12+
Оглавление - Незаметная главная роль
- Посвящение
- Глава 1. Секретарь подразделения и персональный ассистент: две разные роли
- 1.1. Две профессии под одним словом «секретарь»
- 1.2. Разные клиенты, разные приоритеты
- 1.3. Гибридная роль: когда один человек совмещает обе роли
- 1.4. Ключевые заинтересованные стороны
- 1.5. Как роль меняется с ростом компании и уровнем руководителя
- Практический инструмент: какая роль у вас на самом деле
- Глава 2. Оргструктура секретариата: кому подчиняется помощник
- 2.1. Линейное и функциональное подчинение простыми словами
- 2.2. Четыре модели устройства секретариата
- 2.3. Кто что решает: карта полномочий
- 2.4. Где это должно быть записано
- 2.5. Конфликты двойного подчинения и что с ними делать
- 2.6. Прямые отношения с руководителем подразделения
- 2.7. Российская специфика
- Практический инструмент: карта подчинения вашей позиции
- Глава 3. Первые 90 дней: вход в роль
- 3.1. До первого дня: что выяснить на собеседовании
- 3.2. Приём дел
- 3.3. Первый разговор с руководителем и рабочий договор
- 3.4. Оргструктура компании на 100%
- 3.5. Карта подразделения
- 3.6. План на 90 дней
- 3.7. Типичные ошибки первых недель
- Практический инструмент: анкета-профиль руководителя
- Глава 4. Психология роли и профессиональная позиция
- 4.1. Кому подходит эта работа
- 4.2. Можно ли копировать стиль руководителя
- 4.3. Отражённый статус: как не раствориться в руководителе
- 4.4. Руководитель другого пола
- 4.5. Этика отношений руководителя и помощника
- 4.6. Внешний вид
- 4.7. Широкий кругозор
- Практический инструмент: подходит ли мне работа помощника
- Глава 5. Трудовое законодательство для секретаря и ассистента
- 5.1. Профессиональный стандарт
- 5.2. Трудовой договор и должностная инструкция
- 5.3. Рабочее время: ненормированный день, сверхурочная работа и выходные
- 5.4. Сообщения и звонки вне рабочего времени
- 5.5. Дистанционная и гибридная работа
- 5.6. Конфиденциальность и материальная ответственность
- 5.7. Если права нарушаются: что реально можно сделать
- Практический инструмент: проверка моих трудовых условий
- Глава 6. Управление календарём руководителя
- 6.1. Чей это календарь
- 6.2. Правила календаря
- 6.3. Карточка встречи
- 6.4. Ежедневный и еженедельный ритм
- 6.5. Переносы и конфликты
- 6.6. Часовые пояса, поездки и отпуск
- 6.7. Секретарь подразделения: несколько календарей сразу
- Практический инструмент: правила календаря руководителя
- Глава 7. Почта, мессенджеры и звонки от имени руководителя
- 7.1. Доступ к почте: три модели
- 7.2. Разбор входящих
- 7.3. Мессенджеры
- 7.4. Звонки
- 7.5. Секретарь подразделения: общий ящик и общий телефон
- 7.6. Конфиденциальность в почте и звонках
- Практический инструмент: договорённости о почте и звонках
- Глава 8. Делопроизводство и документооборот
- 8.1. Как живёт документ
- 8.2. Какие нормы действуют
- 8.3. Входящие, исходящие, внутренние
- 8.4. Оформление документов
- 8.5. Электронный документооборот и электронная подпись
- 8.6. Номенклатура дел и хранение
- 8.7. Секретарь подразделения и персональный ассистент: разные акценты
- 8.8. Документы на подпись: что проверяет персональный ассистент
- Практический инструмент: проверка документа перед подписью руководителя
- Содержание и риски
- Глава 9. Деловая переписка и подготовка документов
- 9.1. Главный принцип: сначала суть
- 9.2. Канцелярит: как сделать текст живым
- 9.3. Обращение и деловой этикет
- 9.4. Письма от имени руководителя
- 9.5. Какие документы готовит помощник
- 9.6. Проверка перед отправкой
- 9.7. Секретарь подразделения: единый стиль подразделения
- Практический инструмент: проверка письма перед отправкой
- Глава 10. Совещания: от повестки до протокола
- 10.1. Совещание в три этапа
- 10.2. Повестка
- 10.3. Подготовка
- 10.4. Во время совещания
- 10.5. Протокол
- 10.6. После совещания
- 10.7. Онлайн и гибридные совещания
- 10.8. Секретарь подразделения: регулярные планёрки и график совещаний
- Практический инструмент: шаблон краткого протокола совещания
- Глава 11. Контроль исполнения поручений
- 11.1. Откуда приходят поручения
- 11.2. Реестр поручений
- 11.3. Как записать поручение
- 11.4. Цикл контроля
- 11.5. Как напоминать
- 11.6. Отчёт руководителю
- 11.7. Инструменты
- 11.8. Секретарь подразделения: исполнительская дисциплина
- Практический инструмент: реестр поручений и недельный ритм контроля
- Глава 12. Приём посетителей и деловой протокол
- 12.1. Гостеприимство начинается с проходной
- 12.2. Встреча в приёмной
- 12.3. Подготовка визита по времени
- 12.4. Основы делового протокола
- 12.5. Визитки и подарки
- 12.6. Иностранные гости
- 12.7. Визиты официальных лиц
- 12.8. Секретарь подразделения: посетители подразделения
- Практический инструмент: чек-лист подготовки визита
- Глава 13. Командировки руководителя и подразделения
- 13.1. Две роли в командировках
- 13.2. Правила компании
- 13.3. Профиль руководителя в поездках
- 13.4. План поездки на одной странице
- 13.5. Во время поездки
- 13.6. После поездки
- 13.7. Секретарь подразделения: командировки сотрудников
- Практический инструмент: чек-лист поездки руководителя
- Глава 14. Организация мероприятий
- 14.1. Бриф мероприятия
- 14.2. План подготовки
- 14.3. Подрядчики и договоры
- 14.4. Гости
- 14.5. День мероприятия
- 14.6. После мероприятия
- 14.7. Секретарь подразделения и персональный ассистент
- Практический инструмент: чек-лист мероприятия
- Глава 15. Административно-хозяйственная поддержка подразделения
- 15.1. Кто за что отвечает в офисе
- 15.2. Выход нового сотрудника
- 15.3. Рабочие места
- 15.4. Канцелярия и расходные материалы
- 15.5. Техника и учёт имущества
- 15.6. Кабинет и приёмная руководителя
- 15.7. Переезд подразделения
- 15.8. Секретарь подразделения и персональный ассистент
- Практический инструмент: чек-лист выхода нового сотрудника
- Глава 16. Финансовые задачи
- 16.1. Что помощник делает с деньгами
- 16.2. Путь счёта
- 16.3. Бюджет подразделения
- 16.4. Расходы руководителя
- 16.5. Сроки и закрытие периода
- 16.6. Чего помощник не делает
- Практический инструмент: проверка счёта перед передачей на оплату
- Глава 17. Личные поручения руководителя: где проходит граница
- 17.1. Почему личные поручения неизбежны
- 17.2. Как узнать о личных поручениях заранее
- 17.3. Чем различаются личные поручения
- 17.4. Три зоны личных поручений
- 17.5. Как зафиксировать договорённости
- 17.7. Конфиденциальность личной информации
- 17.8. Секретарь подразделения и персональный ассистент
- Практический инструмент: вопросы для собеседования и чек-лист «браться ли за поручение»
- Глава 18. Конфиденциальность и информационная безопасность
- 18.1. Что знает помощник
- 18.2. Что говорит закон
- 18.3. Как отвечать на расспросы
- 18.4. Документы и рабочее место
- 18.5. Мошенники охотятся на помощников
- 18.6. Пароли и устройства
- 18.7. Секретарь подразделения и персональный ассистент
- Практический инструмент: самопроверка по конфиденциальности
- Глава 19. Цифровые инструменты и ИИ в работе ассистента
- 19.1. Цифровой набор помощника
- 19.2. Что стоит освоить в первую очередь
- 19.3. ИИ: что он умеет для помощника
- 19.4. ИИ и конфиденциальность
- 19.5. Как написать хороший запрос
- 19.6. Готовые запросы для типовых задач
- 19.7. Как работать с ответом ИИ
- 19.8. Цифровая гигиена
- 19.9. Секретарь подразделения и персональный ассистент
- Практический инструмент: правила работы с ИИ и личная библиотека запросов
- Глава 20. Взаимодействие с подразделениями и сообщество ассистентов
- 20.1. Помощник работает через других
- 20.2. Как строить отношения с подразделениями
- 20.3. Помощники других руководителей
- 20.4. Профессиональное сообщество
- 20.5. Секретарь подразделения и персональный ассистент
- Практический инструмент: моя карта связей
- Глава 21. Сложные ситуации и устойчивость
- 21.1. Сложные ситуации, которые бывают у всех
- 21.2. Когда ошиблись вы
- 21.3. Когда руководитель срывается
- 21.4. Конфликты с коллегами
- 21.5. Смена руководителя
- 21.6. Выгорание и устойчивость
- 21.7. Секретарь подразделения и персональный ассистент
- Практический инструмент: личный план устойчивости
- Глава 22. Постоянное обучение, кругозор, карьера и тренды профессии
- 22.1. Чему учиться и как часто
- 22.2. Тайм-менеджмент и владение инструментами
- 22.3. Курсы: какие и как выбирать
- 22.4. Профессиональные сообщества
- 22.5. Информационные ресурсы
- 22.6. Широкий кругозор
- 22.7. Карьера и тренды профессии
- Практический инструмент: план обучения на год
- Приложения
- Приложение 1. Нормативная база простыми словами
- Трудовое право
- Делопроизводство и документы
- Информация и конфиденциальность
- Финансы
- Другие нормы
- Приложение 2. Шаблоны документов
- Служебная записка
- Деловое письмо партнёру
- План поездки на одной странице
- Бриф мероприятия
- Памятка для коллеги, который замещает вас в отпуске
- Приложение 3. Указатель практических инструментов
- Приложение 4. Глоссарий
- Приложение 5. Список источников
- Нормативные правовые акты и стандарты
- Литература
- Интернет-ресурсы