Бесплатный фрагмент - Уничтожение документов и экспертиза ценности

1. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В процессе деятельности любой организации, предприятия, учреждения формируется множество документов, которые нуждаются в надлежащем хранении, систематизации, а когда срок их хранения истечет — в уничтожении. Хранение излишних документов не целесообразно, т. к. требует дополнительных материальных затрат, а также может повлечь нарушение архивного законодательства, Федерального закона №152 от 27.07.2006 «О персональных данных» и др.

Процесс выявления документов и их уничтожения необходимо правильно организовать в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации, чтобы избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов и соблюсти все требования к конфиденциальности информации в документах.

Согласно пп. 9.9. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 уничтожение документов должно быть санкционированным. Запрещается самовольно уничтожать:

— документы без оформления соответствующих актов;

— документы, относящиеся к идущему или предвидимому судебному разбирательству или расследованию;

— отдельные категории документов до соблюдения определенных законом специфических условий для их уничтожения (например, некоторые бухгалтерские документы нельзя уничтожать до проведения проверки (ревизии) или до погашения дебиторской или кредиторской задолженности).

Как определить перечень документов, которые пора уничтожить? Что такое экспертная комиссия и экспертиза ценности документов и как ее провести в организации? Как документально оформить решение об уничтожении, правильно составить и согласовать соответствующий акт? Рассмотрим подробнее каждый из этих вопросов.

Порядок уничтожения документов в т.ч. зависит от того, является ли конкретная организация источником комплектования государственного (муниципального) архива. Общие требования к этому процессу прописаны в:

— правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526 (далее — Правила 2015) и методических рекомендациях к данным правилам;

— правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 N 24.

Чтобы определить, от каких документов пора избавится, необходимо знать их срок хранения. Для отбора документов на уничтожение в делопроизводстве организации используются:

— номенклатуры дел;

— перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее — Типовой перечень);

— приказ Росархива от 20.12.2019 N 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

— ведомственные перечни, федеральные законы (в зависимости от специфики деятельности организации, подробнее см. п. 3.3 книги).

Коммерческие организации, не являющиеся источником комплектования государственного или муниципального архива, могут разработать свой порядок уничтожения документов и закрепить его в локальном нормативном акте (например, инструкции по делопроизводству или положении об уничтожении документов). При этом стоит опираться на Правила 2015.

Далее рассмотрим подробнее общий порядок уничтожения документов в организации согласно Правилам 2015 и методическим рекомендациям по их применению.

2. ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Определить, какие документы пора уничтожить — весьма ответственное решение, которое трудно принять отдельно взятому сотруднику. Поэтому для выявления документов с истекшими сроками хранения и других функций в организации создается экспертная комиссия (далее- ЭК) или централизованная экспертная комиссия (ЦЭК).

Во многих организациях ЭК — это постоянно действующий совещательный орган, созданный по приказу руководителя для проведения экспертизы ценности документов, их отбора и передачи на государственное хранение, действующий на основании Положения об ЭК. Полномочия, функции и права ЭК приведены в примерном положении об экспертной комиссии организации, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №43, а также в Правилах 2015 г.

Состав ЭК утверждается также приказом. Как правило, в него входят председатель, секретарь комиссии, сотрудники службы ДОУ и архива, специалисты кадровых и юридических подразделений организации. Также привлекаются специалисты того архивного учреждения, источником комплектования которого является организация. Рекомендуется включать в состав не менее 5 человек из числа наиболее опытных специалистов.

Акт о выделении документов для уничтожения необходимо согласовать с ЭК, т. к. в него могут быть включены дела, которые организация хотела бы хранить дольше, чем указано в Типовом перечне. ЭК также определяет сроки хранения документов, которых нет в Типовом перечне. Помимо актов с ЭК согласовываются описи дел, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел организации.

Заседания ЭК протоколируются. Протокол составляется секретарем ЭК в свободной форме. Указывается состав комиссии, дата проведения заседания ЭК, повестка дня, суть рассматриваемых вопросов, фамилии и инициалы выступавших и присутствующих лиц, фиксируется принятое комиссией решение по каждому вопросу. Далее протокол подписывают секретарь и председатель ЭК, а решения доводятся до руководителя организации, который утверждает акт приказом.

3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Порядок проведения экспертизы ценности

Согласно п. 4.11. Правил 2015 экспертиза ценности в организации проводится ежегодно. Коммерческие компании, не являющиеся источником комплектования, могут самостоятельно определять сроки проведения и делать это по мере надобности.

Экспертизу ценности документов проводят в организации при составлении номенклатуры дел и при подготовке передачи дел в архив (п. 4.10. Правил). Обычно экспертиза ценности проводится в организациях в начале года. Ее основные цели:

— отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу для передачи в архив, включения в состав Архивного фонда РФ (для организаций-источников комплектования гос. (мун.) архива);

— выявление документов с истекшими сроками хранения;

— отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) для дальнейшего хранения в структурных подразделениях.

Уничтожать документы до проведения экспертизы ценности нельзя (п. 4.5. Правил 2015).

Экспертизу проводят сотрудники структурных подразделений, а архив организации оказывает им методическую помощь.

Для проведения экспертизы ценности в структурном подразделении может быть создана экспертная комиссия.

Если в организации нет структурных подразделений, то экспертиза ценности проводится экспертной комиссией (ЭК) этой организации. Члены ЭК полистно просматривают документы, дела, отобранные для уничтожения и на архивное хранение. Далее ЭК выносит решение о том, какие из представленных документов имеют историческую и научную ценность, а какие могут быть уничтожены. Часть документов, которые ЭК определила к уничтожению, проверяется сотрудником архива организации (или сотрудником, ответственным за архив). Сверяются сроки хранения этих документов.

Согласно п. 4.11 Правил 2015 в структурных подразделениях организации по результатам экспертизы ценности оформляются следующие документы:

— описи дел структурных подразделений постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) и по личному составу. Формы описей приведены в приложениях №23,24 к Правилам 2015.