Лабораторная работа №1
Тема: Знакомство с Microsoft Access, создание баз данных.
Цель лабораторной работы заключается в том, чтобы научиться:
— открывать базу данных,
— создавать новую базу данных,
— использовать справочную систему Access.
Access — приложение, входящее в состав пакета Office, разработанного компанией Microsoft. Access представляет собой локальную СУБД и ориентирован на разработку баз данных (БД) малой и средней сложности, с которыми одновременно могут работать один или несколько пользователей.
Приложение обращается непосредственно к файлу базы данных, доступ к файлу ограничен пределами одного компьютера или локальной сети. Данные не кэшируются в оперативной памяти (при каждом запросе выполняется обращение к файлу), что гарантирует устойчивость базы данных по отношению к аппаратным сбоям, но негативно влияет на производительность. Для защиты целостности данных при обращении к ним производится блокировка (два пользователя не могут одновременно изменить содержимое одной и той же ячейки). Файлы баз данных Access имеют расширение «.MDB».
Access предоставляет простые и удобные возможности для разработки структуры БД и пользовательского интерфейса. Одно и то же приложение служит как инструментом создания баз данных, так и средством работы с готовыми БД.
Функции Access
СУБД Access, как одна из современных СУБД реализует централизованное управление данными и, кроме того, обеспечивает:
а) определение данных, подлежащих хранению в базе данных (определение логических свойств данных, соответствующих представлениям пользователя и называемых структурами данных в базе данных, а также физическая организация хранения данных, называемая структурами хранения баз данных);
б) первоначальную загрузку данных в базу данных — так называемое создание баз данных;
в) обновление данных;
г) доступ к данным по различным запросам пользователя, отбор и извлечение некоторой части базы данных, редактирование извлеченных данных и выдачу их пользователю.
Специальные средства СУБД обеспечивают секретность данных, т.е. защиту данных от неправомочного воздействия, и целостность данных — защиту от непредсказуемого взаимодействия конкурирующих процессов, приводящих к случайному или преднамеренному разрушению данных, а также от отказов оборудования.
Средства защиты базы данных могут быть вызваны только через команды меню. Эти средства позволяют организовать работу приложения для работы в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к вашим базам данных. Имеется возможность создавать рабочие группы пользователей и присваивать права доступа к данным, как отдельному пользователю, так и группе в целом.
Кроме этого, СУБД Access позволять представлять данные для пользователя в различном виде, например, создавать различные отчеты на основе данных, хранящихся в таблицах. Для обеспечения наглядности данных отчета Access позволяет добавлять в отчет рисунки и диаграммы.
Часто вышеуказанные функции Access относят к основным и, в дополнение к ним, выделяют следующие функции:
Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать последовательность действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие.
Модули. Модули представляют собой программы, написанные на Access VBA, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения.
Под термином приложение Access понимается база данных Access, которая имеет следующие характеристики:
база данных содержит объекты приложения (запросы, формы, отчеты и макросы), обеспечивающие отображение данных в заданном формате на экране и при печати, а также обеспечивающие добавление, модификацию и поиск данных;
база данных не требует от пользователя знаний о том, как создается тот или иной элемент (запись или поле таблицы). Все элементы базы данных создаются на этане разработки приложения.
база данных автоматизирована с помощью кода VBA (и/или макросов), что позволяет пользователям производить различные действия, нажимая кнопки в формах или на панели инструментов. Макросы и модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.
Открытие базы данных при запуске Access
Чтобы запустить Access и открыть в нем базу данных «Борей», которая разработана для автоматизации деятельности вымышленной торговой компании «Борей», специализирующейся на продаже продуктов питания:
Нажмите кнопку «Пуск» в системе Windows, выберите в нем пункт «Программы», в котором выберите «Microsoft Access».
В процессе запуска на экране появляется главное окно Access и диалоговое окно «Microsoft Access», позволяющее создать базу данных или открыть существующую базу данных.
В нижней части диалогового окна «Microsoft Access» выводится список ранее открывавшихся баз данных. Если Access был запущен первый раз, то в списке появится только элемент «Другие файлы».
Выберите переключатель «Открыть базу данных».
В списке баз данных выделите элемент «Другие файлы».
Нажмите кнопку ОК, появится стандартное диалоговое окно «Открытие файла базы данных».
Файл базы данных «Борей» (Борей.mdb или Nwind.mdb) находится по умолчанию в папке С:\Program files\Microsoft Оffice\Office\Samples.
В главном окне Access появится окно базы данных «Борей», в котором находятся все необходимые элементы: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Открытие базы данных после запуска Access
Открытие новой базы данных влечет за собой автоматическое закрытие уже открытой. Чтобы открыть базу данных:
Нажмите кнопку «Открыть» на панели инструментов или выберите команду «Файл, Открыть». Появится диалоговое окно «Открытие файла базы данных», где следует выбрать нужный вам файл базы данных.
Выбрать требуемый файл в меню «Файл» из списка ранее открывавшихся файлов.
Создание новой базы данных
Существует несколько способов создания базы данных в Access:
1 способ: При запуске Access.
В диалоговом окне «Microsoft Access», появившемся при запуске Access выберите переключатель «Новая база данных» и нажмите кнопку ОК.
Появится диалоговое окно «Файл новой базы данных». По умолчанию, Access присваивает новой базе данных имя db1, а если база с таким именем уже существует, то db2 и т. д.
В раскрывающемся списке «Папка» откройте папку, в которой будет храниться создаваемая база данных. В поле ввода «Имя файла» укажите имя новой базы данных и не добавляйте расширение — Access автоматически добавит расширение. mdb к имени файла.
Нажмите кнопку «Создать» или клавишу Enter для создания базы данных. Если в этот момент была открыта другая база данных, то Access закроет ее и начнет создавать новую. После завершения процесса создания в главном окне Access появится окно новой базы данных.
2 способ: Если Access уже запущен:
В его главном окне нажмите кнопку «Создать» на панели инструментов или выберите команду «Файл, Создать». Появится диалоговое окно «Создание».
Раскройте вкладку «Общие», выделите элемент «База данных» и нажмите кнопку ОК. Продолжайте создание с шага 2 предыдущего способа.
Вкладка «База данных» позволяет использовать один из 10 шаблонов, на основе которых могут быть созданы наиболее популярные базы данных.
3 способ: При запуске Access.
При запуске Access в диалоговом окне «Microsoft Access» выберите переключатель «Мастера, страницы и проекты базы данных» и нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно «Создание» с раскрытой вкладкой «Базы данных». Выберите один из шаблонов и нажмите кнопку ОК, а дальше пошагово выполняйте все инструкции для создания типичной базы данных.
Создание экспериментальной копии базы данных Борей
Для выполнения лабораторных работ следует создать копию базы данных «Борей». Это желательно сделать потому, что при работе с копией базы данных не нужно будет беспокоиться о том, как повлияют внесенные изменения на работу приложения в целом. При создании копии базы данных можно воспользоваться операцией сжатия базы данных:
Закройте все окна объектов базы данных, для этого выберите команду «Файл, Закрыть» или закройте окно базы данных. Окно Microsoft Access станет пустым.
Выберите команду «Сервис, Служебные программы», «Сжать и восстановить базу данных». Появится диалоговое окно «База данных для сжатия». Найдите и выберите файл базы данных «Борей», нажмите кнопку «Сжать».
Появится диалоговое окно «Сжатие базы данных под именем».
Если необходимо, то перейдите в папку, в которой должна быть сохранена сжатая копия базы данных «Борей». В поле ввода «Имя файла» введите свою фамилию. Нажмите кнопку «Сохранить». На диске будет создана сжатая копия базы данных, с которой вы будете дальше работать и которую можно использовать для тестирования.
Выберите команду «Файл, Открыть» и щелкните по значку созданной базы данных.
Теперь везде, где будет говориться о базе данных «Борей» — используйте созданную базу данных.
Элементы базы данных Access
В состав любой базы данных Access входят следующие элементы: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули, страницы доступа. Все эти элементы можно посмотреть в окне базы данных.
Таблицы
В базах данных Access информация хранится в виде двумерных таблиц, строки которых называются записями, а столбцы полями, таблицы должны быть связаны между собой по значениям ключевых полей.
База данных Access может содержать до 32768 объектов (комбинаций таблиц, форм, отчетов и т.д.), причем одновременно могут быть открыты 1024 таблицы (при наличии достаточного количества системных ресурсов).
Можно импортировать таблицы из других систем управления базами данных (Paradox), баз данных типа клиент/сервер и систем управления электронными таблицами (Microsoft Excel и др.). Более того, можно связать базу данных Access с таблицами баз данных других приложений (dBASE, FoxPro, Paradox), файлами электронных таблиц, форматированными текстовыми файлами и таблицами, хранящимися в другой базе данных Access.
В разделе «Таблицы» базы данных «Борей» отображается список всех таблиц, имеющихся в базе данных. Все данные в базе хранятся именно в таблицах, а остальные объекты (запросы, формы, отчеты и т.п.) используются для работы с этими данными.
Запросы
При помощи запросов можно произвести выборку данных, соответствующих некоторому критерию. Выборка данных может производиться одновременно из 16 таблиц. При создании запроса можно указать таблицы, в которых будет производиться выборка данных, и указать те поля таблиц, которые должны быть включены в результат запроса, и указать условие отбора данных. В запрос можно включить до 255 полей (столбцов). Условие отбора определяет то, какие данные будут выбраны из таблицы в результате запроса.
Формы
Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также изменять и удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты. Формы Access могут также содержать процедуры, написанные на языке Access VBA, для обеспечения обработки различных событий.
Отчеты
Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Access позволяет использовать различные форматы оформления отчетов и включать в отчеты иллюстрации, что делает вид отчета еще более привлекательным. Отчеты, как и формы, позволяют включать процедуры обработки событий, написанные на языке Access VBA.
Макросы
Использование макросов в приложениях Access позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. Чтобы создать макрос, нужно просто выбрать последовательность макрокоманд (из списка доступных), в том порядке, в котором они должны быть выполнены.
Модули
Модули содержат Access VBA код, используемый для написания процедур обработки событий, таких как: нажатие на кнопку в форме или отчете, для создания функций настройки, используемых в формах, отчетах и запросах, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, которыми нельзя управлять с помощью макросов. Эти процедуры и функции можно использовать для сложных вычислений, которые не могут быть представлены последовательностью простых математических выражений, или вычислений, требующих принятия решений.
Другими словами, добавление VBA кода дает возможность создавать полные базы данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и многими другими возможностями.
Страницы доступа к данным
Страницы доступа к данным (Data Access Pages) представляют собой специальный тип Web-страниц, который обеспечивает Web-интерфейс к данным в базе данных Access или MS SQL Server.
Отличие страниц доступа к данным от остальных объектов Access в том, что каждая страница представляет собой отдельный файл в формате HTML, а в файле базы данных Access хранятся только ссылки на эти файлы.
Страницы доступа к данным — альтернатива стандартному интерфейсу форм и отчетов. Они имеют одно очень сильное преимущество перед формами и отчетами, а именно — для работы с этими страницами достаточно иметь на рабочем месте только программу просмотра Web-страниц (Internet Explorer), и вовсе не обязательно устанавливать Access. Очевидно, это позволяет значительно расширить круг пользователей приложения, разработанного в среде Access.