электронная
441
печатная A5
588
12+
Дашборд для директора

Бесплатный фрагмент - Дашборд для директора

Как делать управленческие отчеты красивыми и понятными

Объем:
108 стр.
Возрастное ограничение:
12+
ISBN:
978-5-0050-4126-5
электронная
от 441
печатная A5
от 588

От автора

Здравствуйте! Меня зовут Алексей Колоколов, я занимаюсь внедрением систем корпоративной отчетности. Уже больше 10 лет я помогаю заводам, банкам, торговым компаниям делать большие данные понятными для принятия решений.

Свой путь я начинал со стартапа, где мы мечтали сделать универсальный конструктор отчетов. Благодаря ему менеджер бы получал любые данные из базы без помощи программиста. Но с годами я убедился, что бизнесу нужен не еще один конструктор «сделай сам», а законченный продукт: тот самый монитор руководителя, информационная панель, он же дашборд.

Поначалу я обращался к дизайнерам, думая, что они сделают «красиво» — и клиент будет доволен. Но оказалось, что дизайнер может только оформить, а выбрать диаграммы и передать смысл данных должен автор отчета. Поэтому я стал изучать инфографику, а потом и адаптировать ее подходы для ИТ-проектов.

Я обучал наших клиентов, как делать красивые и понятные отчеты в тех программах, что мы внедряли: QlikView, Tableau, Power BI, Cognos. А затем стал проводить открытые мастер-классы. И учил не программистов, а пользователей — тех, кто не имеет глубоких технических знаний. Лайфхаки визуализации и создания дашбордов перенес в старый добрый Excel, ведь у 95% компаний отчеты живут в нем. Так, неожиданно для самого себя, я стал бизнес-тренером и за 4 года обучил созданию дашбордов 3000 человек. Боролся с возражениями в духе «а у нас так принято» и «пусть руководство само решит, что им надо», подбирал практические упражнения, чтобы люди на кончиках пальцев впитали навык визуализации, имея лишь самые простые средства: Excel или даже листок бумаги.

Последние 2 года я работал над книгой, страдая перфекционизмом и желая описать все и сразу. Но в итоге решил, что лучше вместо «Войны и мира» опубликовать хотя бы четверть материала. Именно ту часть, где мне приходилось формулировать простые правила, набивать шишки в реальной практике российских компаний, когда метод «МакКинзи» не работал.

Я надеюсь, что вы прочитаете эту небольшую книгу и как можно скорее примените знания в своей работе, сделаете отчетность в ваших компаниях понятнее. А ваши директора будут принимать верные решения на основе реальных данных и увеличивать прибыль.


О чем эта книга

Книга будет полезна тем, кто готовит отчеты своим руководителям, клиентам и партнерам. Обычно это экономисты, финансисты, маркетологи, менеджеры проектов и продуктов. Должность может называться как угодно, главное — это роль бизнес-аналитика, того, кто превращает сырые данные в информацию для принятия решений.

В книге я дам пошаговый план создания дашборда. Я сфокусируюсь на том, что обычно остается за рамками стандартного «собрал данные — нарисовал диаграммы — автоматизировал». Вот эти этапы работы:

1. Выделить и оформить ключевые показатели, чтобы они были действительно ценны для бизнеса, а не просто отражали статистику компании.

2. Логично скомпоновать диаграммы и таблицы в рабочей области дашборда. Чтобы это легко воспринималось, а не вводило в ступор.

3. Адаптировать отчет под целевую аудиторию и избежать ситуации, когда вы «поработали в стол».

4. Презентовать вашу работу, чтобы заказчик действительно вовлекся и понял, как пользоваться дашбордом.

5. Оформить чистовик и что проверить, чтобы он выглядел презентабельно.

Я расскажу какие BI-программы популярны на рынке, чем они отличаются и как выбрать подходящую. В заключение я дам рекомендации, как продолжить прокачивать свои навыки визуализации данных и создания полезных дашбордов.

Чего здесь не будет, так это рекомендаций о том, как правильно строить диаграммы. Все уже сказано в книге «Говорим на языке диаграмм» Джины Желязны. Это хорошая база по деловой графике на слайдах. А вот о продвинутой визуализации в современных BI-приложениях я расскажу в своей следующей книге. Часть материала можете почитать в моем блоге www.alexkolokolov.com/blog.

Нет здесь и советов про дизайн. О том, как делать красиво, написано много книг, и повторяться я не хочу. Логичный, аккуратный отчет будет всегда смотреться красиво. Тем более, что минимализм до сих пор в тренде. Мои правила не являются догмой, ведь то, что нравится одному заказчику, не подойдет другому. Всегда остается субъективное восприятие. Но мои подходы работают в 95% случаев и экономят время и нервы. Я за то, чтобы небольшими итерациями идти от черновика к законченной работе и выходить из творческого тупика, когда вы уже отчаиваетесь и не знаете, как угодить директору. Поэтому я уделил особое внимание примерам. Все они основаны на реальных событиях и обезличены.

1. Что такое дашборд

В компаниях можно часто встретить такую ситуацию. Директор попросил подготовить отчет, аналитик постарался и принес многостраничный документ с детальным описанием всех таблиц и диаграмм. От обилия информации директор растерялся и попросил сделать отчет наглядно, на одном экране. Аналитик сделал то, что ему сказали, принес и онемел от вопроса «А где конкретика и детали?» У него никак не получается угадать, что же нужно директору. Для решения этой проблемы есть особый формат отчетов — дашборд. Он помогает наглядно представить большой объем информации.

Откуда взялись дашборды

Слово «дашборд» происходит от английского dashboard — «приборная панель». Сразу возникают ассоциации с панелью автомобиля, на которой есть спидометры, индикаторы уровня бензина и другие приборы. Если возникают проблемы, то загораются лампочки. Они напоминают долить масла или проверить двигатель. Получая информацию с дашборда, вы управляете бизнесом, словно автомобилем: следите за состоянием приборов и вовремя реагируете на сигналы неполадок.

Есть два варианта написания и произношения слова. Первый: «дЭшборд», с ударением на первом слоге, потому что так произносится на английском. Второй: «дашбОрд», с ударением на второй слог, потому что это англицизм, уже укоренившийся в русском языке. Я считаю верным второй вариант.

Первые дашборды появились в конце 90-х годов в США благодаря развитию корпоративных информационных систем. Существовал даже сегмент в IT — EIS (Executive Information System). Это программа, в которую из разных баз собирали данные и представляли их высшему менеджменту. По стилю оформления это напоминало приборную панель автомобиля.

Этот пример из книги Стивена Фью Information Dashboard Design показывает, как забавно и нефункционально это выглядело в начале «нулевых».

Объем данных увеличивался, и программы для автоматизации отчетов, обработки больших объемов данных стали еще нужнее. Этот класс программного обеспечения стал называться BI (Business Intelligence), а в русской адаптации — системы бизнес-аналитики. Появилось много программ, которые позволяли создавать дашборды, красивые и не очень. Вот, например, как выглядел дашборд в начале 2010-х, созданный в системе Qlikview, находившейся в то время на пике популярности.

Вы узнаете те же датчики-спидометры, характерную черту дашбордов того времени. BI-системы были дорогим удовольствием, и их обладатели стремились показать, что у них не просто база данных, а хай-тек. А в это же время специалисты, у которых не было лишних денег на BI, делали дашборды в обычном Excel. И внешне получалось ничуть не хуже, только требовало больше ручного труда.

Что такое дашборд сегодня

В современных дашбордах можно увидеть сходство с «предками», только они стали технологичнее и удобнее. Сегодня дашборд — это интерактивный экран, на котором визуально представлены ключевые показатели компании, а данные динамически обновляются. Пользователь с первого взгляда видит важные для него показатели, в этом примере это доходы, расходы, EBITDA и чистая прибыль. Каков их тренд в течение года и отклонения от плана. Ниже идет детализация по основным услугам и проектам, и если на них нажать, то дашборд покажет динамику и отклонения именно по ним.

Из чего состоит дашборд

Давайте начнем с примера. Вот смотрим мы на этот дашборд и немного чувствуем себя дураками, так как с ходу не понимаем, что здесь изображено и какой вывод из этих графиков надо сделать. Хочется, чтобы кто-то нам объяснил цель отчета.

Вот другой вариант этого же дашборда. Уже становится понятней: наверху расположены самые важные показатели, дальше — диаграммы и графики выручки, в нижней половине отчета есть таблицы с подробностями по каналам продаж и регионам. Вся картинка словно разделена на невидимые, но логичные части.

Таких частей, или уровней, три:

1. КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ (KPI). Это самые важные итоговые цифры.

2. АНАЛИТИКА. На этом уровне показатели представлены визуально на диаграммах, графиках, картах.

3. ДЕТАЛИЗАЦИЯ. Это справочные данные, обычно в виде таблиц с условным форматированием.

Дашборд не всегда содержит таблицы. В нем могут быть только ключевые показатели и диаграммы. Или наоборот, ключевые показатели и одна большая таблица. Но всегда надо соблюдать правило очередности уровней: сначала KPI, потом диаграммы и после них таблицы, если они есть. Иногда я на своих курсах объясняю это так: у дашборда всегда есть «шапка» с самой важной информацией и рабочая область с основным содержанием.

Иногда бывают исключения, талантливый дизайнер может расположить блоки в другом порядке, и все равно будет смотреться красиво и понятно. Но так получится не у каждого, так что рекомендую это простое правило — «сверху вниз, 1-2-3». Оно надежно работает, как молоток.

2. Постановка задачи

Автоматизация корпоративной отчетности, как и большинство ИТ-проектов, предполагает составление технического задания. Но как часто бывает в этой сфере, заказчик «сам не знает, чего хочет», требования в ходе проекта меняются, и приходится по нескольку раз переделывать.

Когда ты внешний подрядчик, то клиент вынужден прочитать ТЗ перед подписанием договора. Но и это не всегда страхует, он может сказать: «Неважно, что я там подписал, вы же эксперт и должны были все предусмотреть…» Еще сложнее внутри организации, когда ваш заказчик ничего не подписывает и просто требует бесконечно дорабатывать, пока вы его не удовлетворите.

Как с этим быть? Мой опыт показывает, что невозможно написать на 100% четкую постановку задачи, либо ее согласование займет пару месяцев. Я за то, чтобы не разводить бюрократию, а итерационно заниматься созданием конечного визуального продукта. И для этого у меня есть простой инструмент.

Техзадание на салфетке

Мои клиенты из больших корпораций часто жалуются на своих ИТ-разработчиков, которые им говорят: «Вы напишите нам четкое ТЗ с алгоритмами расчета всех показателей, и мы вам сделаем отчет — не проблема. Вот вам в помощь описание схемы хранилища данных на 150 страниц».

В других компаниях обратная ситуация. ИТ сами проявляют инициативу, хотят показать бизнесу возможности больших данных. А им в ответ: «Ну вы сначала сделайте, покажите нам варианты — мы посмотрим, скажем, что больше нравится. А вычитывать вашу документацию не будем». Или сразу говорят: «Нам надо 100 метрик на одном дашборде в режиме реального времени! Не знаете, как сделать? Тогда отстаньте, мы в Power Point, как раньше, обойдемся». Это, конечно, крайние варианты. Я в своей работе использую короткую форму брифа из 6 пунктов.

В левой половине — логика, факты по существу: в каком формате будет представлен отчет, с какой периодичностью будут обновляться данные, какие ключевые количественные показатели и в каких разрезах (фильтрах, категориях) будут отображены. Справа — творческое полушарие, ассоциативное мышление. Эти пункты находятся за рамками самого отчета: заказчик, его выводы и решения. Давайте разберем подробнее «левое полушарие».

ФОРМАТ И ПЕРИОД

Каким образом заказчик будет смотреть в отчет: на слайды с экрана проектора, на экране планшета в BI-приложении, в Excel на своем ноутбуке или бумажные распечатки? Это все разные форматы конечного носителя информации, и важно заранее определить реальный сценарий использования. Одному клиенту мы сделали онлайн-дашборд в PowerBI. Он посмотрел и сказал: «Все супер, а можно такое же, только в Excel? Чтобы можно было цифры поправить и в PDF по почте выслать».

Бесплатный фрагмент закончился.
Купите книгу, чтобы продолжить чтение.
электронная
от 441
печатная A5
от 588