо, чем не сделать хорошо.

1. Выделите один час в день для внедрения изменений

Если вы хотите что-то изменить, нужно менять, а для этого нужно зарезервировать время. В начале рабочего дня или в конце, неважно. Главное, всегда в одно время, и все должны это знать. Это время вы будете тратить на анализ, планирование, постановку целей, описание процессов, разбор мусора и т. д. Поставьте табличку на стол: «Не беспокоить с 9.00 до 10.00! Идет учет!». Зарезервируйте этот час в ежедневнике или планировщике.

Все хотят изменений и улучшений, но никто не хочет прикладывать усилий. Золотая рыбка и старик Хоттабыч в одном лице это — вы.

2. Уточните свои цели, ценности и принципы

Знаете ли вы цели своей организации и своего отдела? Что вы должны сделать в течение года, чтобы этих целей достичь? Запишите их и повесьте на видное место. Теперь, получая каждую новую задачу, проверяйте ее на соответствие целям. Заодно уточните принципы и ценности и повесьте рядом с целями. Что это вообще такое?

Ценности. То, что ценно для вашей организации: клиенты, коллектив, творчество, качество.

Цели. Это то, к чему вы стремитесь. Пример: «Мы хотим, чтобы каждый россиянин к 2020 году пересел на автомобили производства АО «АвтоВАЗ».

Принципы. То, как вы делаете свою работу. Пример: «Не принимай брак. Не делай брак. Не передавай брак». Это ориентиры, которые помогают быстро принимать решения в спорных вопросах. «Сознаться, что сделал бракованную деталь или сдать ее, сделав вид, что не заметил брака?».

3. Составьте план действий

Пропишите подробно, как и за счет чего вы достигнете заданных целей. Чем больше шагов к цели, тем лучше. Если у вас несколько целей и несколько проектов, то по каждому должен быть список задач — то есть план. Пример: «Снизить себестоимость продукции, повысить качество, изменить дизайн, увеличить срок службы изделий». Потом каждую поставленную задачу дробим на более мелкие задачи. План — это пошаговое руководство достижения цели.

4. Проведите ревизию ваших текущих задач

Запишите ваши ежедневные и еженедельные задачи, а также чистое время, которое одни у вас занимают. Чтобы узнать это, лучше провести хронометраж. Затем сложите время, потраченное на каждую задачу, и сравните получившееся число с сорокачасовой рабочей неделей.

Если время ваших задач намного больше 40 часов, то вам нужно уменьшать количество задач, например, с помощью помощника или совершенствовать методы их выполнения. Вы реально много работаете! Но вынужден вас огорчить. Совсем не факт, что вы выполняете только то, что нужно, и выполняете правильно.

Если время ваших задач меньше 40 часов, то вы много отвлекаетесь на посторонние дела, и с этим тоже надо бороться. Вы много времени тратите на логистику, коммуникации и поглотители времени. То есть вы много передвигаетесь, болтаете и сидите в соцсетях. Спланируйте маршруты, используйте разговоры только при необходимости или как отдых, измените привычки. Это сложно, но при желании, все возможно.

5. Проверьте свои задачи

На соответствие должностным обязанностям. Если какая-то задача в них не входит, можно самостоятельно выбросить ее из своего расписания или вернуть хозяину, сотруднику, который отвечает за данный участок работы.

На соответствие целям. Если задача не соответствует целям, измените ее или выбросьте из списка дел с разрешения руководителя. Например, закупка автомобилей BMW для руководства завода «АвтоВАЗ» не соответствует заявленной цели.

6. Ограничьте поток входящих задач

Говорите «нет» всему, что не соответствует целям и должностным обязанностям. Если вы предприниматель, не начинайте новые проекты. Наведите порядок в старых. Все важные задачи у вас уже выписаны, ими и занимайтесь. Если вы работаете на «АвтоВАЗе» и вам предлагают начать строить дома, то сначала надо разобраться со всеми задачами, связанными с авто.

7. Планируйте предстоящий день

План удобнее всего составлять вечером, проведя обзор текущего дня. Вы видите — что выполнено, а что не выполнено. Вы можете перенести часть задач на следующий день или запланировать следующий шаг по проекту. Если же составлять план утром, то вам сначала придется вспомнить, чем закончился минувший день, а это не совсем удобно. Плюс, когда вы планируете день с вечера, мозг уже с вечера начинает работать над новыми задачами.

Запишите в ежедневник или планировщик все предстоящие события. События — это задачи, привязанные ко времени: встречи, собрания, обеды.

Запишите задачи, которые предстоит выполнить. Для этого посмотрите план на неделю.

Расставьте приоритеты: «А» — сделать необходимо, «В» — сделать желательно, «С» — сделать хотелось бы.

Выделите главные среди первоочередных дел по схеме: «А1», «А2», «А3». В категориях «В» и «С», приоритеты следует расставить тогда, когда подойдет черед этих задач.

Запишите, сколько времени предположительно займет каждая задача.

Решите, какие задачи можно делегировать своим подчиненным.

8. Делегируйте задачи

Отдайте часть задач подчиненным или фрилансерам. Для этого нужно знать принципы делегирования и практиковаться. Я, например, составил себе шаблон делегирования — для более легкого освоения этого навыка.

9. Концентрируйтесь на задаче

Начните выполнять свой план с задачи «А1». Выполняйте одну задачу в один момент времени. Не отвлекайтесь ни на что, кроме пожара и землетрясения. Всех посетителей просите подождать до окончания выполнения срочных дел. Очень хорошо для выработки навыка концентрации подходит метод «Помидора». В течение 25 минут вы выполняете какую-то задачу, потом отдыхаете пять минут — и затем новая «помидорка». А приучив свое окружение к «помидоркам», вы увеличите свою продуктивность в разы.

10. Отдыхайте

Каждый час останавливайте работу на десять минут. Наш организм цикличен: нагрузка-разгрузка, сон-бодрствование, работа-отдых. Если его перегрузить, можно получить растяжение или переутомление. А это снизит производительность. Лучший отдых — это смена деятельности. Долго сидели — пройдитесь. Работали за компьютером — поговорите. А лучше всего послушайте музыку, погуляйте или поспите.

11. Улучшайте процессы

Вы ежедневно выполняете одинаковые задачи. Выберите такую, над которой вы работаете чаще всего. Опишите ее: для чего она нужна, как она продвигает вас к цели. Затем опишите ее, как процесс: из каких шагов она состоит, какие ресурсы или инструменты нужны, какие знания или инструкции необходимо иметь, что получается на выходе, сколько времени она занимает в сумме, и сколько занимает каждый этап в отдельности. Упростите задачу. Например, удалите один из шагов, не влияющих на качество, начните использовать другие инструменты или ресурсы, выберите другое время для выполнения задачи. Запишите и сохраните эту инструкцию. Затем опишите и измените все часто встречающиеся и продолжительные процессы, которые имеются в вашей работе. Для чего это нужно?

Во-первых, вы сократите продолжительность каждого процесса. Потому что в любом процессе, который не описан, есть лишние операции или потери времени между операциями.

Во-вторых, вы с легкостью сможете делегировать любой процесс. Когда вы разобрали работу по косточкам, объяснить, как ее выполнить, и проконтролировать результат, не составит труда.

В-третьих, вам легче будет планировать день, поскольку вы знаете, сколько времени занимает каждая задача. Не предполагаете, а именно знаете.

12. Держите голову пустой

Голова нужна, чтобы думать, а не помнить. Всю поступающую информацию переносите на бумагу или в компьютер, по возможности, сразу обрабатывайте и принимайте решение. Все задачи также записывайте и держите записи в одном месте, желательно — на виду у всех. Зачеркивайте выполненные задачи. Для чего? Чтобы окружающим было видно, что еще вам предстоит сделать. Чтобы вы видели собственный прогресс.

Еще один способ держать голову пустой — чек-лист. Выпишите все ежедневные повторяющиеся задачи и отмечайте выполнение каждой, чтобы не держать их в голове. Выполнил — вычеркнул. Например: проверить почту, провести планерку, составить акты, тренировать дыхание, убрать на столе.

13. Держите стол чистым

Любая лишняя скрепка отвлекает внимание и рождает такую череду мыслей, что после взгляда на нее, можно очнуться только через час, думая в это время о строении атома или спаривании ежей. Уберите со стола все, кроме необходимого. Одна ручка, один карандаш. Любая лишняя деталь будет напоминать о чем-то и отвлекать.

14. Верните себе любовь к работе

Для этого обратимся к методу потока Михайя Чиксентмихайи. Попробуйте сделать из работы игру. Для этого нужно:

Поставить цели. Спросите себя, каких карьерных или профессиональных высот вы хотите достичь. Выполните задание «колесо успеха», но только для отдельного сектора: «работа». В одном из исследований ученые установили: люди, записавшие то, как бы они улучшили работу, начинают чувствовать себя заметно увереннее.

Упростить или усложнить задачи. Нас останавливают как сложные, так и простые задачи. Первых мы боимся. Вторые вгоняют нас в тоску. Сложную задачу нужно разбить на части. Для простой нужно придумать новые правила. Установите время выполнения запланированных дел и попытайтесь в него уложиться.

Совершенствовать навыки. Спросите себя, какие навыки вам нужны, чтобы быстрее закончить самый длительный процесс. Потратьте время, чтобы улучшить этот навык, и вы в будущем сэкономите больше времени.

Концентрироваться на процессе. Получать удовольствие от процесса невозможно, если вы не вовлечены в него полностью.

Получать обратную связь. Обратной связью будут выполненные и вычеркнутые пункты плана.

Вывод

Только твердость в желании изменить ситуацию и комплексный подход помогут чудесному превращению вас из белки в колесе в хозяина жизни.

Ментальные ловушки

Когда-то давным-давно мне порекомендовали книгу Андре Кукла «Ментальные ловушки». Она была прочитана за одну ночь и борьба с ментальными ловушками началась. Сколько она длилась сказать сложно, может быть месяц, может быть год, но отпечаток свой оставила. Я до сих пор помню некоторые ловушки и пытаюсь с ними бороться. Иногда.

В последние несколько месяцев я стал часто натыкаться на рекомендации данной книги и решил прочитать её снова. Должен отметить, что это первая книга в жизни, которую я читаю повторно.

В этой статье я хочу поделиться с вами своим пониманием ментальных ловушек, способами борьбы с ними и удивлением от того насколько время меняет взгляд на вещи.

Что такое ментальные ловушки?

Ментальные ловушки это особенности нашего поведения, при которых КПД (коэффициент полезного действия, КПД= Полезная работа/Затраченная энергия.) стремится к нулю, то есть затраченная энергия превосходит полезную работу.

Какие существуют ментальные ловушки?

Упорство.

Амплификация

Фиксация

Реверсия

Опережение

Противление

Затягивание

Разделение

Ускорение

Регулирование

Формулирование

Начнём разбирать по порядку.

Упорство

Упорство — это продолжение работы, когда результат уже не важен.

Пример: вас попросили сказать речь на встрече и вы её готовите, но в это время позвонили и сказали, что встреча отменяется, но вы упорствуете и продолжаете репетировать речь.

Работа после звонка не несёт пользы, но время расходует.

Вспоминается, как в книге Сергея Лукъяненко офицер рассказывал, что их, учащихся военного училища приводили в кинотеатр и, не дав досмотреть фильм по тревоге поднимали и выводили из зала.

Скорее всего, в них воспитывали рефлекторное восприятие тревоги, но против упорства это тоже хороший приём. Если нам не нравится фильм мы продолжаем упорствовать и досматриваем его, убеждая себя что деньги потрачены, но стоимость потраченного времени выше стоимости билета.

Упорство чаще всего это привычный образ действий, не приносящий своей первоначальной пользы. Как частный случай — удовольствие без удовольствия. Вам раньше нравилось ухаживать за цветами, а теперь нет, но вы упорствуете и продолжаете их поливать и протирать от пыли.

После первого прочтения «Ментальных ловушек» я стал меньше упорствовать. Уже не досматриваю плохие фильмы и откладываю неинтересные книги.

Средство борьбы с упорством — это понимание того, что вы делаете и для чего, понимание цели вашего действия и ценности вашего времени.

Амплификация

Амплификация — это преувеличение, усиление — использование большего количества ресурсов, чем требуется.

Пример: вам необходимо было проанализировать 5 поставщиков, а вы проанализировали 10. Для чего? Чтобы быть уверенными чуть больше? Нужно тогда проанализировать ещё 10 поставщиков. А потом ещё 10. Никогда нельзя быть убеждённым в чём-то на 100%, всегда будут некоторые сомнения.

Работа по анализу шестого и последующих поставщиков — это трата лишних ресурсов. Пользы от второй пятёрки меньше, а времени затрачено столько же. Здесь можно вспомнить и закон Парето и закон убывания предельной полезности.

Амплификация рождается из неуверенности в том, что результат достигнут и как следствие постоянные проверки: «Я полил цветы? Нужно проверить».

Я бы назвал эту ловушку — ловушка перфекциониста.

Для борьбы с неуверенностью в достижении результата необходимо результат измерить количественно, а достижение фиксировать письменно в чек-листе или ежедневнике.

Фиксация

Фиксация — это состояние бездействия в ожидании чего-то.