Перевод — использование имущественных прав автора. Поэтому, если произведение еще не перешло в общественное достояние, у автора необходимо получить согласие в письменном виде. В нём обязательно должны быть указаны:
- само произведение (ссылка на него должна быть такой, чтобы через неё однозначно идентифицировался конкретный текст);
- способы его использования (в данном случае, как минимум, перевод);
- территория и срок действия лицензии (оба условия факультативны, однако территорию (Российская Федерация) обязательно нужно указывать, если автор не является гражданином Российской Федерации);
- стоимость лицензии, или порядок её расчёта, или указание на безвозмездность использования произведения;
- автор и вы (полные имена, документы, удостоверяющие личность, адреса).
В конкретном случае (в зависимости от положений национального законодательства автора) могут понадобиться также какие-то дополнительные условия.
Целесообразно также отправить после получения этого письма регистрируемое почтовое отправление с описью вложения, в котором указать, что согласны с предложенными условиями (это может быть выражено, например, единственным словом “спасибо”). После получения этого письма автором произведения договор будет считаться заключённым. При публикации перевода необходимо учитывать и неимущественные права автора.