Бесплатный фрагмент - Шпаргалки по УСН для ИП. 30 готовых решений

ПРЕДИСЛОВИЕ

Если ты открываешь эту книгу, скорее всего, у тебя нет бухгалтера, а разбираться в налогах и отчётности надо. И хочется не лекций на 20 страниц, а чёткого ответа: «Сделай так — и будет правильно». Именно для этого и созданы эти шпаргалки.

Книга написана специально для тех, кто ведёт микробизнес: ИП на УСН, небольшие компании, самозанятые, которые совмещают учёт с реальной работой. Твоя задача — не выучить Налоговый кодекс наизусть, а быстро находить решение типовой задачи: как посчитать налог, что делать с авансом, как оформить выплату сотруднику, какие отчёты сдать и когда.

Как пользоваться книгой

Всё устроено максимально просто:

— Определи задачу. Например: «Надо посчитать авансовый платёж за полугодие» или «Сотрудник ушёл в отпуск — какие проводки и взносы?».

— Найди нужный блок. Внутри книги шпаргалки сгруппированы по ситуациям: «Доходы и расходы», «Сотрудники и выплаты», «Отчёты и сроки», «Ошибки и риски».

— Следуй шагам. В каждой шпаргалке — понятный алгоритм: что именно сделать, какие документы оформить, какие суммы учесть, какие даты не пропустить.

— Смотри примеры. К каждому решению приведён короткий пример с цифрами, чтобы ты сразу понял, как это работает в реальной жизни.

— Проверь подводные камни. В конце каждой шпаргалки — список типичных ошибок и нюансов, из-за которых чаще всего доначисляют налоги или выписывают штрафы.

Такой формат экономит время: ты не читаешь теорию ради теории, а сразу получаешь рабочий инструмент.

Важное предупреждение

Эти шпаргалки — практические инструкции для типовых ситуаций. Они помогают быстро и правильно решать повседневные задачи учёта и отчётности на УСН. Но если у тебя нестандартная ситуация (например, работа с иностранными контрагентами, дробление бизнеса, спорные расходы, выездная проверка), обязательно проконсультируйся с налоговым специалистом. Никакая шпаргалка не заменит профессионального разбора сложного случая.

Законодательство меняется, и в книге учтены актуальные нормы и изменения 2026–2027 годов. Если появятся новые поправки, следи за обновлениями — но даже в текущих условиях эти решения помогут тебе уверенно вести учёт и не переплачивать налоги.

Пусть цифры перестанут быть головной болью, а станут твоим помощником в развитии дела. Удачи в бизнесе!

Блок 1. Основы и лимиты

Шпаргалка 1. Как проверить, не превысили ли вы лимит дохода для УСН в 2026–2027 годах (с учётом коэффициента-дефлятора 1,09: 490,5 млн руб. в год)

Главный ориентир: в 2026–2027 годах лимит дохода для сохранения права на УСН — 490,5 млн рублей в год.

Эта цифра получилась так: базовый лимит (450 млн руб.) умножили на коэффициент-дефлятор 1,09 (его утвердил приказ Минэкономразвития России от 06.11.2025 №734). Норма закреплена в п. 2 ст. 346.12 НК РФ.

Как проверить

Действуйте по шагам:

— Соберите все доходы. Берите данные из Книги учёта доходов и расходов (КУДиР). Доходы считаются кассовым методом: то есть в базу попадает сумма в момент фактического поступления денег (на счёт, в кассу), а не в момент отгрузки или подписания акта. Включайте доходы от реализации и внереализационные (те, что признаются в таком же порядке, как на ОСНО — см. п. 1 ст. 346.15 НК РФ).

— Сложите нарастающим итогом. Не смотрите только на квартал или месяц. Считаете сумму с 1 января по текущую дату (или по 31 декабря). Именно так вы поймёте, не перешагнули ли вы порог в 490,5 млн руб. в какой-то момент года.

— Сравните с лимитом. Если на какую-то дату сумма превысила 490,5 млн руб. — лимит нарушен.

Пример:

— За первое полугодие 2026 года доход составил 300 млн руб.

— В августе пришла крупная оплата — ещё 200 млн руб.

— Нарастающим итогом: 300 +200 = 500 млн руб. Это выше лимита (490,5 млн руб.). Значит, с 1 сентября 2026 года вы утрачиваете право на УСН и переходите на ОСНО.

Нормативные акты и изменения 2026–2027 годов

Федеральный закон от 28.11.2025 №425-ФЗ — именно он внёс изменения в НК РФ, увеличив лимит с 450 до 490,5 млн руб. за счёт коэффициента-дефлятора.

Важно не путать: этот лимит (490,5 млн) — для сохранения самого режима УСН. Есть отдельный, более низкий порог для освобождения от НДС (в 2026 году — 20 млн руб., в 2027 — 15 млн руб.). Превышение «НДС-лимита» не лишает права на УСН, но обязывает платить налог.

Типичные ошибки

Игнорируют нарастающий итог. Смотрят только на квартал и успокаиваются, хотя в сумме за год лимит может быть превышен.

Неправильно определяют, что включать в доход. Например, ошибочно включают курсовые разницы (на УСН они в базу не входят — см. письмо Минфина от 31.05.2024 №03-15-05/50540). Или, наоборот, забывают про внереализационные доходы.

Не учитывают совмещённые режимы. Если вы совмещаете УСН с патентом (ПСН), для проверки лимита нужно суммировать доходы по обоим режимам.

Пропускают момент превышения. Не ведут регулярный контроль в течение года. А налоговая отслеживает это в реальном времени через выписки и может зафиксировать нарушение раньше вас.

Не исключают суммы, которые по закону не учитываются. Например, некоторые поступления (перечисленные в ст. 251 НК РФ или в п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ) в лимит не входят.

Что делать, если лимит превышен?

Согласно п. 4 ст. 346.13 НК РФ, право на УСН утрачивается с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение. Вам нужно:

— Прекратить применять УСН.

— Перейти на общую систему налогообложения (ОСНО).

— Начать исчислять и уплачивать налоги по правилам ОСНО (НДС, налог на прибыль для организаций или НДФЛ для ИП).

— При необходимости подать уточнённые декларации и рассчитать доначисления.

Совет: раз в квартал делайте такой расчёт нарастающим итогом и закладывайте буфер, если видите, что рост выручки близок к лимиту. Так вы сможете заранее обсудить с бухгалтером или налоговым консультантом стратегию — например, подумать о добровольном переходе на другой режим.

Шпаргалка 2. Когда на УСН появляется обязанность платить НДС и как выбрать ставку (5% или 7%)

Когда возникает обязанность платить НДС?

Обязанность появляется, когда доход превышает установленный лимит.

Ключевой момент: лимит оценивают отдельно за прошлый календарный год и нарастающим итогом в текущем.

— Если за прошлый год доход не превысил лимит — освобождение действует автоматически с начала текущего года. Уведомлять налоговую не нужно.

— Если в течение текущего года доход превысил лимит — обязанность платить НДС возникает с 1-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором произошло превышение.

Важное изменение 2026 года: Федеральным законом от 04.07.2026 №228-ФЗ лимит в 20 млн рублей для освобождения от НДС заморозили на период 2026–2029 годов.

То есть в 2027 году правило то же: если доход за предыдущий год и в течение текущего не превысил 20 млн руб. — освобождение сохраняется.

Как считать доходы для лимита?

Применяйте кассовый метод: доход возникает в момент поступления денег на счёт, в кассу или погашения долга иным способом. При этом:

— При объекте «доходы минус расходы» расходы не уменьшают сумму доходов для расчёта лимита.

— Если вы агент или комиссионер — в лимит включается только ваше вознаграждение, а не вся сумма по договору.

— Если совмещаете УСН с ПСН — складывайте доходы по обоим режимам (по ПСН берётся фактический доход, а не потенциальный из патента).

— Не учитывайте положительные курсовые разницы и некоторые субсидии.

Пример: ИП на УСН в 2025 году имел доход 18 млн руб. — он освобождён от НДС с 1 января 2026 года. Если в августе 2026 года его доходы с начала года превысят 20 млн руб., он становится плательщиком НДС с 1 сентября.

Нормативные акты: п. 1 и п. 5 ст. 145 НК РФ (в редакции Закона №228-ФЗ).

Как выбрать ставку: 5% или 7%?

Когда обязанность возникла, у вас есть выбор:

— Пониженные ставки: 5% или 7%. Но при их применении в общем случае нельзя принимать к вычету «входной» НДС (тот, что вам предъявляют поставщики).

— Стандартные ставки: 22%, 10%, 0%. При них вы получаете право на вычет входного НДС.

Лимиты для пониженных ставок (с учётом коэффициента-дефлятора 1,09 на 2026 год):

— 5% — если доход с начала года не превышает 272,5 млн рублей.

— 7% — если доход с начала года находится в диапазоне от 272,5 до 490,5 млн рублей.

Как принять решение?

Посмотрите на структуру ваших расходов:

— Выбирайте 5% или 7%, если у вас низкая доля расходов с НДС (например, вы работаете в основном с физлицами или с поставщиками, которые не выставляют счета-фактуры).

— Выбирайте стандартные ставки, если у вас много закупок с НДС (вы производитель, много закупаете у юрлиц с НДС) — вычет может сделать эту модель экономически выгоднее.

Важное правило: при применении пониженных ставок (5% или 7%) вы обязаны применять выбранную ставку не менее 12 кварталов подряд. Но есть послабление для тех, кто впервые стал плательщиком НДС в 2026 году: в течение первого года (четырёх кварталов) можно однократно отказаться от пониженной ставки и перейти на стандартную (22%) с правом на вычет.

Пример: В первом квартале доход составил 200 млн руб. — вы применяете ставку 5%. Во втором квартале доход перевалил за 272,5 млн руб. — со следующего месяца автоматически переходите на ставку 7%.

Нормативные акты: ст. 164 НК РФ (пункты, регулирующие ставки 5% и 7%), ст. 171 НК РФ (о вычете «входного» НДС).

Типичные ошибки

Неправильный учёт доходов для лимита. Например, включение расходов при объекте «доходы минус расходы» или учёт положительной курсовой разницы.

Пропуск момента перехода. Не отследить, в каком месяце превышен лимит, и начать начислять НДС раньше или позже.

Неверный выбор ставки без анализа структуры расходов. В итоге налоговая нагрузка оказывается выше, чем могла бы быть.

Попытка одновременно применять разные пониженные ставки по разным видам деятельности. Ставка определяется общим лимитом дохода, а не отдельными операциями.

Забыть, что даже при освобождении от НДС по лимиту вы остаётесь налоговым агентом или обязаны платить НДС при импорте.

Шпаргалка 3. Как считать лимит для НДС, если вы совмещаете УСН с другим режимом (например, патентом) — доходы суммируются.

Как считать лимит

Главное правило: при совмещении УСН с другим режимом (например, ПСН) для контроля лимита по НДС доходы суммируются. То есть вы складываете все фактически полученные деньги: и те, что отразили в книге учёта доходов по УСН, и те, что зафиксировали в книге учёта доходов по патенту.

Важное уточнение по ПСН: для целей лимита по НДС берётся фактически полученный доход по патенту, а не потенциальный (тот, из которого рассчитывалась стоимость самого патента).

Как меняется лимит со временем (с учётом изменений 2026–2027 гг.):

— 2026 год: лимит для освобождения от НДС — 20 млн руб. (за предыдущий год или нарастающим итогом в текущем).

— 2027 год: лимит снижается до 15 млн руб. (для освобождения в 2027 году смотрят на доходы за 2026 год).

Важное изменение 2026 года: Федеральным законом от 04.07.2026 №228-ФЗ лимит в 20 млн руб. для целей НДС на УСН заморозили на период 2026–2029 годов.

То есть в 2027 и 2028 годах для УСН действует 20 млн руб., а вот для ПСН в 2027 году лимит уже 15 млн руб. — это частая точка путаницы.

Когда возникает обязанность платить НДС? Если в какой-то момент нарастающим итогом с начала года суммарный доход превысил лимит — обязанность платить НДС возникает с 1-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло превышение.

Пример

ИП совмещает УСН и ПСН. В течение 2026 года:

— по УСН получено 12 млн руб.;

— по ПСН (фактически) — 9 млн руб.

Суммарно — 21 млн руб., что превышает лимит в 20 млн руб. Обязанность платить НДС возникнет с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором сумма перевалила за 20 млн (например, если лимит превысили в июле — с августа).

Типичные ошибки

Учитывают потенциальный доход по ПСН. Для лимита по НДС нужен только фактический доход.

Разделяют учёт для разных целей. Да, для самого патента и для УСН нужно вести раздельный учёт доходов, расходов, имущества. Но для контроля лимита по НДС доходы всегда суммируются.

Не отслеживают нарастающим итогом. Лимит проверяется не по итогам года, а ежемесячно — чтобы вовремя заметить превышение и начать действовать.

Путают лимиты для разных режимов. В 2027 году для УСН (НДС) лимит 20 млн руб., а для сохранения права на ПСН — уже 15 млн руб.. Превышение лимита ПСН не всегда сразу делает вас плательщиком НДС — нужно смотреть, какой режим «сработал» первым.

Нормативные акты

— п. 1 и п. 5 ст. 145 НК РФ (в редакции Закона №228-ФЗ) — про лимит и освобождение от НДС;

— п. 6 ст. 346.45 НК РФ — про суммирование доходов при совмещении УСН и ПСН для целей контроля лимитов;

— п. 8 ст. 346.18 НК РФ — про обязанность вести раздельный учёт при совмещении режимов.

Блок 2. Учёт и документы

Шпаргалка 4. Как заполнять КУДиР: какие строки для «Доходов», какие для «Доходов минус расходы», какие документы прикладывать.

Что заполнять

Структура КУДиР единая, но набор разделов зависит от объекта налогообложения.

Титульный лист. Заполняется одинаково в любом случае: указываете налоговый период (год), ИНН, объект налогообложения («доходы» или «доходы минус расходы») и другие реквизиты.

Раздел I («Доходы и расходы»). Основной раздел для обоих объектов. В нём несколько граф:

— Графа 1 — порядковый номер операции (нумерация сквозная за весь период).

— Графа 2 — реквизиты первичного документа (номер и дата: платёжное поручение, кассовый чек, акт, накладная).

— Графа 3 — краткое содержание операции (например, «Получена оплата от ООО „Ромашка“ за услуги» или «Возврат предоплаты покупателю»).

— Графа 4 — сумма дохода. Сюда попадают поступления от реализации, внереализационные доходы.

Важное изменение 2026–2027 годов: если вы стали плательщиком НДС (5% или 7%), в эту графу вносите доход без суммы НДС. Иначе база по УСН завысится. Возвраты покупателям отражаются здесь же, но со знаком «минус».

— Графа 5 — расходы. Здесь ключевое различие:

— При объекте «доходы» эту графу обычно не заполняют, потому что расходы не уменьшают налоговую базу. Исключение: можно отразить расходы за счёт целевых поступлений (субсидии на развитие бизнеса, выплаты на содействие самозанятости) — в этом случае сумму вносят и в графу 4 (как доход), и в графу 5.

— При объекте «доходы минус расходы» в графу 5 вносят расходы, которые соответствуют критериям: они должны быть в перечне (с 2026 года перечень сделали открытым — можно учитывать больше обоснованных затрат, не запрещённых ст. 270 НК РФ), экономически обоснованы, документально подтверждены и оплачены. Для покупных товаров дополнительно нужно, чтобы они были оприходованы и реализованы.

Раздел II. Заполняется только при объекте «доходы минус расходы». Здесь отражают расходы на приобретение, создание, достройку, модернизацию основных средств и нематериальных активов.

Раздел III. Тоже только для «доходы минус расходы». Предназначен для учёта убытков прошлых лет, которые можно перенести на текущий период.

Раздел IV. Заполняют только плательщики торгового сбора (актуально в основном для Москвы).

Справка к разделу I. Заполняется только при объекте «доходы минус расходы» по итогам года. В ней подводятся итоги:

строка 010 — общая сумма доходов за год (итог графы 4 раздела I),

строка 020 — общая сумма расходов (итог графы 5),

строка 040 — налоговая база (разница между доходами и расходами, с учётом строки 030, если в прошлом году платили минимальный налог).

Какие документы прикладывать

Главное правило: любая запись в КУДиР должна быть подтверждена первичным документом. В графе 2 вы указываете реквизиты этого документа, а сам оригинал (или копию) нужно хранить. В зависимости от операции это могут быть:

— платёжные поручения (при безналичных расчётах);

— кассовые чеки или бланки строгой отчётности (при наличных расчётах);

— акты выполненных работ или оказанных услуг;

— накладные (при покупке товаров или материалов);

— договоры.

Примеры

Доход.

15 июня 2026 года на расчётный счёт поступила оплата от клиента за услуги. В КУДиР делаете запись:

— графа 1 — порядковый номер,

— графа 2 — номер и дата платёжного поручения,

— графа 3 — «Получена оплата за консультационные услуги по договору №…»,

— графа 4 — сумма дохода (без НДС, если вы плательщик НДС).

Расход (объект «доходы минус расходы»).

Вы купили и оплатили материалы для производства, получили накладную и акт. В графе 5 раздела I отражаете сумму расхода. Если материалы ещё не списаны в производство, расход пока не признаётся.

Возврат.

Покупатель вернул товар, вы вернули ему деньги. В графе 4 раздела I делаете запись со знаком «минус».

Типичные ошибки

Отсутствие первичных документов. Если нет чека, акта или накладной, налоговая при проверке может снять расход или не признать доход.

Неверная дата признания. На УСН доходы признаются кассовым методом — в момент поступления денег, а не в момент отгрузки.

Включение в доходы сумм, которые не облагаются УСН (например, личные средства ИП, внесённые на счёт, или займы).

Включение в расходы затрат, которые не соответствуют критериям (нет документа, расход не в перечне, не оплачен).

Задвоение операций. Например, отражение одной и той же оплаты дважды — по отчёту кассы и по банковской выписке.

Смешивание операций по разным режимам. Если вы совмещаете УСН с другим режимом (например, ПСН), нужно вести раздельный учёт: доходы и расходы по УСН — в КУДиР, по другому режиму — в своих книгах.

Некорректная работа с НДС. Если вы стали плательщиком НДС, важно не включать сумму налога в доходы КУДиР.

Нормативные акты и изменения

Порядок заполнения КУДиР утверждён Приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

— Статья 346.15 НК РФ — про определение доходов для УСН.

— Статья 346.16 НК РФ — перечень расходов, учитываемых при объекте «доходы минус расходы» (с 2026 года перечень стал открытым).

— Статья 346.17 НК РФ — правила признания доходов и расходов (кассовый метод, условия для расходов).

Совет

Ведите КУДиР регулярно, не откладывая на конец года. Сверяйте итоги книги с оборотами по счетам и кассе — это поможет вовремя заметить расхождения. Если нашли ошибку в прошлом периоде, оцените, влияет ли она на налог: при влиянии нужно подать корректирующую декларацию и исправить книгу.

Шпаргалка 5. Как исправить ошибку в КУДиР: алгоритм и образец записи.

Алгоритм исправления

— Определите суть ошибки. Поймите, что именно неверно: сумма, реквизиты документа, сама операция (например, дважды записали доход или учли расход, который по закону не принимается).

— Решите, как исправлять в зависимости от формата.

— Бумажная КУДиР. Аккуратно зачеркните неверную запись одной тонкой чертой — так, чтобы исходное можно было прочитать. Рядом впишите правильное значение. На полях сделайте надпись «Исправленному верить» (или «Исправлено верно»), поставьте дату исправления, подпись ответственного лица (ИП, руководителя) и печать — если она есть.

Важно: не используйте корректор или лезвие — это нарушение.

— Электронная КУДиР. Если книга ещё не распечатана — просто отредактируйте данные в программе. Если уже распечатана и прошита — действуйте как с бумажной: внесите исправление от руки с заверением.

— Обоснуйте исправление. К записи желательно приложить документ-основание: бухгалтерскую справку, копию первичного документа (акта, накладной, выписки), который подтверждает верную информацию. Это сильно упростит жизнь при проверке.

— Пересчитайте итоги. После исправления одной строки часто нужно пересчитать промежуточные итоги (по кварталу) и годовой итог в Справке к разделу I.

— Оцените влияние на налог. Это ключевой момент для дальнейших действий:

— Если ошибка занизила налоговую базу (вы заплатили меньше налога, чем должны были) — помимо исправления в КУДиР нужно подать уточнённую декларацию по УСН, доплатить налог и перечислить пени.

— Если ошибка привела к переплате налога — исправлять её в прошлом периоде не обязательно. Можно учесть корректировку в текущем периоде (пересчитать базу там).

Пример записи

Ситуация: в КУДиР ошибочно записали доход 100000 руб. (поступление от клиента), хотя на самом деле клиент вернул предоплату — эту сумму нужно было отразить со знаком «минус».

Как исправить в КУДиР:

На полях рядом с этой строкой сделайте запись: «Исправленному верить. Ошибка: ошибочно отражён доход вместо возврата.

Основание: бухгалтерская справка №1 от 15.07.2026». Поставьте дату, подпись.

Типичные ошибки

Неверные реквизиты или сумма в записи (опечатка в номере акта, завышена/занижена сумма).

Двойное отражение одной операции (например, доход записали и по кассовому отчёту, и по банковской выписке).

Включение в базу доходов, которые не облагаются (личные средства ИП, внесённые на счёт; возврат переплаты по налогу).

Учёт в расходах затрат, которых нет в перечне ст. 346.16 НК РФ (штрафы, пени по налогам).

Неправильное отражение НДС. С 2026 года, если вы стали плательщиком НДС (5% или 7%), в графу 4 раздела I (доходы) нужно вносить сумму без НДС. Если этого не сделать, база по УСН завысится.

Не учтён возврат. При возврате товара или аванса не сделана корректирующая запись (со знаком «минус»).

Нормативные акты

Порядок заполнения КУДиР утверждён Приказом Минфина России от 22.10.2012 №135н (в части правил ведения и исправления).

Сама форма книги закреплена в Приложении №2 к Приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

Правила работы с ошибками в налоговой отчётности закреплены в ст. 81 НК РФ (про уточнённые декларации) и ст. 54 НК РФ (о пересчёте базы в текущем периоде при переплате).

Несколько советов

Не откладывайте исправление — чем раньше заметите, тем проще скорректировать.

Если ошибка сложная или вы не уверены в последствиях, проконсультируйтесь с бухгалтером или налоговым консультантом.

При работе в учётной программе периодически проверяйте, как она формирует КУДиР — автоматизация снижает риск ручных ошибок, но контроль всё равно нужен.

Главное — чётко следуйте алгоритму, обосновывайте исправление и оценивайте влияние на налог — и всё будет в порядке!

Шпаргалка 6. Как подтвердить расход при УСН «Доходы минус расходы»: какие первичные документы нужны (накладные, акты, платёжки).

Какие документы нужны

Нет единого жёсткого списка — набор зависит от вида расхода. Главное, чтобы документы в совокупности подтверждали три вещи: саму операцию, её экономическую обоснованность и факт оплаты. Обычно собирают такой комплект:

— Договор. Фиксирует намерения сторон и условия сделки.

— Документ о получении товара/услуги. Товарная накладная (например, ТОРГ-12), универсальный передаточный документ (УПД) или акт выполненных работ/оказанных услуг. В акте для услуг важно детальное описание: не просто «консультационные услуги», а «проведение аудита кадрового делопроизводства за апрель 2026 года».

— Платёжный документ. Подтверждает фактическую оплату: платёжное поручение, выписка банка, кассовый чек, а при работе с самозанятыми — чек, который они выписывают при получении денег.

Дополнительные документы помогают доказать экономическую обоснованность:

— Для представительских расходов: приказ руководителя о проведении мероприятия, смета, отчёт о результатах.

— Для расходов на обучение сотрудников: приказ о направлении, договор с образовательной организацией, акт о прохождении обучения.

— Для цифровых услуг (ПО, облачные сервисы): скриншоты личного кабинета, отчёты о проделанной работе, техническое задание.

— Для потерь (порча, хищение): акт о браке, справка из полиции, акт от МЧС или управляющей компании.

Нормативная база

Ключевая норма — статья 346.16 НК РФ. Важное изменение 2026 года: в неё добавили подпункт 45, и перечень расходов стал открытым. Теперь можно учитывать любые затраты, если они прямо связаны с бизнесом, экономически обоснованы и документально подтверждены — по правилам главы 25 НК РФ (как для налога на прибыль).

При этом есть ограничения: нельзя учитывать расходы из статьи 270 НК РФ (дивиденды, пени и штрафы в бюджет, взносы в уставный капитал, личные расходы).

Также опирайтесь на статью 252 НК РФ — она определяет, что такое документально подтверждённые расходы.

Примеры

Покупка канцтоваров. Накладная (или УПД) + кассовый чек + служебная записка, подтверждающая, что канцтовары нужны для работы офиса.

Аренда офиса. Договор аренды + акт приёма-передачи помещения + платёжное поручение.

Оплата услуг дизайнера. Договор + акт с детальным описанием выполненных работ (например, «разработка логотипа в трёх вариантах») + платёжный документ.

Типичные ошибки

Неполный комплект. Например, есть акт и платёжка, но нет договора — налоговая может усомниться в реальности сделки. Или есть только кассовый чек без накладной/акта: чек подтверждает оплату, но не факт получения товара или услуги.

Некорректное оформление. В документах отсутствуют обязательные реквизиты (подпись, печать, дата, расшифровка), есть исправления без пометки «Исправленному верить».

Необоснованность расхода. Расход формально подтверждён документами, но не связан с деятельностью, направленной на получение дохода. Например, в расходах отразили покупку горнолыжного снаряжения для руководителя — налоговая сочтёт это личной тратой.

Преждевременное признание. На УСН действует кассовый метод: расход признают только после фактической оплаты. Нельзя включить в расходы аванс, по которому товар ещё не получен или услуга не оказана. Для товаров есть нюанс: их стоимость включают в расходы только после реализации.

Игнорирование специфики. Например, для представительских расходов есть норматив (не более 4% от расходов на оплату труда) — если превысить, сверхнормативную часть налоговая не примет.

Совет

Храните все первичные документы в порядке — при проверке ФНС может запросить обоснование любой суммы. Если копируете документ, убедитесь, что копия правильно заверена (слово «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата).

Главное правило: даже с открытым перечнем расходов с 2026 года требование об оплате сохраняется, а каждый расход должен быть обоснован. Если сомневаетесь в каком-то виде затрат — проконсультируйтесь с бухгалтером или налоговым консультантом, чтобы избежать рисков при проверке.

Блок 3. Расходы (для объекта «Доходы минус расходы»)

Шпаргалка 7. Какие расходы теперь можно учитывать с 2026 года (открытый перечень): улучшение НМА (модернизация ПО, доработка сайта), представительские, маркетинг, консультации, СОУТ.

Что теперь можно учитывать

Улучшение НМА (модернизация ПО, доработка сайта). Раньше такие затраты часто не принимали, так как в закрытом перечне их не было. Теперь подп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ прямо разрешает учитывать расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение НМА.

Например: обновление 1С с добавлением нового модуля, доработка сайта (новый функционал, редизайн интерфейса), модернизация мобильного приложения.

Важно: НМА должен быть принят к бухгалтерскому учёту, использоваться в бизнесе и фактически оплачен.

Представительские расходы. Раньше на УСН их учитывать было нельзя. С 2026 года подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (по правилам главы 25 НК РФ) позволил это делать. Это затраты на деловые встречи, бизнес-ужины, приём делегаций.

Нюанс: есть лимит — не более 4% от расходов на оплату труда за отчётный период.

Маркетинг. Под тот же подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ теперь подпадают многие маркетинговые траты: реклама в соцсетях, SEO-продвижение, таргет, контент-маркетинг, аналитические исследования рынка, услуги по разработке маркетинговой стратегии. Ключевое — связь с деятельностью, направленной на получение дохода.

Консультации. Консультационные и информационные услуги (юридические, управленческие, отраслевые) тоже можно включать в расходы. Например, консультация юриста по договору или совет бизнес-тренера по оптимизации процессов.

СОУТ (специальная оценка условий труда). Ранее Минфин высказывал сомнения в возможности учёта таких расходов на УСН. Сейчас подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (в связке с подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ) позволяет их признавать. Главное — заказывать СОУТ у специализированной организации.

Нормативная база

Федеральный закон от 28.11.2025 №425-ФЗ — внёс изменения в ст. 346.16 НК РФ.

Подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — сделал перечень открытым: теперь можно учитывать «иные расходы» по правилам главы 25 НК РФ.

Ст. 252 НК РФ — закрепляет общие критерии: расход должен быть экономически обоснован, направлен на получение дохода и документально подтверждён.

Ст. 270 НК РФ — содержит перечень расходов, которые нельзя учитывать ни при каких обстоятельствах (например, пени и штрафы в бюджет, безвозмездно переданное имущество).

Типичные ошибки

Нет деловой цели. Даже при открытом перечне налоговая снимет расход, если не видна прямая связь с бизнесом. Например, учесть в расходах покупку горнолыжного снаряжения для руководителя как «консультацию по отдыху сотрудников» не получится.

Неполный или некорректный пакет документов. Для каждой категории нужен свой комплект. Для модернизации НМА — договор, акт выполненных работ, приказ о модернизации. Для представительских — приказ о проведении мероприятия, смета, отчёт о результатах, чеки/акты. Отсутствие какого-либо звена — риск отказа.

Игнорирование лимитов. Для представительских расходов обязателен лимит в 4% от ФОТ.

Признание до оплаты. На УСН действует кассовый метод: расход признаётся только после фактической оплаты. Предоплата не уменьшает налоговую базу.

Попытка учесть запрещённое. Даже при открытом перечне нельзя списывать расходы из ст. 270 НК РФ.

Совет

Рекомендация закрепить в учётной политике на 2026 год чёткие критерии, по которым вы будете оценивать «иные расходы». Это снизит риски споров с налоговой при проверках.

Шпаргалка 8. Какие расходы по-прежнему нельзя учесть (дивиденды, пени в бюджет, взносы в уставный капитал, личные траты).

Что нельзя учесть

Дивиденды. Это выплаты учредителям из чистой прибыли, а не расход на ведение бизнеса.

Пример ошибки: компания учла в расходах выплату дивидендов участникам — налоговая снимет эту сумму, так как это распределение прибыли, а не затраты на деятельность.