Бесплатный фрагмент - Откровение ревизора

Предисловие

«Если эта книжка содержит хотя бы десять

процентов полезной для вас информации,

значит время на её написание мною было потрачено не зря.»

Мой путь превращения в профессионального ревизора был наполнен приключениями.

Волнение, иногда страх, азарт, удивление, усталость, восторг от новых мест, и чувство небывалой гордости после покоренных вершин.

В силу неуемности характера и природного любопытства я училась чему не лень, пробовала разные приемы и за 25 лет накопила много интересных историй, «ревизорских прибамбасов», шуток, собранных во время работы, полезных мелочей.

Всё, о чем я пишу, я прошла на своем опыте и делюсь с вами только проверенными методами и нюансами проведения инвентаризации.

Предлагаю нам вместе пуститься в увлекательное путешествие под названием «инвентаризация».

И надеюсь, эта книга поможет вам наполнить свой багаж, который выручит вас в любых ситуациях инвентаризации.

Наталья Посмитная,

Ваш ревизор

Об Авторе

«Делай свою работу хорошо,

и она принесёт прибыль.»

Генри Форд

Наталья Посмитная

— Специалист по организации, проведению и анализу инвентаризаций.

— Бизнес-консультант в области контроля и учета товаров.

— Бизнес-тренер.

— Сертифицированный член Ассоциации профессиональных интернет-предпринимателей

— Член сообщества Sun Team International

— Опыт проведения инвентаризаций более 25 лет. Проведено более 1 000 инвентаризаций во многих городах России и СНГ: Москве, Санкт-Петербург, Самаре, Омске, Уфе, Перми, Екатеринбурге, Владивостоке, Петропавловске-Камчатском, Новосибирске, Находке, Ростове на Дону, Краснодаре, Биробиджане и др.

— Более двадцати лет проработав в реальном бизнесе, прошла путь от ученика продавца до директора магазина от товароведа до начальника ревизионного отдела.

— Автор книги «Инвентаризация- как инструмент повышения продаж», ряда тренингов по основам и техникам проведения инвентаризации.

Глава I. ЕГО ВЕЛИЧЕСТВО РЕВИЗОР

«Контроль базируется на истине,

справедливости и здравом смысле.»

Ревизор — это человек, который знает об Активах и Обязательствах больше, чем те, кто их имеет.

Ревизия — это искусство.

Профессия, требующая навыка, опыта и терпения. Особый дар Ревизора — видеть за цифрами сложный мир экономики в ее слаженности в взаимосвязях.

Ревизор — это ответственная должность. Когда произносится слово «ревизор», все моментально вспоминают знаменитую фразу Н. В. Гоголя в одноимённой пьесе. Но если оставить шутки, то ревизор — это сегодня очень актуальная профессия.

Для обеспечения правильной оценки ситуации в отдельно взятом подразделении, на предприятии, в определённом секторе экономики или в стране в целом используют различные методы контроля.

Благодаря ему обеспечивается достижение поставленных целей.

Поэтому можно утверждать, что контроль является одним из основных средств выработки курса и урегулирования всех вопросов, которые обеспечат адекватную деятельность подконтрольного объекта.

Выполнение названных функций возложено на контрольно-ревизионные подразделения, работающие на предприятиях и в учреждениях. А задействованные при этом специалисты являются ревизорами.

Исходя из вышесказанного, можно утверждать, что Ревизор — это специалист, чаще всего имеющий экономическое высшее образование, определённый опыт работы и уполномоченный руководством к проведению ревизии хозяйственно-финансовой деятельности учреждения, предприятия или подразделения.

Скажу прямо, труд ревизора- не легкий труд. Не нормированный рабочий день, работа в выходные и праздники, зачастую в командировке далеко от дома. Работы в складских помещениях, порой с низкой освещенностью, не очень комфортной температурой и запыленностью.

Зато какой кайф испытываешь, когда сделаешь такую нужную работу, вычистись остатки, сделаешь их реальными, дашь рекомендации по сохранности товара и конечно же получишь благодарность от руководителей объектов. Тогда понимаешь, что работа была проведена не зря. Получаешь полное удовлетворение от выполненной работы.

Каждый год провожу сплошную инвентаризацию на одном из складских комплексов сети компаний ТМ «КРАТОН». Масштаб этого складского комплекса поражает своей мощью- 10 000 м. кв. Для проведения сплошной инвентаризации создаю инвентаризационную комиссию из 60—70 человек. Инвентаризация всегда проходит в конце года (27—29 декабря). Температура в помещениях складов примерно +8гр., там по периметру есть обогревающие батареи. А в одном помещении комплекса их нет, там температура ниже чем на улице -30 или -35гр. Обычно в этом помещении складируют сезонный товар и пустую тару. Так вот, для того что бы пересчитать товары в этом помещении и не заморозить людей, я устанавливаю для них индивидуальный график работ: 45 минут работают, 15 перекур, не считая времени на обед; естественно люди одеты согласно сезона.

Об организации работы в рамках сплошной инвентаризации поговорим в следующих главах этой книги.

Качества и квалификация Ревизора

«Будем осторожны с чувственными фактами»

Обладатель специальности ревизор- из категории bee-to-bee, оказывающей услуги предприятиям присущи качества, при отсутствии которых клиент может ощутить недостаточную потребительскую ценность приобретаемого продукта. Если говорить о человеке, в чьи обязанности входит исполнение контрольных, надзорных и проверочных функций, то уровень его профессионализма обязан быть на высоте, как и психология его поведения, общения. В обратном случае незамедлительно последует недовольство, нарекание, жалобы и т.д и т. п.

Профессиональную компетентность и профессиональную объективность можно отнести к основным профессиональным качествам ревизора. Отсутствие или нехватка компетентности уничтожает- снижает ревизорскую объективность. Замечу, что объективность является одним из главных принципов ревизора.

С наскока и по верхам толкового результата не получишь. Поэтому вдумчивость есть третье качество хорошего ревизора.

Укладываться в отведенные календарные сроки, делать больший объем работы за короткий промежуток времени гарантируют ревизору такие деловые качества как быстрота и скорость работы. Кроме того, ревизору должны быть присущи такие качестве как оперативность в принятии необходимых решений и своевременность требуемых действий. Без соблюдения точности и чёткости проверочный материал может существенно потерять в качестве.

Безусловно, профессиональная квалификация ревизора имеет важную роль. Но не стоит скидывать со счетов и психологию его взаимоотношений с проверяемым «субъектом», от уровня которых процентов на восемьдесят, а то и больше, зависит итог работы. Ревизор может наизусть знать все законы и инструкции, но если он не умеет себя вести, общаться, спорить, доказывать и тому подобное, то грош цена его профессионализму.

Помню был в моей практике такой случай. Провела сплошную инвентаризацию на одном из оптовых складов и выявила недостачу в сумме -181 610,93руб. Не много не мало, но для одного из материально ответственных лиц- водителя автопогрузчика эта сумма, в расчете на 13 человек, была значительной. И при подписании итоговых документов он решил отказаться от подписании этих документов, мотивируя тем что инвентаризация «наверно» была проведена, по его мнению не верно.

Конечно отсутствие одной подписи в итоговых документах мне погоду не делает, для утверждения итогов мне достаточно подписей 50% коллектива бригады. Но!!!

Так как я проверила весь документооборот за межинвентаризационный период, нашла и документально доказала руководителю склада их ошибки, я была на 200% уверена в выведенных мной итогах и отраженных в документах цифрах. Конечно, не обдуманное высказывание МОЛ меня «закусило». Я такой человек, который любит что бы все было в моей работе безупречно. И не оставалось после этого на душе никакого осадка.

Понимая, что водитель погрузчика не владеет ситуацией, я в течении 1,5 часов, спокойно, уверенно и досконально объяснила ему причины образования недостачи в итогах сплошной инвентаризации. По итогу разговора, он спокойно подписал все документы!!!

Дипломатичность, тактичность, коммуникабельность, уравновешенность, спокойствие, сдержанность, простота, гибкость, надежность — все эти черты должны быть в арсенале ревизора, как проверяющего лица.

При обладании особыми полномочиями и широкими правами ревизор временно получает определенные преимущества над проверяемым субъектом и здесь главное правильно пользоваться этими правами, иначе не избежать конфликта. Умение себя вести с подконтрольными так же важно, как знать законы инвентаризации.

И так я упомянула черты характера ревизора, без наличия которых у него могут возникнуть ряд трудностей при выполнении своих обязанностей.

Самые важные черты, которые должны быть присущи ревизору, это ДОБРОСОВЕСТНОСТЬ, ЧЕСТНОСТЬ И ПОРЯДОЧНОСТЬ, но такие качества у него или есть или нет, остальные можно выработать.

Основные функции ревизора

«Проверить как положено, как следует и одновременно,

как требуется- сложнейшая задача ревизора»

Ревизор — это в первую очередь контроллер, значит, и первой его обязанностью будет контроль.

Ревизор всегда действует по четкой инструкции, и опирается на законодательство.

После каждой ревизии ревизор обязан написать отчет, указав минусы и плюсы проведенной ревизии.

Дает указания руководству предприятия, на котором собственно и проводится ревизия.

Проверяет достоверность учета товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Сегодня профессия ревизор — это работа, требующая не только знаний бухгалтерского учёта, но и определенных личных качеств от работника. Проводя ревизии, согласно положениям и инструкциям, действующим на предприятии, он должен быстро и компетентно разбираться во всех бухгалтерских документах.

Согласно предписанным срокам оформлять отчёты о результатах проверок.

Делать рекомендательные заключения по вопросам устранения недоработок и грубых нарушений по итогам контрольных проверок.

Кроме того, на ревизора возлагается контроль достоверности учёта всех материально-технических и основных ресурсов, а также отображение движения денежных средств организации.

Организация инвентаризаций тоже одна из важнейших функций.

Какие знания должен иметь ревизор

«Не так важно вскрыть, как выяснить

истинную причину и посоветовать.»

Ответственная работа, требующая умения принимать решения, от которых зависит развитие предприятия, выполняется не только руководителем, но и бухгалтером-ревизором.

Значения и происхождение слова полностью соответствует тем знаниям, которые должен иметь этот специалист.

Он обязан компетентно ориентироваться в предписывающих документах, а также в материалах методического и нормативного направления, дающих рекомендации относительно организации бухгалтерской отчётности.

Знание форм и методов составления бухгалтерской документации тоже необходимо для выполнения функций ревизора. Его работа должна быть нацелена на правильное проведение ревизий товарно-материальных ценностей, соответствие нормам ведение бухучета имущества предприятия.

Понимание законов, касающихся финансовой и хозяйственной деятельности, экономического развития предприятия, организации производственных и трудовых процессов, а также методики управления ими, не менее важно для качественной работы ревизора.

Только несведущий человек может задать вопрос, что такое ревизор. Образованные люди знают, что это очень сложная, ответственная и требующая немалого опыта и знаний профессия.

Профессиональная ответственность ревизора

«Ни каких предположений, умозаключений

и домыслов- только факты и ничего кроме фактов.»

Ревизор для руководителя, это больше чем просто проверить.

С одной стороны, ревизор как бы ни за что не отвечает, так как ничем не владеет, ничего не хранит и ничего не производит.

С другой стороны, на его плечах висит тяжёлое бремя ответственности за то, что он проверил и по каким-то причинам мог пропустить.

Невнимательность, неуверенность, неграмотность, неопытность, это то, от чего нам ревизорам следует избавиться в первую очередь.

Ревизор обязан быть на шаг впереди тех, кого он проверяет.

Просто так в процессе проверки профессиональный ревизор никогда ничего не делает.