Бесплатный фрагмент - Как разобраться с делами. Часть 2
Новый тайм-менеджмент, книга 2
Лучший (с точки зрения экономической выгоды) вариант приобретения книг по управлению эмоциями — стать акционером (спонсором) проекта краудфандинга по изданию серии книг «Менеджмент эмоций» — и получить соответствующие выгодные вознаграждения —
КАК ПОМОЧЬ СТРАНЕ
Страна наша, что и говорить, экономически отсталая (недоразвитая — Друкер выделял развитые страны, где активно использовали научный метод к физическому труду, и другие).
Наши продукты — не хотят, они плохого качества, производительность труда низкая, отставание почти во всех отраслях.
Но причины этого известны, и уже в один год можно видимо невооруженным взглядом начать изменять ситуацию, в о д и н г о д!
Для этого нужно, наконец-то, понять — что качество продуктов и производительность труда — это всего лишь показатели, показатели практики управления. С теорией менеджмента (что учат в вузах и программах МВА), повторюсь, почти полный порядок. Но когда эта теория сталкивается с существующей практикой управления (накопленной исключительно методом проб и ошибок конкретного руководителя) — от теории ничего не остается.
Есть ли кардинальное лечение?
Есть и не одно, количество эффективных «лекарств» — избыточно.. Одно из них — приобретение навыков современного менеджмента при управлении самим собой.
Вторая книга серии «Новый тайм-менеджмент» предоставляет такую возможность. Сможете не только потренироваться правильно управлять, но и, по ходу, повысить эффективность своей работы, кем бы вы не были — менеджмент пронизывает абсолютно все профессии. Ну а уж для руководителя любого уровня — это просто находка. Так как персональный менеджмент можно использовать не только для повышения личной эффективности, освоения практики управления, но и как лабораторию по испытанию новых инструментов управления на себе любимом.
Обо всем об этом можно не только прочитать в второй книге серии «Новый тайм-менеджмент», но и начать тренироваться — все книги серии — это не теория, это практикумы.
Аннотация
У читателя есть выбор — стихийный тайм-менеджмент (ТМ) или профессиональный, позволяющий жить более полноценной насыщенной жизнью. Дополнительные выгоды от профессионального ТМ получат руководители любого уровня.
Проект, предлагаемый читателю, включает в себя издание серии книг, объединенных общим названием — «Новый тайм-менеджмент». Это 2 часть нового пятого издания книги в формате серии практикумов с заданиями для тренировок. Является приложением к одноименному видеопрактикуму, работа над которым еще впереди.
Краткое содержание
Проект — издание серии книг «Новый тайм-менеджмент»
Описание проекта.
Как разобраться с делами. Часть 2.
Книга 2.
Глава 1. Результативное личное планирование
Задание к первой главе
Глава 2. Организация и контроль
Глава 3. Полезные инструкции
Глава 4. Персональная лаборатория для испытания новых инструментов управления
Глава 5. Стратегия карьеры
Глава 6. Пример стратегии автора деловых книг по новому тайм-менеджменту
Задание повышенной трудности
Приложение
Проект — издание серии книг «Новый тайм-менеджмент»
Данный проект полезен любому человеку, поскольку тайм-менеджмента избежать нельзя. Но есть выбор — стихийный тайм-менеджмент — тот, что есть, и профессиональный, позволяющий жить более полноценной насыщенной жизнью.
Несомненно, дополнительные выгоды от профессионального тайм-менеджмента получат руководители любого уровня.
1. Какие результаты получит участник
После освоения практикума, представленного во второй книге по новому тайм-менеджменту, участник:
1. Научиться планировать, что позволит ему выполнять все намеченное.
2. Познакомится с важными функциями управления — организацией и контролем.
3. Сможет не только теоретически, но и практически овладевать современным менеджментом, выполняя упражнения.
2. Представление автора проекта
Директор консультационной фирмы «КЦ «Русский менеджмент», к.т.н., консультант по управлению, автор более 50 статей по менеджменту в профильных журналах, автор более 100 книг
«Сказки для топ-менеджеров», «Три менеджмента в одном флаконе», «Русский менеджмент», «Стратегическое управление персоналом», «Стратегические секреты консультанта», журналов в книжном исполнении и др., в 2012—2017 гг. член жюри конкурса в номинации «Лучшая корпоративная стратегия», где принимали участие крупнейшие компании страны — МТС, Северсталь, Уралкалий и др.
3. Предыстория проекта
Первое издание
Любозн. гендир. — А ты можешь рассказать, чем тебе тайм-менеджмент помог лично?
Автор: Без проблем!
Благодаря Тайм-менеджменту я смог более эффективно использовать свое время. Это позволило мне, несмотря на большие затраты времени на управление людьми (я был руководитель группы) и руководство НИОКР, регулярные командировки (в Москву, Киев, Саратов, Новгород и др.), освоение новых для меня направлений в моей сфере деятельности — физике и технологии полупроводников, большую общественную нагрузку и напряженную производственную работу (наука и производство), защитить в 1989 г. в Зеленограде (в Московском институте электронной техники) кандидатскую (я кандидат технических наук), а в 1992 году без отрыва от работы подготовиться при аспирантуре нижегородского экономического вуза и сдать сложные для меня экзамены по специальности — по рыночной экономике.
Итак, перестройка заставила меня пройти переподготовку — из старших научных сотрудников НИИ я переквалифицировался в преподаватели управленческих дисциплин.
Прошло несколько лет моей работы в качестве преподавателя управленческих дисциплин. К этому времени, я уже достаточно хорошо разобрался «с чем едят» научный менеджмент. К этому моменту и книг по Тайм-менеджменту (пусть он тогда еще чаще назывался самоменеджмент) вышло вполне достаточно, чтобы сравнить эти, казалось бы, близкие управленческие дисциплины.
Одна из, пожалуй, лучших книг по Тайм-менеджменту, была на тот момент книга западного немца Лотара Зайверта «Ваше время — в ваших руках». Однако я удивился, что описывая самоменеджмент, западный автор разбирал вопросы делегирования — явно разделы из управления людьми (это общий менеджмент либо специальный раздел менеджмента — управление персоналом). То есть в одну кучу были свалены вопросы и менеджмента и Тайм-менеджмента.
С другой стороны, Тайм-менеджмент в книге 1995 года издания больше походил на механистическую дисциплину, в то время как менеджмент уделял «человеческому поведению Человека» очень большое внимание еще с 20-х годов 20 столетия. А мы сами — разве не эмоциональные существа, разве можно самому себе строго настрого приказать — экономь время! Тут что-то не так…
Проведение аналогий между менеджментом и Тайм-менеджментом в конечном итоге привело меня к двум важным мыслям, собственно и составляющих основную концепцию Тайм-менеджмента, на которую мы опираемся сегодня:
1. Тайм-менеджмент, развиваясь в большой степени автономно, не учитывал достижения современного управления, в результате отстал в своем развитии от менеджмента по крайней мере на 50 лет.
2. Если обогатить Тайм-менеджмент накопленными знаниями из современного управления, мы сможем значительно его продвинуть.
Реализуя эти два пункта, удалось породить фактически принципиально новую дисциплину — современный Персональный менеджмент (тогда я ее назвал «обогащенный самоменеджмент»). Материалы своей работы я опубликовал в книге «Как научиться управлять, если у вас пока нет подчиненных».
Второе дополненное издание этой книги вышло в 2001 году и получило гриф УМО вузов России «Учебное пособие по специальности «Менеджмент».
Третье (также дополненное) издание этой книги, вышедшее в конце 2015 года, получило новое название — «Три менеджмента в одном флаконе».
Четвертое измененное издание книги с названием «Новый тайм-менеджмент» вышло в 2016 году.
Эта серия книг — уже пятое издание, являющееся одновременно приложением к одноименному видеопрактикуму, содержащим практические задания по новому тайм-менеджменту.
4. Цели проекта и описание предшествующих и последующих шагов
ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ ПРОЕКТА
Цель большого проекта — издание практикума по новому тайм-менеджменту в форме серии из 9 книг.
Первые шесть книг этого проекта уже изданы — таким образом, даже у большого проекта выполнено уже более 60% работы.
Итак, весь проект будет содержать 9 книг. Ниже более подробно представлены темы этих книг.
Следует сразу оговориться. Каждая книга — это, с одной стороны, приложение к одноименному видеопрактикуму по новому тайм-менеджменту.
С другой стороны, эта серия имеет самостоятельно значение (для тех, кто захочет сам освоить практикумы).
Первая книга большого проекта — «Как разобраться с делами. Часть 1».
В первой книге рассмотрены темы применения научного метода и использования организационно-экономических законов для повышения личной эффективности, а также даны практические задания по указанным темам. Рассмотренный инструментарий позволит повысить личную производительность труда.
Вторая книга большого проекта — «Тренировка памяти».
Книга по тренировке памяти уже издана: в ней представлены упражнения по тренировке памяти, основанные на открытии Франца Лёзера о том, что запоминание — это процесс познавательный, и его модели процесса запоминания.
Третья книга большого проекта — «Как разобраться с делами. Часть 2» —
В этой книге рассмотрены темы планирования, организации, контроля и разработки стратегии карьеры, а также даны практические задания по указанным темам. Этот практикум позволит также освоить тайм-менеджмент как личную лабораторию для апробации новых инструментов управления.
Четвертая книга большого проекта — «Тренировка памяти и умения слушать».
В этой книге будут рассмотрены вопросы эффективного выслушивания собеседника и их связь с вопросами запоминания.
Освоение этой и следующей книги серии будет способствовать повышению продуктивности обучения новому и налаживанию отношений с людьми.
Пятая книга большого проекта — «Менеджмент эмоций»
В этой книге будут рассмотрены злободневные темы — управление эмоциями, стресс и др. Изучение этих тем — хороший менеджмент-тренажер. А менеджмент — нужен практически в любой профессии. Читателю же, полагаю, будет особенно интересно освоить тему менеджмента эмоций.
Шестая книга большого проекта уже издана — «Сила воли: как победить свою лень. Книга 1.
Она посвящена вопросам мотивации и самомотивации.
Книга продается в книжных магазинах Литрес, Амазон и Озон, а также представлена в электронной библиотеке Букмейт. Дешевле всего ее купить в магазине издательства Ридеро.
Седьмая книга большого проекта — «Сила воли: как победить свою лень. Книга 2».
Эта книга по новому тайм-менеджменту также издана. Она посвящена вопросом борьбы с ленью и преодолению сопротивления изменениям.
Восьмая книга — «Воспитание силы воли без насилия. Сила воли: как победить свою лень — Книга 3».
В этой книге рассмотрены вопросы, связанные с воспитанием силы воли, а также даны практические задания по развитию силы воли без насилия над собой. Освоение этой темы может позволить кардинально изменить жизнь к лучшему любого человека.
Девятая книга большого проекта — «Развитие творческих способностей».
В последней книге будут рассмотрены: тема развития творческих способностей и функция принятия решений, а также даны практические задания по указанным темам. Освоение этих тем будет способствовать развитию логического мышления и творческих способностей участника практикума.
5. Что дальше?
Этот проект является самостоятельным. При этом, как уже отмечалось, вся серия из 9 книг является приложением к видеопрактикуму «Новый тайм-менеджмент», состоящему из 8 видеоуроков, которые планируется предложить в качестве новых продуктов от юридического лица — Консультационного центра «Русский менеджмент». Присоединяйтесь к нашим проектам!
Как разобраться с делами. Часть 2
Можно ли разобраться с делами, если вы еще не разобрались со своей мотивацией, ленью и силой воли? Уверенно отвечу — нельзя. И если при выполнении заданий первого практикума у вас и был некоторый энтузиазм, я нормально отношусь к тому, если он потихоньку угас. Что делать? Сначала выполните практикумы по мотивации, борьбе с ленью и воспитанию силы воли, представленные выше, а уже только потом смело приступайте к этой второй части книги «Как разобраться с делами» и тогда у вас обязательно все получится. Теперь становится ясно, почему последние книги практикума изданы раньше этой книги.
Глава 1. Результативное личное планирование
1. Менеджмент-тренажер: как достигать намеченных целей?
Функции управления
Если мы спросим руководителя предприятия, чем он занимается на работе, то он наверняка отметит, что ему приходится много говорить, писать, отдавать в устной и письменной форме распоряжения, общаться с подчиненными, внешними организациями и клиентами, но наиболее важная часть его работы заключается в принятии решений.
ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ УПРАВЛЕНИЕ
Процесс управления можно представить в виде набора действий, выполнение которых приводит к изменению исходной ситуации в желаемую ситуацию.
Для удобства теоретики и практики управления, начиная с Анри Файоля, объединяют действия по управлению в определенные группы. Эти группы, сформированные по какому-то характерному признаку, принято называть функциями управления. Удивительно, но практически невозможно найти два учебника по менеджменту разных авторов, в которых бы набор функций управления и их количество совпадали. Это легко объясняется тем, что действия по управлению сложно переплетаются, и каждый автор по своему видит процесс управления (от этого, правда, не легче слушателям, изучающим менеджмент как научную дисциплину). Например, авторы широко используемого в нашей стране американского учебника по менеджменту вводят функции планирования, организации, мотивации и контроля и связующие процессы — принятия решений и коммуникации.
Учитывая особую важность в процессе управления принятия решений (некоторые авторы придерживаются взгляда, что менеджмент — это, в первую очередь, деятельность по решению проблем).
На рисунке представлен набор функций управления, которые обеспечивают субъекту (не важно, фирма это или отдельный человек) достижение поставленных целей, перечислим их.
Во-первых, вы формулируете цели, определяя когда они должны быть достигнуты — это функция ПЛАНИРОВАНИЯ. Например, я планирую, каков должен быть объем 5-го издания книги и к какому сроку я должен ее закончить.
При этом вы должны побудить себя выполнить поставленные перед собой задачи — это функция МОТИВАЦИИ. Написание книги позволит мне приблизиться к жизненным целям, а сам процесс ее разработки, несомненно, доставит мне творческое удовлетворение (а если еще книга понравится читателям, то, значит, я не зря потрачу на нее свое время).
Функция ОРГАНИЗАЦИИ. В ходе реализации этой функции руководитель распределяет задачи и полномочия среди своих подчиненных. Интересно, а если у вас пока нет подчиненных, кому вы можете поручить выполнение собственных дел?
Чтобы цели действительно были достигнуты, вам приходится оценивать исходную ситуацию, текущее положение дел и контролировать достижение поставленных целей — это функция КОНТРОЛЯ. Например, я знаю, что на начало у меня уже есть четвертое издание книги, которое составляет около 30% всей работы, однако, судя по тому, как реально продвигается работа, чтобы закончить 5-е издание мне потребуется год.
В ходе всего управленческого цикла вам постоянно приходится выбирать лучшее решение из имеющихся на данный момент — это своего рода центральная функция управления — ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ. Передо мной стоит множество проблем: для кого я пишу, как назвать каждую книгу пятого издания, какова должны быть ее структура, в каком стиле следует давать материал и т. п.
Функция КОММУНИКАЦИИ. Принятие правильных решений невозможно без наличия необходимой информации, которую можно получить в процессе коммуникации. В процессе подготовки нового издания книги мне следует: «пообщаться» с профессионалами — посмотреть, что нового вышло по исследуемой мной теме; поговорить с читателями четвертого издания книги, а также учесть пожелания тех слушателей, которые посещали мои семинары по Тайм-менеджменту.
Само знание функций управления еще ничего не дает. Однако, прежде чем выйти в космос, человек сначала открыл закон сохранения импульса движения, а уж потом применил эти знания в реактивном двигателе.
Понимание «из чего складывается управление» также важно для повышения его эффективности, как, например, сведения «из чего состоит человек» для профессии врача. В последующем мы с вами более подробно рассмотрим, как применить знания о функциях управления для более успешного продвижения к жизненным целям.
Отмечу, что одну функцию управления — функцию мотивации — мы уже рассмотрели в последних трех книгах пятого издания. Теперь обратимся у другим таким же важным управленческим функциям.
Мой блог. Время есть, но есть нечего
Любозн. гендир.: А ты можешь рассказать, чем тебе тайм-менеджмент помог лично?
Автор: Без проблем!
Пропущу десятилетний период (1981—1991 гг.) моей работы в НИИ (в должности от инженера до старшего научного сотрудника) и расскажу об относительно коротком, но важном для меня периоде времени с 1991 по 1992 год.
К этому моменту, благодаря Тайм-менеджменту я смог более эффективно использовать свое время. Это позволило мне, несмотря на большие затраты времени на управление людьми (я был руководитель группы) и руководство НИОКР, регулярные командировки (в Москву, Киев, Саратов, Новгород и др.), освоение новых для меня направлений в моей сфере деятельности — физике и технологии полупроводников, большую общественную нагрузку и напряженную производственную работу (наука и производство), защитить в 1989 г. в Зеленограде (в Московском институте электронной техники) кандидатскую, а в 1992 году без отрыва от работы подготовиться при аспирантуре нижегородского экономического вуза и сдать сложные для меня экзамены по специальности — по рыночной экономике.
Однако в 1991—1992 гг. из-за отсутствия реального финансирования военно-промышленного комплекса (ВПК) нам в течение более года практически перестали платить заработную плату — выдавали бумажки, где было написано, что нам начислено столько-то, а денег не было. Многие, в первую очередь специалисты рабочих профессий предприятий ВПК, ушли работать на базары продавцами — где получали реальные деньги.
Поскольку мы с женой работали на одном предприятии, отсутствие зарплаты сказалось весьма существенно. Мы съели все запасы, которые скопились в благоприятное время в погребе — вместо сахара подъели все засахарившееся варенье за много лет и соленья, которые хоть как-то скрашивали картошку (какие-то крохи нам иногда давали «на хлеб и воду»), а в летний период выручил нас и сад, где мы выращивали для себя огурцы и помидоры.
Но когда стало ясно, что просвета в ближайший период не будет, я пошел искать работу.
Работа в организованной нами на предприятии ВПК Школе научной организации труда (НОТ) сделала меня самонадеянным (эту историю расскажу чуть позже), и я решил попытать счастья — найти работу преподавателя. Но работу в вузе преподавателем физики я не нашел — физиков было как собак нерезаных. Провел урок в школе — но не взяли — или не понравился, или, что скорее всего, не было реальной надобности.
После сдачи экзаменов по экономике стал искать место преподавателя экономической теории. Однако к моему удивлению — мест не было, как позже выяснилось — преподавателей политической экономии (что читалась при социализме) было с избытком, все они экстренным порядком переквалифицировались в рыночные экономисты.
Любозн. гендир.: Получается, что благодаря Тайм-менеджменту, ты мог сказать, что «время у тебя есть, но… есть нечего»?
Автор: Ты так шутишь? Хм, проехали.
Мне уже было все равно, кем работать (рабочей профессии у меня не было, да и не хотелось с кандидатской идти в рабочие). И вот в одном из вузов, отказав мне в очередной раз в работе преподавателем экономики, меня спросили: «А вы не возьметесь преподавать менеджмент?» Я не знал тогда толком что это такое, но сразу же согласился. Будучи физиком, я готов был преподавать хоть анатомию в медицинском институте, лишь бы платили зарплату. При этом я наивно полагал, что мои знания по управлению временем меня смогут выручить.
На всякий случай, в вузах, где мне уже отказали один раз, я повторно предложил «свои рабочие руки», но уже в качестве преподавателя менеджмента (провалюсь — так сразу в нескольких местах, кто не рискует …). И к моему удивлению получил вместе с первым местом, еще два привлекательных предложения.
Выбрав из них два наиболее перспективных, я начал работать в двух местах одновременно — на 1,5 ставки куда пригласили (Волго-Вятский Кадровый Центр), и на полставки — в другом вузе — на кафедре экономики в нижегородском инязе..
А для себя я решил, сначала проведу какое-то количество занятий по Тайм-менеджменту (тогда это называлось техника личной работы или самоменеджмент), а в это время успею прочитать о менеджменте в учебниках, которых, правда, в то время было крайне мало.
Так что все наоборот — тайм-менеджмент меня выручил своеобразным образом — не дал умереть с голода.
2. Планирование — «как все успевать»
При планировании своего будущего следует ответить на три вопроса: «Где вы находитесь?», «Куда вы собираетесь двигаться?», «Как вы собираетесь достичь поставленных целей?» (Следует отметить, что при ответе на эти вопросы приходится постоянно обращаться к функции контроля — оценивать, где вы находитесь, оценивать ваши возможности достижения целей и др.)
Планирование включает в себя постановку целей и разработку программы достижения этих целей. Цель — это желаемый конечный результат или состояние.
Рассмотрим пример. Когда я работал преподавателем кафедры экономики нижегородского иняза, кафедра дала мне задание разработать новый курс «Инновационный менеджмент» для чтения студентам 5-го курса отделения международного бизнеса.
«Где вы находитесь?» Отвечая на этот вопрос, следует определить состояние, в котором находитесь вы и ситуацию во внешнем окружении.
В моем примере это выглядело так: у меня имелся 15-летний практический опыт работы в научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках, от времен работы в НИИ даже сохранился значок «Изобретатель СССР», имелся также 7-летний опыт разработки и чтения курсов «Менеджмент» и «Маркетинг», полезным для данного курса являлось и мое участие в международной конференции по защите интеллектуальной собственности. Что касается временных рамок, то на 1 сентября 1999 г. у меня было впереди 4 месяца творческого отпуска на научную работу, в рамках которого пришлось запланировать порядка 15—20 рабочих дней на разработку данного курса.
«Куда вы собираетесь двигаться?» Речь идет о том, какие цели вы ставите?
В моем примере не стоило ограничиваться только ближайшей целью — разработкой курса. Имело смысл поставить задачу шире — не только написать новый курс, соответствующий современным требованиям, но попытаться разработать на его основе новый продукт для моего бизнеса по управленческому консультированию — «консалтинг в области инноваций».
«Как вы собираетесь достичь поставленных целей?»
При планировании следует подумать как о долгосрочных программах, так и о задачах на менее отдаленное время и на текущий момент. При этом следует помнить, что хорошо составленные планы предполагают четкое определение сроков окончания работ и количественные критерии оценки результатов.
В моем примере это выглядит так:
Долгосрочные планы: Итак, намечаем после трех-пятилетней апробации курса «Инновационный менеджмент», выведение на рынок нового продукта — «Консультирование в области инноваций». Отметим, что долгосрочные планы должны учитывать возможное изменение реальной ситуации, поэтому уровень их конкретизации должен быть достаточно «мягким», в сравнении с краткосрочными планами. Среднесрочные планы: Это, в первую очередь, чтение курса. Однако сначала необходимо разработать курс, что потребует выполнения таких задач, как дополнительный подбор и изучение соответствующей литературы, разработка программы курса и практических занятий и написание порядка 15 лекций. С учетом того, что трудоемкость написания одной лекции составляет для меня порядка 8 часов «чистого» времени, намечаем, 70 — 80% курса подготовить к началу второго семестра.
Ближайшие задачи: Первая задача разработки курса — это составление рабочей программы с использованием имеющихся российских и американских источников. Срок выполнения работы — 2—3 недели.
Следует помнить, что ваши долгосрочные планы станут реальностью лишь при условии, что их разделы находят постоянное отражение в среднесрочных и краткосрочных программах.
В Приложении к этому разделу представлена простая и эффективная система текущего планирования, которую я успешно применяю в течение ряда лет. Вы хотите, чтобы ваши планы выполнялись? Тогда вам обязательно надо попробовать применение этой системы на практике.
Мой блог. Поиск концепции
Любозн. гендир.: Интересно, а что было потом?
Автор: С удовольствием расскажу.
Прошло несколько лет моей работы в качестве преподавателя управленческих дисциплин. К этому времени, я уже достаточно хорошо разобрался «с чем едят» научный менеджмент. К этому моменту и книг по Тайм-менеджменту (пусть он тогда еще чаще назывался самоменеджмент) вышло вполне достаточно, чтобы сравнить эти, казалось бы, близкие управленческие дисциплины.
Одна из, пожалуй, лучших книг по Тайм-менеджменту, была на тот момент книга западного немца Лотара Зайверта «Ваше время — в ваших руках» (единственным недостатком книги был избыток рекомендуемых упражнений, выполнив которые у любого читателя должно было появится отвращение к такой полезной дисциплине, как Тайм-менеджмент). Однако я удивился, что описывая самоменеджмент, западный автор разбирал вопросы делегирования — явно разделы из управления людьми (это общий менеджмент либо специальный раздел менеджмента — управление персоналом). То есть в одну кучу были свалены вопросы и менеджмента и Тайм-менеджмента.
С другой стороны, Тайм-менеджмент в книге 1995 года издания больше походил на механистическую дисциплину, в то время как менеджмент уделял «человеческому поведению Человека» очень большое внимание еще с 20-х годов 20 столетия. А мы сами — разве не эмоциональные существа, разве можно самому себе строго настрого приказать — экономь время! Тут что-то не так…
Проведение аналогий между менеджментом и Тайм-менеджментом в конечном итоге привело меня к двум важным мыслям, собственно и составляющих основную концепцию Тайм-менеджмента, на которую мы с Вами опираемся:
1. Тайм-менеджмент, развиваясь в большой степени автономно, не учитывал достижения современного управления, в результате отстал в своем развитии от менеджмента по крайней мере на 50 лет.
2. Если обогатить Тайм-менеджмент накопленными знаниями из современного управления, мы сможем значительно его продвинуть.
Реализуя эти два пункта, удалось породить фактически принципиально новую дисциплину — современный Персональный менеджмент (тогда я ее назвал «обогащенный самоменеджмент»). Материалы своей работы я опубликовал в международном журнале по управлению «Проблемы теории и практики управления» (ПТПУ). Это был научный труд, потому подготовлен по канонам академического издания, каковым являлся международный журнал ПТПУ.
3. Тренажер по планированию
СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ
Каких только «штучек» ни придумали, чтобы облегчить менеджеру процесс планирования: перекидные календари, ежедневники, бизнес блокноты, органайзеры, электронные записные книжки, «тайм менеджер». Что лучше использовать? Многолетний опыт применения различных технических средств планирования показал, что дело не в конкретных «устройствах для планирования», а в системе, которую вы применяете.
Т. Котарбинский, основатель праксеологии — науки об эффективной деятельности человека, полагал, что хороший план должен:
обеспечить достижение цели;
не требовать слишком много времени на разработку;
быть удобным при использовании.
Простая и эффективная система планирования
Ниже представлена очень простая и эффективная система планирования, полностью удовлетворяющая вышеизложенным принципам. Она получилась в результате небольшой модификации системы планирования, представленной Л. Зайвертом и названной им «Метод Альпы». Эта система планирования включает в себя ряд обязательных шагов.
Разделите лист бумаги на две части, как на рисунке. Справа запишите перечень дел (на день, неделю или месяц).
Слева отметьте отрезки времени (часы, дни или недели).
Зарезервируйте некоторое количество времени на всякий случай.
Расставьте дела в удобное для выполнения время.
При необходимости скорректируйте план.
Некоторое время назад, когда я поменял должность старшего научного сотрудника в одной из фирм ВПК на работу преподавателя кафедры менеджмента, мне была предоставлена уникальная возможность в течение месяца делать все, что я захочу. Был август, все студенты и преподаватели отдыхали.
В это время я испытывал планирование по методу «Альпы», в котором есть пункт — «зарезервировать время на всякий случай». Зачем мне это было делать, если я предоставлен самому себе? Но эксперимент есть эксперимент, и я зарезервировал одну неделю.
Неожиданно, дня через два, мне дали команду — ехать на семинар (встреча с командой Е. Гайдара) вместо руководителя вуза. Что ж, я только что сдал кандидатские экзамены по экономике, и мне было интересно «сразиться» с профессионалами экстра-класса.
Когда я возвратился в Н. Новгород, то вспомнил, что мой «план дел» опять полетел в тартарары. Но каково было мое удивление, когда, открыв бумаги, я увидел, что для этой незапланированной командировки у меня была зарезервирована целая неделя. Это был мой первый план, когда я выполнил абсолютно все запланированные дела. С тех пор я постоянно пользуюсь этой системой планирования. Попробуйте сами и вы убедитесь в ее эффективности.
Составьте себе план на год по описанной системе.
На основе годового плана по этой системе разработайте план на квартал, взяв из плана на год обязательные пункты для исполнения, не забудьте при этом запланировать резервное время. А на основе квартального плана подготовьте программу на предстоящий месяц, которая в свою очередь предполагает недельное и дневное планирование. Очевидно, что когда из плана квартала составляется план на месяц или из недельного — план на день, то в перечне дел на более короткие отрезки времени появятся дополнительные дела, которые могут отсутствовать в плане на большие отрезки времени.
Ниже представлен пример планирования по предложенной системе
Из плана квартала составляется месячный план
А на основе плана на месяц составляется недельный план, служащий основой для составления плана на день.
недельный план план на день
Однако, прежде чем начать пользоваться данной системой, следует ее апробировать на более коротких отрезках времени, например, недельное и дневное планирование.
4. Задание к первой главе
Потренируйтесь использовать предложенную систему планирования в течение хотя бы 1 месяца. Смело модифицируйте ее и применяйте далее.
Глава 2. Организация и контроль
1. Функция организации в пм — «кто наши невидимые помощники?»
Функция организации — одна из важнейших функций управления. В процессе реализации этой функции руководитель передает задачи и полномочия, необходимые для выполнения этих задач, своим подчиненным. Этот процесс называется делегированием. Подчиненный же берет на себя ответственность за выполнение порученных задач. В результате возникает организационная структура, обычно изображаемая в виде «прямоугольников» (в них записаны должности руководителей или названия подразделений), соединенных отрезками прямых, которые определяют «кто кому подчиняется».
«Делегирование означает саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руководящих функций и предоставляет шансы сотрудникам для раскрытия своих способностей. Но лишь некоторые менеджеры бывают последовательны в поручении дел своим подчиненным. Многие практикуют делегирование с большой неохотой или в недостаточной мере», — пишет Л. Зайверт, причисляя, по нашему мнению ошибочно, процесс делегирования руководителем задач своим подчиненным к самоменеджменту.
Итак, в организации руководитель делегирует задания своим подчиненным.
Интересно, а если подчиненных пока нет, то кому делегировать свои задачи и полномочия, и кто возьмет на себя ответственность за выполнение этих задач? А может быть, в самоменеджменте нет функции организации? Но спросите любого: «Как ты организовал свою работу?» Вопрос не вызовет недоумения — собеседник расскажет вам о своем распорядке дня. Ниже представлено доказательство, к которому я прошу отнестись со всей серьезностью, что у каждого из нас имеется по крайней мере четверо подчиненных, готовых выполнить любое наше поручение.
На рисунке приведена модель, согласно которой у каждого человека есть помощники, которым можно делегировать ваши дела.
Бесплатный фрагмент закончился.
Купите книгу, чтобы продолжить чтение.