Бесплатный фрагмент - Современное деловое письмо

От автора

Много лет я работаю за зеркальными окнами офиса и знаю все секреты делового зазеркалья. Это не волшебная страна, это ежедневная работа миллионов людей, образующих деловое сообщество. Здесь есть свои правила общения и деловой этикет, знание которого выручает в любой ситуации.

Работая с инновациями в бизнесе, я прочитала тысячи деловых писем и сотни написала сама. Правильно составленное деловое письмо может стать началом сотрудничества, бесплатной рекламой вашего бизнеса. И научить этому читателя — цель данной книги.

Как применить полученную информацию в обычной жизни, читайте отзыв человека, весьма далекого от деловой переписки.

«С интересом прочитала электронную книгу Ирины, а отзыв пишу сразу после практики, столкнувшись с некомпетентностью оператора сотовой связи. Обычно мне действительно было не просто писать эти бумаги. Ну не любила я это никогда, хотя и писала всё равно. А вчера, уже не раздумывая, я по шаблону написала претензию. Книга сыграла большую роль в той лёгкости, с которой я это сделала! Впервые в жизни настолько легко и с полнейшим пониманием, что именно писать и как писать правильнее. Мне сказали, что я единственная, кто решила это сделать. Проблема насущная. Сталкиваются многие, но все «терпят».

Однозначно я рекомендую эту полезную и практическую книгу к прочтению. Это тот навык, который здорово облегчит жизнь. Благодарю за неё, Ирина!»

Надежда Неронова — видеомаркетолог, режиссёр кино и монтажа.

1. Зачем мне эта книга?

В нашей культуре огромное значение придается Слову. Вспомните, с каким уважением мы говорим «мастер слова», «писатель», «глаголом жечь сердца людей». И представляем себе умудренного жизнью писателя или известного артиста. А ведь все мы постоянно что-то пишем. Причем довольно часто вступаем именно в деловую переписку.

По данным статистики, в России 5700000 предприятий малого и среднего бизнеса. Пять миллионов семьсот тысяч предприятий, на которых работают меньше 250 человек. Если в каждом из них деловые письма пишут два человека, то это уже почти двенадцать миллионов человек. Теперь давайте представим, сколько писем пишется в крупных компаниях, научных институтах, государственных органах. Чаще всего эту работу поручают молодежи. Считается, что написать письмо не трудно. Вот только цена ошибки может быть большой.

Это же не про меня — подумает читатель. Я ничего не пишу и больше всего люблю путешествовать. Тогда ответьте на вопрос, только честно. Когда вы бронируете номер в гостинице, как часто пишете свои особые пожелания в специальном окне? Там, где негде поставить галочку и нечего выбрать из предложенных вариантов. Только не говорите, что это бесполезно. Я заполняю это окно всегда и получаю, что попросила.

Приведу другой пример. Вы увидели объявление. Домоуправление приглашает всех, кто хочет меньше платить за коммунальные услуги на основании новых муниципальных правил, зайти и написать заявление. И вот вы откладываете свои дела и идете в домоуправление. На улице дождь, везде лужи, машину поставить негде. За десять минут до начала обеда у бухгалтера вы заходите в кабинет. Вам улыбаются, приглашают присесть и дают чистый лист бумаги. Если вы напишите заявление, то оплату снизят и с начала года пересчитают. Образца нет, по инструкции положено писать заявление в произвольной форме. Показать другие заявления не могут, там содержатся персональные данные. Бухгалтер вежливо улыбается и смотрит на часы.

Я занимаюсь деловой перепиской более тридцати лет. Знаю все тонкости, правила и хитрости в составлении документов. Но я бы немного волновалась. А многие люди при виде чистого листа просто столбенеют. Что нас спасет в такой ситуации? Опыт других людей, которые делали множество раз то, что мы делаем впервые. На основе их многократно повторенных действий рождается Шаблон. Если вам говорят, что шаблон — это плохо, не верьте. Шаблон позволяет экономить время, не допускать ошибок и сделать первый шаг, преодолев страх и волнение.

Все заявления, письма, обращения в деловой сфере пишутся по одному шаблону. В этой книге вы о нем узнаете на примере составления делового письма. Писать остальное — еще проще.

В этой книге нет теории о выборе шрифтов, интервалов и текстовых редакторов. Это все можно найти в интернете. В крупных компаниях написаны сотни страниц о правилах делопроизводства.

Кстати. Первый совет. Никто не мешает небольшому предприятию взять за основу готовые правила делопроизводства и создать свой стиль. Ваши письма будут выглядеть солидно и работать на продвижение бизнеса как хорошая реклама. Бесплатно, постоянно и надежно.