Бесплатный фрагмент - Сценарии и технологии проведения совещаний

Секрет эффективности совещания прост — надо правильно определить тип совещания, довести его формат заранее и дать свободу коллективному разуму выбрать самую полезную для дела идею.

ЕМВА, Крахотин Александр

Введение

Главным ресурсом, которого так не хватает компаниям для реализации стратегий и планов, является время. Это единственный ресурс, который невозможно взять взаймы в прямом смысле. Люди тратят время в соответствии с тем видением, которое у них складывается на основе знаний и полученного опыта. Большинство уверено, что их действия безопасны и для них, и для их организаций. Это заблуждение является кардинальным и ведёт компании к фатальным последствиям. Теория чёрных лебедей живёт пока. Хотя её спорные аналоги рождены низкой мотивацией управленцев к аналитике. Примерно половина населения не склонна к этому виду деятельности, а есть страны, где население сознательно отворачивали от анализа.

Если вы в меньшинстве и решили поискать время для новых шагов к успеху, то эта книга для Вас.

Поиск потерянного времени начинается с определения генераторов потерь и воров времени. К генераторам потерь можно отнести мероприятия, которые не продуманны заранее, у которых не было чётких целей, которые начинались спонтанно или не имели грамотного сценария (и сценариста).

Главным генератором потерь является совещание. Работники одного из предприятий тяжелой промышленности признались, что используют совещания для отдыха. Объяснение этому явлению находилось в корпоративной культуре: переработка в компании составляла от 15 до 25% и никак не учитывалась.

Число совещаний на предприятии в кондитерской промышленности удивило не меньше: их количество колебалось от 40 до 170. Средняя длительность не менее 35 минут. Какое время руководители реально работали? Что происходило на линиях и в цехах в их отсутствие?

В строительном бизнесе одна из крупнейших компаний в 2021 году практиковала сбор менеджеров в час ночи. На совещании заместитель директора вёл двухчасовые монологи, а затем распускал персонал по домам до 8 утра.

Есть и положительный пример: на площади трёх вокзалов работала крупная группа компаний, которая практиковала постановку задач для 56,000 человек за полчаса. Однако и она имела в культуре правило работать по 10—12 часов в день, включая субботы. Автор книги эту тенденцию остановил. Ведь люди уставали так, что с трудом передвигались. Напомню, что в условиях Москвы дорога до дома занимала у них от часа до двух. У уставших людей и реакция на события запаздывает и креатив исчезает. Не так ли?

Итак, одним из генераторов потерь, как и успеха, являются совещания.

1. Виды совещаний

Совещание представляет собой взаимодействие с целью воздействия людей друг на друга. Для повышения эффективности любого дела и процесса требуются анализ, планирование, чёткая организация, создание атмосферы заинтересованности, контрольные мероприятия, отстройка коммуникаций, решительность, создание баз данных. Из перечисленного следует, что требуются сценарии. Один из сценариев предусматривает очень редкие замечания ведущего, а другой больше похож на лекцию.

Совместное вещание? Вариантов, следующих из морфологического анализа слова много. Это как в случае с возделыванием огорода. Вариантов погружения лопаты в землю много, а верный и рациональный всего один.

Представьте себе ситуацию, когда вы входите в зал, где идёт какое-то мероприятие. Представили? Вы садитесь на свободное место недалеко от входа. И что происходит дальше? Лично я стараюсь определить тип мероприятия. Понять его скрытые и явные цели. А вы?

В век, когда время подорожало, понимание координат и «векторов» развития событий имеет кардинальное значение. Не так ли?

Человечество озабочено тем, что численность населения уже критична для природы. И оно начинает или начало воздействие на популяцию. Полезность и эффективность людей является мерилом для принятия решений. Стоит задуматься? А значит стоит подумать и о качестве используемого времени.

Работа занимает большую часть жизни. А совещания имеют львиную долю в рабочем времени многих стареющих предприятий. Если учесть, что качество коммуникаций влияет на затраты и уровень потерь, то состояние дел можно спрогнозировать побывав на совещаниях в отделах или управлениях. Иногда такая экскурсия лучше, чем аудит. Шутка.

Для меня лично важным показателем, определяющим эффективность, является наличие сценария, его качество, соответствие целей содержанию событий.

Писать о том, что совещание представляет собой собой форму делового общения не буду. И так ясно. То, что на нём обсуждаются производственные вопросы тоже.

Главным действием описываемого события является монолог или диалог. Но сегодня его можно заменить перепиской. А большинство совещаний легко заменяются рациональными приказами и инструкциями. Устаревшие предприятия можно определить по… монологам на совещании. Выходит руководитель и «широко излагает свою мысль». Зачастую эта мысль «растекается по дереву», а совещание превращается в шоу с одним участником. Бывают монологи, которые достойны оваций. Но место их авторам на другой сцене. Монологи не только вредны, но и опасны с точки зрения логики процесса. Понимают ли это руководители предприятия? В двадцати случаях из ста не понимают, в 60 случаях догадываются и корят себя, а в 25—17 случаях знают о проблеме. Только 2—3 процента немедленно приступают к решению задачи повышения отдачи от совместных встреч.

Организатором это волшебства (совещания) является руководитель. Не всегда, но в России именно он назначает, отменяет, видоизменяет процесс общения. Целью совещания могут быть вовлечение персонала, его стимулирование к эффективному труду, подбор лучших решений, снятие стресса и даже отдых. На крупном предприятии одной из важных отраслей число совещаний достигало 190 в месяц. И мастера откровенно говорили, что используют совещание для экономии энергии.

Теперь о классификации. Есть попытки классификации совещаний. Не все они успешны и научны.

Такие названия, как «планёрка», «пятиминутка», «собрание» употребляются чаще всего. Но они не подходят ни по форме, ни по содержанию, ни по контексту. Планирование представляет собой довольно четкий и регламентированный процесс. «Пятиминутка» своим звучанием будит фантазию и говорит просто о временных рамках. «Собрание» ближе к светскому рауту. Само звучание этих слов говорит о наличии управленческих ошибок априори.

Наименование совещаний имеет значение. Ведь в 90% случаев человек узнаёт о типе совещания в процессе, на уровне подсознания, а в 5% случаев не узнаёт тип мероприятия вообще. Часто загадкой остаются и окончательные ожидания от него…