Руководи как люди

ВВЕДЕНИЕ

При подготовке данного пособия автор исходил из того, что члены общества, принадлежащие к когорте менеджеров, руководствуются в своей профессиональной деятельности известным тезисом «плох тот солдат, который не мечтает стать генералом», или, иными словами, плох тот менеджер, который не мечтает стать топ-менеджером.

Само собой, в силу разных обстоятельств вскочить в карьерный скоростной лифт удается далеко не всем соискателям звания менеджера высшего звена и основной массе начинающих руководителей приходится настроиться на продолжительное взбирание по подчас довольно скользкой карьерной лестнице. Но выстраивание карьеры требует определенных навыков и умений (кто-то назовет это пронырливостью, однако автор полагает, что это некая вариация социального интеллекта), которыми далеко не все наделены в должной мере. Процесс это трудозатратный и зачастую малоприятный, если не сказать больше, а в части случаев требующий определенных жертв и даже самоотречения.

В общем, это тоже работа. И совмещать эту работу с управлением каким-то конкретным предприятием или организацией — задача, как сказал бы вождь, — архисложная. И если восхождение к управленческому Олимпу, являясь сложнейшим и малоизученным социально-психологическим феноменом, нуждается в дополнительном осмыслении, после которого автор, может быть, и будет готов дать сколько-нибудь стоящие рекомендации, то вопрос повседневного управления представляет собой проблему только в отношении минимизации управленческих усилий, дабы направить энергию на решение более серьезных карьерных задач.

Практика свидетельствует, что многие молодые, т.е. чрезвычайно честолюбивые, ретивые и весьма наивные начинающие руководители, не в состоянии в начале карьеры правильно расставить приоритеты и сразу после назначения с головой бросаются в отладку так называемого регулярного менеджмента. Они заваливают себя повседневными делами. Вязнут и тонут в текучке. Хоронят себя заживо. Надо ли говорить, что ни о какой карьере уже не может быть и речи. Мало того, и предприятию или организации это на пользу не идет. Происходит дезавтоматизация отдельных (иногда всех!) издавна наработанных, пусть кое-как, но все же идущих рабочих процессов. Разбалансируется и разрушается некогда целостная производственно-управленческая система. С болью в сердце приходится наблюдать, как с рвением, достойным лучшего применения, попирается основной постулат и краеугольный камень управления «Не навреди!»

Понимая указанные реалии и будучи преисполнен сочувствием к начинающим и еще пока подающим надежды руководителям, автор и решил поделиться некоторыми, взятыми в том числе и из собственного, автора, скромного опыта наблюдениями о том, как оптимально и рационально чем-то или кем-то управлять, сберегая себя для высшей цели.

Пособие подготовлено в помощь строящим наполеоновские планы и бьющим землю копытами. Им же, собственно, и посвящается.

В качестве эпиграфа к последующему изложению автор полагает удачным выбрать приписываемое известному в свое время некоему Л. Н. Толстому жизненное кредо «Все нужное — просто, все сложное — не нужно».

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ РУКОВОДИТЕЛЯ: ПОГРУЖЕНИЕ В УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КРУГОВОРОТ

Идеальная ситуация складывается, когда назначенный на стартовую должность начинающий руководитель после своего представления коллективу может всего себя посвятить карьербилдингу. Все в его организации налажено, все идет своим чередом, само по себе, хоть на работу не ходи. Но если так и бывает, то только в дошедших до нас преданьях старины глубокой (т.е. сильно героической и утопической). Значит, согласно Мерфи, предоставление событий самим себе — есть верный способ серьезно затормозить, если не остановить карьерный рост. Поэтому в реальной жизни начинающему руководителю приходится постоянно пошевеливаться. Основные направления такого шевеления сформулировал еще старик Файоль. В современном понимании они выглядят примерно так:

— прогнозирование и планирование;

— организация и координация;

— распорядительство и мотивация;

— учет и контроль.

Вышеуказанные функции управления, реализуемые последовательно, т.е. друг за другом, представляют собой так называемый управленческий цикл. Из чего совершенно ясно, что управление можно начинать с любой функции. Однако традиционно отталкиваются от прогнозирования.

ПРОГНОЗИРОВАНИЕ: БЕСХИТРОСТНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ ПРОВИДЦЕВ

Прогноз: предвидение того, что случилось бы,

если бы не случилось то, что случилось.

Ралф Харрис

Под прогнозированием привыкли понимать формирование неких разной степени отдаленных во времени ожиданий в отношении условий и результатов какой-либо деятельности. Наиболее широко применяемым, проверенным поколениями руководителей способом прогнозирования, восходящим еще к учению Платона о недискурсивности и в последующем тщательно методологически разработанным эпикурейцами, является проникновение в смысл событий, ситуаций, объектов посредством инсайта, озарения, единомоментного подсознательного вывода, основанного на воображении, эмпатии и предшествующем опыте, т.е., если коротко, интуиция. Ряд современных высоколобых умников, отвергающих авторитет Канта, Декарта и Гегеля, полагают обязательным использование термина интуиция с определением «наивная», но образованному человеку совершенно ясно, что это всего лишь вульгарная коннотация значения «природная, естественная».

Практическое применение интуиции дает начинающему руководителю очевидный ответ, что, если предприятие до его назначения худо-бедно работало и чего-то достигало, значит, по всей вероятности, и дальше будет так же. Сие назначение, как факт в масштабах вселенной чрезвычайно малозначительный, никоим образом не может сказаться на отдаленном будущем.

К сожалению, сформулировать прогноз в таком общем виде, в реальности, как правило, совершенно недостаточно. И хорошо еще, когда это можно сделать лишь качественными прилагательными. Плохо, когда нужно количественными числительными. И просто беда, если прогнозы потребует вышестоящее руководство. Вряд ли удастся продолжительное время отбиваться от него, ссылаясь на неизменность бытия, на тайну божественного замысла, на всеобщую неопределенность, лишающую любой прогноз всякого смысла. Придется кое-какие конкретные прогнозы в отношении рыночной конъюнктуры, спроса на товар, работы или услуги, предложения на сырье, оборудование и материалы все-таки сделать.

В принципе, многоопытные экономисты, силе интуиции которых можно только позавидовать, давно нашли решение проблемы численного прогнозирования. Они берут последний завершившийся период (скажем — год), принимают его за базу и считают, что поскольку нет особых оснований полагать, что текущий год чем-то радикально отличается, то все интересующие факторы периода, на который делается прогноз, должны быть по умолчанию приравнены к таковым базового периода. Например, в прошлом году было 5000 заказов. И в этом ожидаем столько же. И т. д. Для пущей достоверности и убедительности надо обязательно умножить все имеющиеся количественные параметры на коэффициент дефлятора. И ничего, что индекс потребительских цен никак прямо не связан, скажем, с количеством вакантных рабочих мест на предприятиях отрасли. Конечно, более продвинутые подсчитают темп роста в базовом году и ко многим параметрам применят именно этот коэффициент. Но на взгляд автора это уже лишнее.

В некоторых случаях прогнозы требуется обосновывать более тщательно. Ботаники от менеджмента используют при этом так называемый технический анализ. Практика знает способы, как сэкономить силы и в этом нелегком деле.

Самый простой — построить прогноз на основе средней величины. Берутся показатели за несколько последних лет. Три года в самый раз. Более длительные периоды рассматривать не стоит, поскольку «а зачем?», т.е. нецелесообразно. И рассчитывается обычное среднее арифметическое значение. Математики полагают, что данный параметр, характеризующий центральную тенденцию, может применяться только при условии нормального распределения величин, которое, видимо, в идеале достигается приближением объема выборочной совокупности к бесконечности. Теоретически это может и так, но в практической жизни — глубокое заблуждение.

Итак, подсчитали среднее значение за три года — вот и прогноз.

Недостаточно? Подсчитаем скользящую среднюю! Биржевые трейдеры всех мастей, съевшие собаку на техническом анализе временных рядов, довольно широко применяют этот способ прогнозирования.

Опять мало? Используем метод линейной регрессии. Однофакторной. Так сказать, авторегрессии. В Excel наложим на скачущие анализируемые показатели прямой линейный тренд и посмотрим, какое значение на нем будет соответствовать прогнозируемому периоду. Не беда, если коэффициент достоверности аппроксимации будет близок к нулю.

Использовать более сложные методы: множественной регрессии, спектрального анализа, нейронных сетей и др. настоятельно не рекомендуется. Уже упомянутые простые биржевые трейдеры давно поняли — это путь в никуда. Гораздо продуктивнее пристально вглядеться в график показателей и, представив, что значения на нем — результат борьбы каких-нибудь божьих тварей (быков, медведей или еще кого), попытаться угадать, чья возьмет в прогнозируемом периоде. Горизонт полета фантазии, т.е. интервал колебаний прогнозируемого параметра, можно ограничить, нарисовав в произвольном порядке снизу и сверху линии поддержки и сопротивления соответственно.

Остается только более или менее наукообразно описать процесс и результаты вышеуказанных потуг, приложить таблицы и графики и — прогнозирование завершено!

Задача несколько меняется, когда прогнозирование осуществляется, так сказать, обратным путем, или задним числом. Когда управленческий цикл начат с планирования, но впоследствии оказалось, что планы необходимо было предварительно обосновать прогнозами.

В данной ситуации прогнозируемый результат рассчитывается обратным счетом от известного планового значения. Простейший пример:

Запланирован объем годового дохода в 50 млн руб. Вопрос: из какого ожидаемого количества проданного товара и какой средней цены единицы проданного товара исходили при планировании такого дохода (себестоимость товара принимаем равной нулю).

Математика подсказывает, что нас удовлетворят любые значения этих двух множителей, лишь бы их произведение равнялось 50 млн. Не заморачиваясь, выбираем из множества значений наиболее правдоподобные. Скажем, 1 тыс. шт. товара и 50 тыс. руб. за шт.

Очень удачно, если данные значения точно соответствуют значениям прошлого (базового) года. Если нет, то придется проявить управленческую смекалку, колдуя над динамическими рядами.

Как правило, выясняется, что имеющийся набор временных данных не приводит к искомому результату. Что надо сделать? Правильно — подправить наборы данных! Конечно, речь не идет об их фальсификации. Однако их всегда можно или дополнить, или сократить, или заменить данными, не менее достоверными, но несколько иначе отобранными.

Так, во временной ряд можно включить не три последних года, а больше. Если результат не получается, можно, скажем, очистить выборку, исключив из расчета один год или несколько не удовлетворяющих условиям задачи лет под тем предлогом, что в то время на цену влияли некие особые обстоятельства (война в Зимбабве, заморозки в Австралии, выборы президента США, аномальное повышение солнечной активности, пролет кометы и т. д. и т.п.). Можно также в расчет включить цены соседних или не очень регионов, произвольно отобранных по степени близости по размеру территории, количеству населения, уровню ВРП, уровню доходов населения, продолжительности жизни, распределения населения по национальному, половому и возрастному признакам, протяженности дорожной сети, числу солнечных дней в году и др. Некоторые талантливые руководители эффективно пользуются неравномерностью показателей внутри периода и как бы невзначай включают во временной ряд, построенный на основании годовых значений, подходящие квартальные или месячные данные или — ещё приём — меняют последовательность периодов. Подписи периодов мелким шрифтом на диаграмме не будут бросаться в глаза. Все внимание будет приковано к жирным линиям приобретшего требуемую кривизну, или прямоту графика.

Среди страдающих дальнозоркостью аналитиков распространена практика формирования нескольких прогнозов, которые они называют сценариями. Не будем вдаваться в технические тонкости сценарной драматургии — разработки ремарки, написания диалогов, титров, отметим только, что главным элементом, которому следует уделить максимальное внимание, является в сценарии закадровый голос.

Аналитики разделяют сценарии на три типа: оптимистический, реалистический и пессимистический. Фабула сценария восходит к издревле известному конфликту «Налево пойдешь…. Направо пойдешь… Прямо пойдешь…»

Допустим, вроде как взвешены все «за» и «против», уточнены, иначе говоря, мизансцены, расписаны экспозиция, завязка, развитие и финал сюжета. Вероятнее всего, с первой попытки получится сценарий оптимистический. Этакая пастораль, идиллия.

Если затем, поразмыслив, наполнить сюжет суровой прозой жизни, придать событиям кондовости, снять «розовые очки», то сценарий получится, скорее всего, реалистический. Точнее, драматический получится сценарий. В сюжете драматического сценария дозволяется пожертвовать жизнью одного или нескольких второстепенных персонажей.

Ну, а при разработке пессимистического, или трагического сценария, необходимо исходить из самого неблагоприятного стечения обстоятельств. В описании используются исключительно черные краски. Для убедительности в сюжет можно включить стихийные бедствия, эпидемии, техногенные катастрофы. В финале главный герой обязательно гибнет. Желательно мученически. Квинтэссенцией пессимистического сценария является абсолютное торжество победы зла над добром.

В сценарии неплохо смотрится неярко выраженная лирическая линия. Придание сценарию некоторой ироничности также бывает нелишним. Лирические комедии и мелодрамы хорошо воспринимаются читателем. Однако переизбыток юмора в трагическом сюжете легко превращает трагикомедию в трэш.

Не следует, впрочем, писать сценарий в стихах. Поэзия может прийтись по вкусу далеко не всем учредителям. Особенно положенная на авторскую же музыку.

Применив вышеуказанные приемы, начинающему руководителю с минимумом энергозатрат удастся не только выполнить незначительную управленческую формальность, но и, думается, посрамить ведущих мировых предсказателей, т.е., конечно же, футурологов.

ПЛАНИРОВАНИЕ: КУДА НЕСУТ ПОТОКИ ИРРАЦИОНАЛЬНОГО СОЗНАНИЯ

Планы — ничто, планирование — все

приписывается Хельмуту фон Мольтке.

Ничто так не удивляет людей,

как здравый смысл и действия по плану.

Ралф Уолдо Эмерсон

Можно ли вообще отказаться от планирования и поберечь силы? Конечно. В идеале. Международная напряженность, обстановка крайне нестабильная, условия постоянно непредсказуемо меняются, как следствие — прогнозировать невозможно, а значит, планы — в печку, работаем от ситуации. Но не стоит обольщаться. Это недостижимое упрощение. Планировать все-таки приходится.

Бытует представление, что планирование — довольно сложная управленческая задача. Автор же не без оснований полагает, что при правильном подходе это далеко не так.

Лучшие практики в данном отношении основаны, с одной стороны, на уже принятом нами допущении, что управление — есть цикл, который, как известно, замыкается сам на себя, с другой — на рьяно отстаиваемом методологами от менеджмента постулате, что все управленческие функции — непрерывны и постоянны. Следствием принятия данного допущения и постулата является то, что и отдельные элементы цикла, в том числе и планирование, сами являются непрерывно текущими, замкнутыми сами на себя процессами. А раз так, то ранее существовавший и, казалось бы, давно устаревший план, актуализируясь простой подстановкой новых дат, легко становится основой для современного перспективного плана. Однако, к сожалению, иногда планирование приходится осуществлять с нуля.

Итак, если припекло и план все-таки нужен, то он должен быть как можно более лаконичен. Известно ведь, что краткость — сестра таланта. Лаконично изложенный план экономит бумагу и радует глаз.

Учитывая, что план — это определенного рода обязательство и за его невыполнение, возможно, придется отвечать перед учредителями, вышестоящими руководителями или общественностью, то формулировки в плане рекомендуется использовать максимально обтекающие, неопределенные, типа: «планируется вероятное достижение определенных успехов в ряде частных вопросов выработки общих подходов для решения некоторых временами актуальных проблем, эпизодически имеющих местное значение…». Исходя из указанного соображения, план должен быть настолько оторван от основных целей и задач организации или предприятия, чтобы его невыполнение никак не сказалось на результатах работы в целом.

Вредным излишеством является включение в план числовых индикаторов его выполнения. А уж если их наличие все же требуется настырным учредителем, или вышестоящим начальством, или каким-либо заплесневелым от времени нормативным актом, то, включая индикаторы, не нужно указывать единицы измерения, например: «увеличить качество работы с клиентами на 30», или следует указывать диапазон значений, лучше бы мало связанных между собой, по схеме: «копать яму от забора до обеда», «провести работы по благоустройству территории от перекрестка улиц К. Маркса и Ф. Энгельса до 1 октября», «подготовить проектно-сметную документацию на строительство объекта недвижимости от 30 сентября до 170 млн руб.», «организовать проведение общего собрания акционеров от 15 августа до 12.00», «поставить товар на сумму от 750 тыс. руб. до 2 вагонов», «закупить дизтопливо в объеме от 8 тонн до 170%» и т. д. При этом совсем не обязательно, чтобы индикаторы прямо соответствовали смыслу мероприятия: «подготовить проекты приказов на 123 листах». Хорошим тоном также может считаться замена в индикаторах абсолютных значений относительными и наоборот: «получить 140% молока», «повысить коэффициент собираемости взносов до 100 тыс. руб.»

Общеизвестно, что плановые показатели деятельности любой организации или предприятия представляют собой функцию от прогнозных значений влияющих параметров, или, иными словами, факторов-предикторов. И функция эта должна бы иметь математическое выражение. Но на практике в подавляющем большинстве случаев плановые значения выводятся из прогнозных методом, так сказать, художественного переноса, приобретая, как следствие, некоторую метафоричность и даже, возможно, особую эстетику, не уступающую холодной красоте математического символизма.

Конечно, в плане не должно быть много мероприятий, лучше одно, но уж никак не больше 9, поскольку психологи утверждают, что не более 7±2 объектов может находиться в поле внимания человека одновременно. И нет никакой рациональной причины добиваться логической связи ни между отдельными мероприятиями, ни между ними всеми и предметом планирования.

Кажущуюся кому-то абстрактность плановых мероприятий легко устранить, добавив к мероприятию сноску “ (по отдельному плану)». Каковым отдельным планом якобы и конкретизируется выполнение мероприятия. Если вопросы все же останутся, то придется выполнить, что называется, структурную декомпозицию работ, т.е. разбить мероприятие на составные части. При этом, чтобы продемонстрировать разносторонность подходов, рекомендуется одновременно использовать все возможные принципы такого разбиения: и по этапности, и по времени, и по месту, и по механизму осуществления и т. п. И не имеет значения некоторая неполнота и непоследовательность декомпозиции, или включение нерелевантных элементов. Опыт свидетельствует, что строгая иерархическая организация, архитектоника мероприятий только затрудняет восприятие и выполнение плана.

Например:

1. Осуществить строительство объекта недвижимости.

1.1. Заключить контракт на подключение к сетям водоснабжения и водоотведения.

1.2. Подготовить проектно-сметную документацию на строительство.

1.3. Получить разрешение Ростехнадзора на допуск в эксплуатацию энергоустановки с приложением актов осмотра электроустановок.

1.4. Провести инженерные изыскания.

1.5. Начать монтаж лифтового оборудования.

1.6. Оплатить счета по договору авторского надзора.

1.7. Принять скрытые работы по обустройству фундамента.

1.8. Передать земельный участок под строительство строительной организации.

1.9. Завершить облицовку плиткой стен санузла 2 этажа.

И достаточно.

Под давлением со стороны иногда приходится указывать сроки выполнения запланированных мероприятий. Из практических соображений это удобнее делать в таком формате: для краткосрочных планов — «в течение года (месяца, квартала, полугодия)», для среднесрочных — «весь период», для долгосрочных — «не ранее ___ (указать текущую дату)». В качестве исполнителя лучше выбрать рядового сотрудника, наименее всех относящегося к предмету планирования, которому и предстоит потом за все ответить. Опытные руководители назначают ушедших в декретный отпуск или уже уволенных сотрудников. А наиболее выдающиеся — вообще посторонних лиц. Можно также в графе «исполнитель» по всем мероприятиям указать «ответственное должностное лицо». Это будет безошибочный вариант.

Развитие современных информационных технологий вывело планирование на новый уровень. Сейчас уже не модно планировать «карандашом на бумажке». Широко применяется большое количество программных продуктов, позволяющих, как полагают их яйцеголовые разработчики, упростить процесс планирования и повысить его эффективность. Эту, прямо скажем, наивную позицию зачастую разделяют продвинутые учредители и вышестоящие руководители.

Одной из основных программ такого рода является MS Project. Кто-то прочитает название как «прожект» и, возможно, будет не так уж далек от истины в отношении многих созданных с его помощью проектов.

По сути, сложность использования программ данного класса невелика. Перечень мероприятий формируется по ранее описанному алгоритму. Однако мероприятиям (задачам) надо задать длительности, которые берутся вовсе не «с потолка», как кое-кто подумает, а являются продуктом творческого озарения. Кроме того, необходимо установить зависимости между задачами. Выбор зависимостей из предустановленного набора осуществляется опытным руководителем проекта интрапсихически и, несомненно, как представляется, стохастическими методами.

Календарное планирование, таким образом, завершается и его результат предстает перед начинающим руководителем в виде достойных быть выставленными в галереях современной абстрактной живописи неких причудливых переплетений радужно окрашенных различных геометрических элементов. Только достаточно искушенный профессионал разглядит в этих шедеврах план-график, диаграмму Ганта или сетевой график.

У некоторых патологических пессимистов могут возникнуть навязчивые сомнения в своевременном выполнении подготовленного вами плана. Их легко узнать по к месту и не к месту склоняемому слову «риск», широкому присутствию в речи его производных и расширенным от страха зрачкам. Эти паникеры будут настаивать на поиске резервов времени для минимизации вероятности задержки. Рекомендуется не идти у них на поводу, решительно отметя все сомнения и поставив жирную точку в вопросе возможного срыва сроков широко применяемым в научных дискуссиях бесспорным аргументом «Мамой клянусь!»… или его вариациями.

Высоколобые интеллектуалы, впрочем, предлагают использовать для решения этой проблемы метод кратчайшего (критического) пути.

Возможно, следующим этапом потребуется назначить плановым задачам (работам, мероприятиям) ресурсы. Но не будем забегать вперед, — этот вопрос в большей степени относится к следующей управленческой функции — организации, и будет рассмотрен несколько ниже.