В сборнике более 90 готовых инструмента, любой из которых сделает ваш бизнес эффективнее. Некоторые из решений вы можете использовать сразу после прочтения.

Удаленные офисы

Решение 1. Объединить офисы компании в единую сеть

В чем выгода:

• Все филиалы в одной локальной сети.

Если у вас несколько офисов, магазинов, точек продаж, есть склад или производство, объедините их с помощью защищенного IPsec-туннеля. Все ресурсы организации окажутся в единой сети. Где бы ни находился сотрудник, ему будут доступны все корпоративные приложения, общие папки и серверы.

Вы сможете организовать автоматический обмен данными между корпоративными базами. Например, контролировать из головного офиса движение товаров на складе в режиме реального времени. Вести централизованный учет рабочего времени удаленных сотрудников, контролировать посещаемые сайты и вести видеонаблюдение во всех филиалах.

Дополнительные преимущества вы получите при использовании IP-телефонии: бесплатная внутрикорпоративная связь, единый план нумерации и возможность переводить вызовы между сотрудниками филиалов, единый номер телефона и отсутствие необходимости в подключении отдельных телефонных линий для каждого отделения компании.

Какое нужно оборудование: профессиональный маршрутизатор для каждой точки присутствия вашей компании.

Технологии: VPN, IPSec.

Решение 2. Использовать распределенные файловые серверы

В чем выгода:

• Появляется единая точка доступа к файлам.

• Повышается скорость работы региональных сотрудников.

• Увеличивается степень надежности хранения данных.

Если у вас общие сетевые папки находятся в разных источниках внутри офиса или в нескольких офисах, создайте единую точку доступа к файлам с помощью технологии DFS. Все файлы станут доступны по единому адресу. Если сотруднику срочно понадобится какой-то файл, не нужно будет вспоминать, на каком из серверов он этот файл сохранил.

Эта технология скопирует информацию, необходимую для работы, во все филиалы компании. Скорость работы региональных сотрудников повысится, надежность увеличится. Даже если один из серверов выйдет из строя, информация не потеряется.

Технология повысит и безопасность доступа к данным. Никто не сможет получить неавторизированный доступ, независимо от того, происходит это в удаленном отделении или центральном офисе.

Подключив технологию ABE, вы скроете от сотрудника общие папки, к которым у него нет доступа. Каждый видит только то, что ему положено. Не выдаются сообщения о запрете доступа, нет соблазна посмотреть файлы другого отдела.

Технологии: DFS (Distributed File System), Active Directory, ABE (Access Based Enumeration).

Решение 3. Ускорить загрузку данных из удаленных офисов

В чем выгода:

• Ускоряется доступ к файлам других филиалов.

• Экономится интернет-трафик.

Если у вашей компании несколько офисов, объединенных в сеть, настройте технологию BranchCache. Офисы филиалов будут быстрее получать доступ к информации, хранящейся в головном офисе.

Одна из основных проблем у сотрудников удаленных офисов — медленное интернет-подключение. Поэтому иногда обмен данными между головным офисом и филиалами не такой оперативный, как хотелось бы.

Когда сотрудник загружает информацию из главного офиса, BranchCache автоматически делится ей с компьютерами коллег по локальной сети, без использования Интернета. В результате повысится эффективность сотрудников, которые работают с данными главного офиса, увеличится скорость доступа и будет экономиться интернет-трафик.

Технологии: BranchCache, Active Directory, Windows Enterprise.

Решение 4. Настроить автоматический обмен между филиалами

В чем выгода:

• Информация о филиалах компании всегда актуальная.

Если в ваших точках продаж, филиалах, на складе или производстве развернута собственная база корпоративного приложения, например 1С, настройте автоматическую синхронизацию между ними, и каждый офис будет иметь актуальную информацию.

К примеру, магазины смогут видеть товарные остатки друг друга и подсказать покупателю адрес, где можно совершить покупку. Вы сможете анализировать покупательскую активность в режиме реального времени и подвозить необходимое со склада.

Производство сможет получать новые заказы прямо из точки продаж, а менеджеры в офисе будут информировать клиента о текущем состоянии проекта.

При использовании системы контроля учета доступа (СКУД) в филиалах вы сможете централизованно вести учет рабочего времени. Интегрируйте СКУД с «1С: Бухгалтерия» и автоматически рассчитывайте заработную плату.

Технологии: необходимо наличие VPN-туннеля.

Решение 5. Установить видеонаблюдение за всеми офисами

В чем выгода:

• Можно контролировать офисы из любой точки мира.

Установите IP-видеокамеры, и сможете контролировать сотрудников из любой точки мира на компьютере, смартфоне или планшете.

Храните архив и используйте видеонаблюдение в качестве охранной системы. Проверьте, насколько клиенты довольны обслуживанием. Контролируйте бизнес-процессы в режиме реального времени. Получите инструмент моральной мотивации сотрудников. Организуйте видеотрансляцию на сайте и получите дополнительное доверие своих клиентов.

Установить централизованное видеонаблюдение можно, если ваши филиалы объединены в единую сеть. Или с помощью облачного сервиса iVideon.

iVideon работает во всем мире, имеет бесплатные приложения для Android и Apple iOS, умеет хранить архив в облаке и расставлять камеры на Google-карте. Настройте оповещение о движении в нерабочее время и получите охранную систему.

Какое нужно оборудование: IP-видеокамеры или аналоговые камеры и IP-видеорегистратор.

Технологии: VPN, iVideon.

Работа вне офиса

Решение 6. Работать в корпоративной сети из любой точки мира

В чем выгода:

• Ресурсы корпоративной сети доступны удаленно.

Настройте виртуальную частную сеть и получите возможность работать из дома, кафе и любой точки мира, где есть Интернет. При VPN-подключении ваше устройство окажется в локальной сети компании, как будто вы находитесь в своем офисе. Настроить подключение можно на компьютере, смартфоне или планшете.

Открывайте общие файлы, работайте в 1С, подключайтесь к серверам, используйте внутреннюю телефонную связь, где бы вы ни находились. Причем делайте это абсолютно безопасно.

Если для работы вы используете общественную точку доступа Wi-Fi, то сильно рискуете. Особенно в местах, где используется Wi-Fi без пароля. Хакеры могут перехватывать ваш трафик, получать пароли и прочую ценную информацию. VPN выполняет шифрование передаваемых данных и защищает от подобных атак.

Какое нужно оборудование: профессиональный маршрутизатор или сервер.

Технологии: VPN, Active Directory.

Решение 7. Упростить удаленный доступ к корпоративной сети

В чем выгода:

• Сеть предприятия доступна без ввода логина и пароля.

Получите простой и надежный доступ к ресурсам компании, когда находитесь в командировке или вне офиса, с помощью DirectAccess. В чем преимущество этого решения перед VPN? У сотрудника не будет необходимости вводить логины, пароли и выполнять подключение к виртуальной частной сети.

Где бы ни находился сотрудник с корпоративным ноутбуком, он всегда получит доступ к своим документам и при этом даже не заметит разницы между подключениями. Сотрудник просто подключит Интернет и окажется внутри корпоративной сети.

ИТ-специалисты смогут решать проблемы пользователей в удаленном режиме, находясь вне офиса или даже дома.

Технологии: DirectAccess, Active Directory, Windows Enterprise.

Решение 8. Настроить удаленный доступ к рабочему компьютеру

В чем выгода:

• Рабочие компьютеры в офисе доступны из любой точки мира.

Настройте удаленный доступ к рабочему столу для офисного компьютера сотрудника, и он сможет работать за ним из любой точки мира.

Сотрудник приболел, находится в командировке или просто решил поработать из дома? Он всегда сможет подключиться к своему компьютеру и продолжить работу над проектом, как будто не выходил из офиса.

Например, используя домашний ноутбук, можно управлять мышкой, запускать рабочие приложения, открывать файлы на рабочем компьютере, печатать документы на офисном или домашнем принтере.

Это незаменимый инструмент для тех, кто продолжает работать из дома по вечерам или в выходные. Очень удобно при участии в тендерах, которые проходят в другом часовом поясе, когда у вас ночь.

Технологии: RDP, VPN, DirectAccess, Active Directory.

Решение 9. Удаленно включать рабочий компьютер из любой точки мира

В чем выгода:

• Удаленный доступ к рабочему компьютеру, даже если он выключен.

Иногда бывает, что рабочий компьютер в офисе выключен, а к нему как раз в этот момент нужен удаленный доступ. Для таких ситуаций вы можете настроить технологию Wake-On-Lan и включать офисный компьютер из любой точки мира. Останется только немного подождать, пока загрузится операционная система, и можно подключаться. Главное, чтобы компьютер был подключен к сети 220В.

Компьютер будет доступен сотруднику в любой момент. IT-специалист сможет удаленно решать задачи пользователей в то время, когда их нет в офисе, и не мешать работе бизнеса.

Технологии: Wake-On-Lan, VPN.

Решение 10. Подключаться к сети Интернет с ноутбука через телефон

В чем выгода:

• Доступ в Интернет и корпоративную сеть в любом месте, где работает мобильная связь.

Иногда при работе вне офиса необходим доступ в корпоративную сеть с ноутбука, а точки доступа Wi-Fi поблизости нет. Чтобы выйти в Интернет, можно раздать Wi-Fi со своего смартфона или планшета.

Как включить эту возможность? Настройки -> Режим модема для устройств Apple или Настройки -> Передача данных -> Режим модема для устройств на базе Android. Осталось подключиться к вашей собственной сети Wi-Fi с ноутбука.

Используйте технологию в кафе, автомобиле, офисе клиента, на встрече с партнерами, на выставке, в командировке, общественном транспорте и любом другом месте, где необходимо срочно выйти в Интернет или подключиться к корпоративной сети. Этот инструмент вас выручит и при поломках связи в офисе.

Технологии: Wi-Fi HotSpot, Android, iOS.

Решение 11. Использовать 1С в режиме облака

В чем выгода:

• 1С доступна из любой точки мира с помощью веб-браузера.

Разверните web-сервер 1С и пользуйтесь системой в любой точке мира с помощью веб-браузера, при этом устанавливать клиентское приложение не нужно. 1С будет работать как сайт, и ваши сотрудники смогут использовать его с любого компьютера или планшета, где есть Интернет.

Выездной менеджер или торговый представитель сможет внести нового клиента в учетную систему предприятия, сформировать заказ клиента, распечатать счет, а также получить информацию о текущей задолженности клиента и наличии товаров на складе.

Руководителю такое решение позволит контролировать организацию удаленно: аналитические отчеты, движение товаров и денежных средств, остатки на складах и всю деятельность компании.

Также можно предоставить доступ филиалам или отдельным точкам продаж. Они смогут увидеть остатки, оплату по своим счетам и выполнять все необходимое для своей работы.

Технологии: web-сервисы 1С, IIS.

Решение 12. Хранить файлы в облаке

В чем выгода:

• Файлы доступны из любой точки мира на любом устройстве.

• Повышается надежность хранения данных.

Синхронизируйте папку с файлами между всеми вашими компьютерами и мобильными устройствами с помощью облачного хранилища. Поместите данные в облако, и вы сможете с ними работать откуда угодно. Создавайте файлы в офисе, дорабатывайте дома, демонстрируйте с планшета, пересылайте на электронную почту с телефона.

Сделайте в своей организации общую сетевую папку облачной. Тогда сотрудники смогут получить доступ к нужным данным из любого места. Более того, вы можете поделиться доступом к папке со своими партнерами или подрядчиками, отправить большие файлы по электронной почте, передав только ссылку на скачивание.

Резервная копия файлов будет на всех устройствах и сервере облачного хранилища. Некоторые сервисы сохраняют документ при каждом изменении файла, и вы можете перемещаться к той или иной версии.

Можно использовать сервисы Dropbox, Google Drive, «Яндекс. Диск», oneDrive или организовать свое собственное облако.

Технологии: Dropbox, Google Drive, «Яндекс. Диск», oneDrive, owncloud.

Решение 13. Использовать удаленный рабочий стол на сервере

В чем выгода:

• Появляется возможность работать на сервере удаленно из любой точки мира.

Настройте службу терминалов и подключайтесь удаленно к корпоративному серверу с любого компьютера откуда угодно. Сотрудники могут запускать 1С, открывать любые приложения, просматривать веб-сайты, хранить свои файлы на сервере и работать как на собственном компьютере.

При этом нет необходимости закрывать документы и рабочие программы. Достаточно просто отключиться от сервера, и можно выключать персональный компьютер. Вернулись домой с работы — подключайтесь удаленно и продолжайте работать как ни в чем не бывало. 1С, счета, отчеты, договоры, проекты, клиент-банк, почта — все окна останутся на месте. К тому же, подключившись к офису, вы получите доступ к ресурсам корпоративной сети.

Технологии: Terminal Services, RDP.

Решение 14. Использовать программный телефон на мобильном устройстве

В чем выгода:

• Экономите на связи в командировке.

Если ваша компания перешла на IP-телефонию, установите программный телефон на ноутбук, планшет или смартфон. Это позволит использовать корпоративную связь в любой точке мира, где есть Интернет.

Коллега или клиент позвонит на офисный телефон, а звонок придет в мобильное приложение. Это позволит быть доступным по внутреннему телефону вне офиса и сократит затраты на входящую связь в командировке. Экономьте на исходящих звонках в роуминге. Найдите бесплатный Wi-Fi в кафе, гостинице или аэропорту и звоните через Интернет с помощью приложения.

Арендуйте виртуальный номер у оператора IP-телефонии. Уезжая в командировку, установите переадресацию с мобильного и принимайте звонки с программного телефона.

Технологии: IP-телефония, программный телефон (Zoiper, 3CX, Bria и другие).

Надежность и безопасность

Решение 15. Объединить компьютеры сервером и защитить компанию

В чем выгода:

• Повышается уровень информационной безопасности.

• Рабочие станции стандартизируются.

• Появляется возможность централизованного управления.

• Создается единая точка аутентификации.

Объедините все компьютеры в единое пространство Active Directory с центральным управлением и повысьте уровень информационной безопасности.

Включить компьютер, получить доступ к общим папкам, серверам и другим ресурсам компании без пароля будет невозможно. При этом у каждого сотрудника будет своя учетная запись для доступа к любым ресурсам. Учетные записи хранятся на сервере, поэтому хорошо защищены от утечек.

Полномочия сотрудников на рабочих станциях будут ограничены, а значит, они не смогут самостоятельно устанавливать игры или нелицензионное программное обеспечение, отключать антивирусную защиту и запускать вирусы.

Если человек уволится, его можно заблокировать один раз, на сервере, и он больше не сможет получить доступ к каким-либо ресурсам компании. При этом нет необходимости менять пароли оставшимся сотрудникам.

Централизованное управление позволит устанавливать обновления в нерабочее время, автоматически настраивать компьютеры, инсталлировать программы, подключать принтеры или открывать доступ к общим ресурсам по отделам компании. При найме нового сотрудника достаточно добавить его в нужную группу — например, в бухгалтерию или отдел продаж. Системный администратор ничего не забудет, а у человека сразу появится весь необходимый набор инструментов для работы.

Active Directory — это мозг компании, в терминах IT. Без него невозможна реализация большого числа решений.

Какое нужно оборудование: сервер.

Технологии: Active Directory.

Решение 16. Защитить информацию от несанкционированного использования

В чем выгода:

• Защищается конфиденциальная информация.

Используя технологию RMS, вы можете быть уверены в том, что утечки данных не будет. Даже если кто-то попытается вынести конфиденциальную информацию за пределы компании, то он просто не сможет открыть документ.

Если менеджер захочет отправить клиентскую базу конкурентам по почте, его письмо не сможет прочитать другая компания, как бы она ни старалась.

И наконец, с помощью RMS можно установить ограничения на доступ к документам,

не предназначенным для общего пользования.

Технологии: RMS (Rights Management Services), Active Directory.

Решение 17. Защитить сеть от «нездоровых» компьютеров

В чем выгода:

• Корпоративная сеть защищается от «нездоровых» компьютеров.

Защита доступа к сети (NAP) — это дополнительное средство безопасности, которое позволит проверить всю сеть на предмет наличия вредоносных программ (вирусов).

Например, если антивирус на каком-либо компьютере не работает, этот ПК не сможет навредить компании. Или если клиент придет с инфицированным ноутбуком, то это устройство будет сразу вычислено и изолировано.

Это касается не только вирусов, но и обновлений, политик и прочих вещей, относящихся к безопасности. Технология позволит гарантировать высокий уровень защищенности информационной системы и, как следствие, снизить экономический ущерб от простоев и сбоев информационных систем компании.

Технологии: NAP (Network Access Protection), Active Directory.

Решение 18. Организовать резервный интернет-канал

В чем выгода:

• Обеспечивается бесперебойный доступ в Интернет.

• IP-телефония работает стабильно.

Если работа вашей компании зависит от стабильности доступа в Интернет, вам обязательно нужен запасной канал связи. Есть способ получить надежный доступ и уберечь организацию от финансовых потерь.

Подключите в своем офисе несколько интернет-провайдеров. Настройте маршрутизатор так, чтобы он автоматически переключал каналы доступа. Если сломался основной провайдер, то все сотрудники офиса станут работать на резервном. Причем никто из пользователей этого даже не заметит.

Если в здании нет второго провайдера, вы можете использовать операторы сотовой связи или беспроводного доступа в интернет — например, Yota.

Какое нужно оборудование: профессиональный маршрутизатор.

Решение 19. Обеспечить надежное хранение информации

В чем выгода:

• Сервер выдерживает отказ одного или нескольких дисков.

• Ускоряется работа.

Обычно самую ценную информацию компании хранят на сервере. Убедитесь, что на ваших серверах используются избыточные дисковые массивы (RAID). Они позволяют объединять несколько дисков в один. Таким образом, при выходе диска из строя данные не теряются. Копия хранится на дублирующих носителях.

Существуют различные варианты использования технологии RAID. Самый распространенный случай — когда два диска дублируют друг друга для обеспечения надежности. Существуют конфигурации, которые за счет применения нескольких дисков увеличивают скорость чтения и/или записи информации, в результате чего сервер работает быстрее. Также с помощью RAID можно создать большой логический диск — например, чтобы сделать общую сетевую папку емкостью в несколько терабайт.

Технологии: RAID-массив.

Решение 20. Синхронизировать файлы сотрудников с сервером

В чем выгода:

• Информация с персональных компьютеров дублируется на сервере.

• Упрощается резервное копирование данных сотрудников.

• Доступ к своим данным возможен с любого компьютера компании.

Используйте перемещаемые профили Windows, и ваши папки «Рабочий стол», «Мои документы», «Загрузки» и пользовательские настройки будут храниться на сервере. Это защит файлы сотрудника при поломке жесткого диска персонального компьютера.

Вы можете работать со своими файлами за чужим компьютером. Например, если рабочая станция вышла из строя. Введите логин и пароль от своей учетной записи, и перед вами окажется ваш рабочий стол, документы, ваши настройки. Благодаря технологии все «переместится» вслед за вами.

Благодаря централизованному хранению данные персональных компьютеров легко резервировать. Достаточно настроить резервное копирование на сервере. И при необходимости файлы любого сотрудника можно будет восстановить. Удаление документов, вирусы-шифровальщики, поломка диска — все это будет не страшно.

Технологии: перемещаемые профили, Active Directory.

Решение 21. Настроить резервное копирование данных

В чем выгода:

• Страховка от утери, удаления или повреждения информации.

Чтобы обезопасить себя от потери данных при выходе из строя жестких дисков, случайном или преднамеренном удалении документов, повреждении или шифровании файлов вредоносными программами, настройте автоматическое резервное копирование.

Определите периодичность создания резервных копий и перечень информации для резервирования. Сохраняйте базы 1С, документы и файлы с рабочих станций, информацию из общих сетевых папок, конфигурацию операционной системы для быстрого восстановления при сбоях.

Вы сможете не только восстанавливать удаленные файлы, но и откатываться к предыдущим версиям документов во времени. К примеру, посмотреть состояние проекта на начало месяца. Или быстрее найти ошибку в бухгалтерской 1С, развернув копию базы на начало периода.

Лучше, если резервные копии будут сохраняться на отдельный сервер или файловое хранилище (NAS). Иначе при выходе из строя жестких дисков копии пропадут вместе с данными. Не будет лишним и дополнительное резервирование ваших файлов в облаке.

Технологии: backup.

Решение 22. Защитить и ускорить 1С

В чем выгода:

• Повышается надежность, безопасность и производительность 1С.

Переведите 1C на использование сервера базы данных (SQL) и получите ряд преимуществ.

Производительность. Ваши сотрудники станут еще быстрее работать. Быстрое формирование отчетов, расчетов, проведение проводок, выставление счетов, поиск контрагентов и все ежедневые операции.

Надежность. Основная функция любого SQL-сервера — обеспечение надежности хранения данных. SQL-сервер стойко переносит сбои и сетевые неполадки, имеет механизмы исправления проблем. За сохранность данных можно не переживать.

Безопасность. При использовании файловой версии 1С информационные базы хранятся в общих сетевых папках. Любой желающий может их скопировать себе на флешку, их может также повредить вирус. SQL-сервер исключает эту проблему.

Бесплатный фрагмент закончился.

Купите книгу, чтобы продолжить чтение.